Einzelunternehmen oder UG: Haftung, Aufwand und Steuern, in drei Varianten durchgerechnet

Eine Rechtsform, die für alle Gründer besser ist, gibt es hier nicht. Die UG trennt ihr Vermögen von deinem, und für ihre Schulden haftet nur sie. Dafür braucht sie einen Notar, jedes Jahr eine Bilanz und die Offenlegung, sie zahlt immer Gewerbesteuer, und an ihr Geld kommst du nur über Gehalt oder Ausschüttung. Wie das für dich ausgeht, hängt vor allem an zwei Dingen: wie viel Risiko in deinen Aufträgen steckt und ob du den Gewinn zum Leben brauchst. Dazu kommt die Frage, ob das Finanzamt deine Arbeit als freiberuflich einstuft.

Was sich mit der UG ändert

Die Haftungsgrenze und wo sie aufhört

Im Einzelunternehmen gibt es keine Grenze zwischen Betrieb und Privatleben. Die IHK Rhein-Neckar beschreibt den Inhaber als jemanden, der unbeschränkt mit seinem gesamten Privatvermögen haftet. Die UG hat dagegen eigene Rechte und Pflichten (§ 13 Abs. 1 GmbHG). Geht ein Projekt schief, das sie mit einer Kundin vereinbart hat, richtet sich die Forderung gegen die UG und ihr Vermögen. Dein Sparkonto bleibt draußen.

Ganz aus dem Spiel bist du trotzdem nicht. Persönlich trägst du weiter:

• Geschäfte vor der Eintragung. Wer im Namen der UG handelt, bevor sie im Handelsregister steht, haftet selbst (§ 11 Abs. 2 GmbHG).
• Bürgschaften und Kredite, die du unterschreibst. Mit einer Bürgschaft stehst du für die Schuld der UG ein (§ 765 BGB), und das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums nennt persönliche Kredite und Bürgschaften ausdrücklich als Ausnahme von der Haftungsbeschränkung.
• Deine Pflichten als Geschäftsführerin. Verletzt du die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes, haftest du der UG für den Schaden (§ 43 Abs. 1 und 2 GmbHG).
• Den Insolvenzantrag. Wird die UG zahlungsunfähig oder überschuldet, stellst du ihn ohne schuldhaftes Zögern, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung (§ 15a Abs. 1 InsO). Wer das versäumt, macht sich strafbar (§ 15a Abs. 4 InsO). Ab diesem Eintritt darfst du für die UG nur noch zahlen, was mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters vereinbar ist. Andere Zahlungen musst du der UG erstatten (§ 15b Abs. 1 und 4 InsO).
• Die Steuern der UG. Du erfüllst als Geschäftsführerin ihre steuerlichen Pflichten (§ 34 Abs. 1 AO). Werden Steuern wegen einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung nicht oder zu spät festgesetzt oder gezahlt, haftest du dafür samt Säumniszuschlägen (§ 69 AO).

Wenn du die einzige Gesellschafterin bist, wirken Ansprüche der UG gegen dich harmlos. In der Insolvenz verwaltet aber der Insolvenzverwalter ihr Vermögen (§ 80 Abs. 1 InsO), und er kann sie gegen dich geltend machen. Eine Insolvenzantragspflicht trifft dich als Einzelunternehmerin nicht, denn § 15a InsO gilt für juristische Personen. Dort haftest du ohnehin mit allem.

Gründung und Betrieb: wofür die UG Geld und Zeit braucht

Der Gesellschaftsvertrag braucht die notarielle Form (§ 2 Abs. 1 GmbHG). Mit höchstens drei Gesellschaftern und einer einzigen Person in der Geschäftsführung reicht das gesetzliche Musterprotokoll; darüber hinaus darfst du dann nichts vereinbaren, was vom Gesetz abweicht (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Beurkunden lässt sich beides auch per Video (§ 2 Abs. 3 GmbHG). Das Musterprotokoll senkt die Notarkosten, weil der Mindest-Geschäftswert von 30.000 € für Beurkundung und Registeranmeldung dann nicht gilt (§ 105 Abs. 6, § 107 Abs. 1 GNotKG). Beim Registergericht macht das Muster keinen Unterschied, auch der Weg über Video nicht: Die Eintragung kostet 225 €, dazu kommt ein Drittel davon für die Bereitstellung der Daten zum Abruf, zusammen 300 € (Nr. 2100 und 6000 der Handelsregistergebührenverordnung, Stand September 2026). Das Stammkapital darf unter 25.000 € bleiben (§ 5a Abs. 1 GmbHG) und bei einem Euro beginnen, denn jeder Geschäftsanteil muss nur auf volle Euro lauten (§ 5 Abs. 2 GmbHG).

Auf Dauer zählt der laufende Betrieb. Die UG gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und hat damit die Buchführungs- und Abschlusspflichten eines Kaufmanns (§ 6 Abs. 1, §§ 238, 242 HGB). Als kleine Gesellschaft hat sie für die Aufstellung des Jahresabschlusses höchstens sechs Monate nach dem Stichtag (§ 264 Abs. 1 HGB), schickt Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch ans Finanzamt (§ 5b EStG) und übermittelt den festgestellten Abschluss spätestens ein Jahr nach dem Stichtag an das Unternehmensregister, als kleine Gesellschaft nur Bilanz und Anhang (§ 325 Abs. 1 und 1a, § 326 Abs. 1 HGB). Überschreitet sie zwei von drei Grenzen nicht (450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, zehn Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt), ist sie eine Kleinstkapitalgesellschaft: Dann reicht die Bilanz, und sie kann verlangen, dass diese nur hinterlegt wird (§ 267a, § 326 Abs. 2 HGB). Bleibt die Offenlegung aus, führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren, mit 2.500 € bis 25.000 € Ordnungsgeld (§ 335 Abs. 1 HGB).

Eine freiberufliche Einzelunternehmerin muss dagegen auch bei hohem Gewinn keine Bücher nach § 141 AO führen; die Vorschrift erfasst nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Und die IHK: Die UG ist Mitglied, weil sie immer zur Gewerbesteuer veranlagt wird (§ 2 Abs. 1 IHKG); nur ein Handwerksbetrieb gehört mit seinem handwerklichen Teil zur Handwerkskammer (§ 2 Abs. 3 IHKG). Die Beitragsfreistellungen aus § 3 Abs. 3 IHKG helfen ihr nicht, denn das Gesetz sieht sie nur für Betriebe ohne Eintrag im Handelsregister vor, die Befreiung für Gründer sogar nur für natürliche Personen. Stellt eine Kanzlei den Abschluss auf, sortiert enno vorher nachts Bank und Belege und liefert ihr einen DATEV-Export.

Zwei Steuersysteme, und die Gewerbesteuer dazwischen

Im Einzelunternehmen ist der Gewinn dein Einkommen. Er wird zusammen mit deinen übrigen Einkünften nach § 32a EStG besteuert; der Tarif 2026 beginnt nach einem Grundfreibetrag von 12.348 € und erreicht ab 69.879 € zu versteuerndem Einkommen 42 %. Für 2027 sieht der Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027 einen Grundfreibetrag von 12.564 € und 42 % ab 70.601 € vor; beschlossen ist er Stand 25. September 2026 nicht. Ob der Gewinn auf dem Geschäftskonto liegen bleibt, spielt dafür keine Rolle.

In der UG gibt es zwei Kassen. Die UG zahlt auf ihren Gewinn 15 % Körperschaftsteuer (§ 23 Abs. 1 KStG), 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf und Gewerbesteuer, in Frankfurt mit 460 % Hebesatz zusammen 31,925 %. Was bei dir ankommt, wird ein zweites Mal besteuert: dein Gehalt als Arbeitslohn (§ 19 EStG), eine Ausschüttung mit 25 % Kapitalertragsteuer (§ 43a Abs. 1 EStG) plus Soli. Wie die Steuern der UG im Einzelnen entstehen und wie der Körperschaftsteuersatz ab 2028 sinkt, steht unter GmbH-Steuern.

Leicht übersehen wird der Unterschied bei der Gewerbesteuer. Was eine Kapitalgesellschaft tut, ist immer und vollständig ein Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG). Eine Einzelunternehmerin zahlt Gewerbesteuer nur, wenn ihre Arbeit Gewerbe ist und kein freier Beruf (§ 2 Abs. 1 GewStG, § 15 Abs. 2 EStG). Selbst dann hat sie zwei Entlastungen, die der UG fehlen. Der Freibetrag von 24.500 € steht nur natürlichen Personen und Personengesellschaften zu (§ 11 Abs. 1 GewStG). Und von ihrer Einkommensteuer geht das Vierfache des Messbetrags ab, begrenzt auf die Gewerbesteuer, die sie wirklich zahlt (§ 35 Abs. 1 EStG). Bei 460 % Hebesatz trägt sie deshalb nur die 60 Punkte über 400 %, solange ihre Einkommensteuer für die volle Ermäßigung reicht.

Geld für dich und das Viertel, das in der UG bleibt

Als Einzelunternehmerin entnimmst du Geld, wann du willst; versteuert hast du es schon als Gewinn. In der UG gehört das Geld der Gesellschaft. Für ein Gehalt brauchst du einen Anstellungsvertrag, für eine Ausschüttung einen Beschluss der Gesellschafter über die Verwendung des Ergebnisses (§ 46 Nr. 1 GmbHG). Ist dein Gehalt überhöht, kann das Finanzamt den überhöhten Teil als verdeckte Gewinnausschüttung werten, und die mindert das Einkommen der UG nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Die Wege im Einzelnen stehen unter Geld aus der GmbH entnehmen.

Außerdem bleibt von jedem Jahresüberschuss, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr, ein Viertel in der UG (§ 5a Abs. 3 GmbHG), bis das Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht ist (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Was diese UG-Rücklage sperrt und was nicht, erklärt ein eigener Beitrag.

Yasmins Rechnung: freiberuflich, gewerblich oder UG

In Yasmins Rechnung spart die UG also nur auf Gewinn, der im Unternehmen bleibt. Wird der freie Gewinn ausgeschüttet, sind beide Einzelunternehmen-Varianten günstiger, auch wenn sie das Teileinkünfteverfahren wählt, und die Kosten für den Jahresabschluss sind da noch gar nicht eingerechnet. Ob ihr die Haftungsgrenze das wert ist, beantwortet die Rechnung nicht. Dafür müsste sie wissen, wie hoch ein Schaden aus einem ihrer Projekte werden kann.

Später wechseln statt heute festlegen

Endgültig ist die Wahl nicht. Die IHK Rhein-Neckar nennt die Gründung einer Kapitalgesellschaft als Weg, wenn ein Einzelunternehmen wächst oder Partner dazukommen. Eine Grenze gibt es: Als Sacheinlage kann ein laufendes Einzelunternehmen nicht in eine neue UG gehen, weil § 5a Abs. 2 GmbHG Sacheinlagen ausschließt. Bei der GmbH ist das vorgesehen; der Sachgründungsbericht nennt dann die Jahresergebnisse der beiden letzten Geschäftsjahre (§ 5 Abs. 4 GmbHG). Was ein solcher Wechsel steuerlich auslöst, klärst du vorher mit einer Kanzlei.

Vor dem Notartermin: die Entscheidung in fünf Schritten prüfen

1. Schreib die größten Risiken aus deinen Aufträgen auf und schätze, wie teuer ein Fehler werden könnte. Überleg, ob Kunden, Bank oder Vermieter trotzdem deine persönliche Unterschrift verlangen würden.
2. Kläre, wie das Finanzamt deine Arbeit einordnet. Hängt viel daran, kannst du vor dem Start eine verbindliche Auskunft beantragen.
3. Rechne deinen erwarteten Gewinn wie Yasmin in beiden Formen durch, mit dem Hebesatz deiner Gemeinde. Für das Einzelunternehmen, freiberuflich oder gewerblich, rechnet das der Steuerrücklagen-Rechner; die UG bildet er nicht ab. Trenn dabei, was du zum Leben brauchst, von dem, was im Unternehmen bleiben kann.
4. Setz die Zusatzkosten der UG daneben: einmalig Notar und 300 € beim Registergericht, jedes Jahr Jahresabschluss mit Bilanz und IHK-Beitrag. Frag bei einer Kanzlei nach dem Preis für den Abschluss.
5. Lass das Ergebnis vor dem Notartermin von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen. Startest du als Einzelunternehmen, bleibt der Wechsel in eine Gesellschaft später offen.