Geschäftskonto Pflicht? Was Gesetz, Finanzamt und Bank jeweils verlangen

Als Einzelunternehmer musst du kein eigenes Geschäftskonto führen. Das gilt für Freiberufler genauso wie für ein Kleingewerbe, den Nebenerwerb oder die Kleinunternehmerregelung, und die Finanzverwaltung beschreibt in ihrer Anleitung zur Anlage EÜR sogar, wie du ohne betriebliches Konto rechnest. Bei UG und GmbH liegt es anders: Vor der Anmeldung zum Handelsregister muss Stammkapital eingezahlt sein, und in der Praxis geht es auf ein Konto, das auf den Namen der Gesellschaft läuft. Ob du dein Privatkonto für den Betrieb nutzen darfst, entscheidet außerdem dein Vertrag mit der Bank.

Wer ein eigenes Konto braucht: die Übersicht nach Rechtsform

Drei Regelwerke reden mit, und sie fragen nach verschiedenen Dingen. Steuer- und Handelsrecht wollen vollständige und geordnete Aufzeichnungen, egal über welches Konto. Das GmbH-Gesetz will, dass das Stammkapital bei der Gesellschaft ankommt. Und deine Bank legt in ihren Bedingungen fest, wofür du ein Privatkonto nutzen darfst.

Personengesellschaften wie die GbR haben eigene Regeln und bleiben hier außen vor. Und die Kleinunternehmerregelung entscheidet nur darüber, ob du Umsatzsteuer berechnest. Über welches Konto dein Geld läuft, sagt sie nichts.

In AO, HGB und EStG steht keine Kontopflicht

Wo eine Kontopflicht stehen müsste, steht keine. Die Abgabenordnung regelt in den §§ 140 bis 148, wer Bücher führt, wie Aufzeichnungen aussehen und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden. Ein Bankkonto kommt in diesen Paragrafen nicht vor. Ebenso wenig in den Buchführungsregeln für Kaufleute (§§ 238 bis 242 HGB), in der Vorschrift zur EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG) oder in den Aufzeichnungspflichten des Umsatzsteuergesetzes (§ 22 UStG).

Verlangt wird etwas anderes. Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO). Jeder Geschäftsvorfall muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 AO). Für Aufzeichnungen, wie du sie für die EÜR führst, gilt das nach den GoBD, den Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung, sinngemäß (Rz. 31). Mit einem gemischten Konto ist das machbar. Es kostet nur mehr Arbeit.

Die Finanzverwaltung rechnet mit genau diesem Fall. In der amtlichen Anleitung zur Anlage EÜR steht bei den Entnahmen und Einlagen der Satz: „Sofern kein gesondertes betriebliches Konto besteht, stellen sämtliche Betriebseinnahmen auch Entnahmen und sämtliche Betriebsausgaben auch Einlagen dar.“ Er findet sich wortgleich in der Anleitung für 2025 und in der für 2026.

Was ein gemischtes Konto in der Buchhaltung auslöst

Laufen Betrieb und Privatleben über ein Konto, musst du jede Buchung einordnen. Buchst du nicht laufend, sondern etwa einmal im Monat, verlangen die GoBD unter anderem, dass du zeitnah festhältst, ob ein Vorgang betrieblich oder privat ist. Das steht dort ausdrücklich auch für Selbstständige, die keine Bücher führen müssen (Rz. 50). Zahlungen über die Bank innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt nach Rz. 47 als unbedenklich. Auf einem gemischten Konto gehst du dafür jede Zeile durch, auch den Wocheneinkauf und die Stromrechnung, denn erst danach weißt du, welche Zahlungen zum Betrieb gehören.

Dazu kommen die Zeilen für Entnahmen und Einlagen. Nach dem zitierten Satz wächst die Summe der Entnahmen um jede Einnahme und die der Einlagen um jede Ausgabe. Im Vordruck 2025 stehen die beiden Summen in den Zeilen 106 und 107, im Vordruck 2026 in den Zeilen 107 und 108. Deinen Gewinn verändern sie nicht, der bleibt der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Wie eine einzelne Rechnung, die du trotz Geschäftskonto privat bezahlt hast, in diese Zeilen kommt, zeigt der Beitrag zu privat bezahlten Geschäftsausgaben.

Und die Auszüge selbst werden zu Unterlagen. Die GoBD zählen betriebliche Kontoauszüge zu den Belegen (Rz. 62), und für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Ab wann sie zählt und in welchen Fällen sie später endet, erklärt der Beitrag zum Aufbewahren von Belegen. In einer Außenprüfung legst du Aufzeichnungen und Unterlagen vor (§ 200 Abs. 1 AO); die Finanzverwaltung NRW nennt dafür als Beispiel Kontoauszüge. Auf dem Auszug eines gemischten Kontos stehen deine privaten Ausgaben gleich mit.

Auch bei den Kontogebühren zeigt sich die Trennung. Die Gebühren eines Kontos, das nur dein Betrieb nutzt, sind Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Beim gemischten Konto greift die Regel der Anleitung zur Anlage EÜR für gemischte Aufwendungen: Angesetzt wird nur der betrieblich veranlasste Anteil.

Finns erstes Jahr: 562 Kontoumsätze, 114 davon betrieblich

UG und GmbH: das Stammkapital geht auf ein Konto der Gesellschaft

Eine UG oder GmbH ist eine eigene juristische Person. Sie hat selbstständig ihre Rechte und Pflichten, und für ihre Schulden haftet nur ihr Vermögen (§ 13 GmbHG). Bevor sie zum Handelsregister angemeldet werden darf, muss ein Teil ihres Stammkapitals eingezahlt sein, bei der UG sogar das ganze.

In der Anmeldung versichern die Geschäftsführer, dass die Einlagen geleistet sind und endgültig zu ihrer freien Verfügung stehen. Bei erheblichen Zweifeln kann das Gericht Nachweise verlangen, vor allem Einzahlungsbelege eines in der EU niedergelassenen Finanzinstituts oder Zahlungsdienstleisters (§ 8 Abs. 2 GmbHG). Das Wort Konto steht in diesen Vorschriften nicht. Praktisch läuft es so, wie die IHK München die Gründung beschreibt: Nach dem Notartermin eröffnest du bei einer Bank ein Konto mit der Gesellschaft als Kontoinhaberin, die Gesellschafter zahlen ihre Einlagen dorthin, und nach der Einzahlung leitet der Notar die Anmeldung ans Registergericht weiter. Ohne ein solches Konto hält die IHK die Gründung für ausgeschlossen, weil das Stammkapital nicht an einen Gesellschafter oder den Geschäftsführer gezahlt werden darf.

Nach der Eintragung bleibt die Trennung. Das Vermögen, das die Gesellschaft zur Erhaltung ihres Stammkapitals braucht, darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Zahlst du privat etwas für die Gesellschaft oder nimmst du Geld heraus, klärst du die Buchung mit deiner Kanzlei.

Wenn der Kontovertrag strenger ist als das Gesetz

Dein Girokonto ist ein Vertrag, und in dessen Bedingungen legt die Bank fest, wofür du es nutzt. Manche Banken schließen dort Geschäftsumsätze auf Privatkonten aus oder behalten sich vor, ein privat geführtes Konto zu kündigen, wenn erkennbar geschäftliche Zahlungen darüber laufen. Wie deine Bank es hält, steht in deinem Vertrag.

Such in den Bedingungen für dein Girokonto und im Preis- und Leistungsverzeichnis nach Wörtern wie „privat“, „geschäftlich“, „gewerblich“ und „selbstständig“. Bleibt es unklar, frag die Bank und lass dir die Antwort schriftlich geben.

Für die Steuer musst du dabei kein bestimmtes Produkt wählen. Die Anleitung zur Anlage EÜR spricht von einem gesonderten betrieblichen Konto und nennt kein Kontomodell. Ob deine Bank für die betrieblichen Zahlungen ein Geschäftskonto verlangt oder ein zweites Privatkonto zulässt, steht wieder in ihren Bedingungen.

Vom gemischten zum getrennten Konto in fünf Schritten

1. Rechtsform klären. Für eine UG oder GmbH eröffnest du das Konto der Gesellschaft nach dem Notartermin, und das Stammkapital geht dort ein, bevor der Notar die Anmeldung einreicht. Für Einzelunternehmen gelten die Schritte 2 bis 5.
2. Die Bedingungen deines Privatkontos lesen. Schließen sie Geschäftsumsätze aus, brauchst du ein eigenes Konto für den Betrieb. Sonst entscheidest du nach dem Aufwand, den dir das Sortieren macht.
3. Einen Stichtag wählen. Am einfachsten ist der Jahreswechsel, dann gilt wie bei Finn für das ganze Jahr eine Rechenweise in der Anlage EÜR.
4. Umziehen. Neue IBAN auf Rechnungsvorlage und Website, Kunden und Lieferanten informieren, Lastschriften und Daueraufträge umstellen. Das Startgeld überweist du vom Privatkonto und markierst es als Einlage, die monatliche Überweisung an dich als Entnahme.
5. Bis zum Stichtag weiter zuordnen. Jede Zahlung auf dem gemischten Konto bekommt zeitnah die Marke betrieblich oder privat, und zum Jahresende summierst du Entnahmen und Einlagen. Wie die Summen in die Anlage kommen, zeigt EÜR erstellen. Mit enno liegen Bank und Belege jeden Morgen sortiert vor, Buchung für Buchung mit dem Beleg abgeglichen; ob eine Zahlung privat war, entscheidest du beim Prüfen selbst. Wie du gemischte Kosten aufteilst oder Zahlungen zwischen dir und deiner GmbH buchst, besprichst du für deinen Fall mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.