Was kann ich als Selbstständiger absetzen? Die Prüffrage und drei Stufen

Absetzen kannst du als Selbstständige oder Selbstständiger jede Ausgabe, die dein Betrieb ausgelöst hat. So knapp definiert § 4 Abs. 4 EStG die Betriebsausgaben, und eine abschließende Liste steht nirgends im Gesetz. Ob eine Ausgabe deinen Gewinn mindert, hängt deshalb weniger am Gegenstand als am Anlass. Wie viel davon zählt, regeln ein paar gesetzliche Obergrenzen. In welchem Jahr, entscheiden der Tag der Zahlung und bei größeren Anschaffungen die Nutzungsdauer.

Die Prüffrage: Hat dein Betrieb die Ausgabe verursacht?

Im Wortlaut geht es um Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Listen mit „absetzbaren Kosten“ sammeln nur Beispiele dafür. Steht eine Ausgabe auf keiner Liste, kann sie trotzdem abziehbar sein. Und was auf jeder Liste steht, zählt nicht, wenn du es aus persönlichen Gründen gekauft hast.

Die Gegenseite regelt § 12 EStG. Kosten deiner privaten Lebensführung bleiben privat, auch wenn sie deinem Beruf nützen. Die bayerische Finanzverwaltung zählt dazu ausdrücklich Wohnung, Essen, Kleidung, Privatfahrten mit dem Auto und Urlaubsreisen. Der gute Anzug für den Pitch fällt damit in aller Regel heraus. Das Fachbuch zur Programmiersprache, mit der du Kundenprojekte umsetzt, gehört dagegen in die Buchhaltung.

Dazwischen liegen gemischte Ausgaben, etwa das Handy, das du auch privat nutzt. Hier zählt nur der betriebliche Anteil. Und nur dann, wenn er sich nach objektiven Merkmalen und Unterlagen vom privaten Teil trennen lässt und nicht bloß nebensächlich ist. Gibt es keinen objektiven Maßstab für die Trennung, zählt die Ausgabe gar nicht.

Voll, gedeckelt oder gar nicht: die drei Stufen

Ist der Betrieb der Anlass, darfst du die meisten Ausgaben in voller Höhe abziehen. Für Kosten, die nah an der privaten Lebensführung liegen, zieht § 4 Abs. 5 EStG aber Grenzen ein. Die Anlage EÜR bildet das sichtbar ab: Im Formular für 2025 stehen Geschenke, Bewirtungen, Verpflegung, Arbeitszimmer und Tagespauschale in einem eigenen Block „Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben“, Zeilen 62 bis 67.

Die letzte Zeile fühlt sich im ersten Jahr oft falsch an. Die Beiträge zur Krankenversicherung überweist du jetzt selbst, jeden Monat, und trotzdem mindern sie deinen Gewinn nicht. Das Gesetz behandelt sie als Sonderausgaben: Sie gehören in die Einkommensteuererklärung, in der Gewinnermittlung haben sie keinen Platz.

Wann eine Ausgabe zählt: sofort, verteilt oder schon vor der Gründung

Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, rechnet nach dem Abflussprinzip: Eine Ausgabe gehört in das Jahr, in dem du sie bezahlt hast (§ 11 Abs. 2 EStG). Die Dezember-Rechnung, die du am 5. Januar überweist, landet also im neuen Jahr. Eine Ausnahme gibt es für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, aber wirtschaftlich zum anderen Jahr gehören. Die ELSTER-Anleitung zur EÜR 2025 nennt dafür die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember: Ist sie am 10. Januar fällig und bis dahin bezahlt, zählt sie noch zum alten Jahr.

Bei Anschaffungen, die dir länger als ein Jahr dienen, entscheidet der Preis ohne Umsatzsteuer:

Für Rechner gibt es eine Regel, die gerade IT-Freelancern hilft. Nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 darf für Computer, Notebooks, Tablets, Peripheriegeräte wie Monitor, Tastatur oder Drucker und für Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn du die Abschreibung im Kaufjahr in voller Höhe vornimmst, auch bei einem Kauf im Dezember; die ELSTER-Anleitung zur EÜR 2025 bestätigt das. In der Anlage AVEÜR, dem Anlageverzeichnis zur EÜR, führst du das Gerät trotzdem auf.

Kosten aus der Zeit vor der Anmeldung

Auch was du vor dem offiziellen Start ausgibst, kann zählen. Die IHK München nennt solche Kosten vorweggenommene Betriebsausgaben und stellt klar, dass es allein auf den wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem künftigen Unternehmen ankommt; der zeitliche Abstand ist zweitrangig. Als Beispiele nennt sie die Miete für Betriebsräume und Büromöbel. Heb die Belege aus der Vorbereitungszeit deshalb genauso auf wie alle späteren, auch wenn es das Geschäftskonto noch gar nicht gibt.

Brutto oder netto: was Kleinunternehmer anders rechnen

Stellst du Umsatzsteuer in Rechnung, trägst du Betriebsausgaben mit dem Nettobetrag in die EÜR ein. Die Umsatzsteuer auf deinen Eingangsrechnungen holst du dir als Vorsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück; in der Anlage EÜR 2025 hat sie eine eigene Zeile (57). Dafür brauchst du eine Rechnung, die den Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG genügt. Bei der Bewirtung gibt es eine Besonderheit: Den Gewinn mindern nur 70 Prozent der Kosten, die Vorsteuer darauf ist aber voll abziehbar, sofern die Kosten angemessen und nachgewiesen sind.

Als Kleinunternehmer sind deine Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze schließt § 15 Abs. 2 UStG den Vorsteuerabzug aus. Die Umsatzsteuer auf deinen Einkäufen bleibt also bei dir und wird Teil der Kosten. Die ELSTER-Anleitung fasst es in einem Satz: Kleinunternehmer geben den Bruttobetrag an. Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, verändert damit jede Zeile deiner Ausgaben.

Beispiel: das erste Jahr eines IT-Freelancers

Ohne Beleg kein Abzug

Für die meisten Ausgaben genügt die Rechnung oder Quittung. Willst du Vorsteuer ziehen, muss sie die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Bei zwei Posten verlangt das Gesetz mehr.

Für eine Bewirtung hältst du schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe fest. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung heftest du an. Arbeitet das Restaurant mit einer elektronischen Kasse, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und über eine TSE abgesicherte Rechnungen anerkannt; ein handschriftlicher Zettel reicht dann nicht.

Bei Geschenken muss aus Beleg oder Aufzeichnung hervorgehen, wer sie bekommen hat. Nur bei Streuartikeln wie Kugelschreibern verzichtet die Finanzverwaltung auf die Namen.

Geschenke, Bewirtungen und ein Arbeitszimmer zeichnest du außerdem einzeln und getrennt von den übrigen Ausgaben auf. Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, dürfen sie den Gewinn nicht mindern, selbst wenn alle Grenzen eingehalten sind (§ 4 Abs. 7 EStG).

Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 AO). Belege aus 2026 darfst du also frühestens 2035 vernichten, und auch dann nur, wenn keine Steuerfestsetzung mehr offen ist, für die sie noch gebraucht werden.

Wenn dir das abendliche Zuordnen zu viel wird: Über Nacht sortiert enno Bank und Belege und gleicht jede Buchung mit ihrem Beleg ab. Ob eine Ausgabe betrieblich ist, entscheidest du, und ans Finanzamt übermittelst du selbst.

Gewohnheiten für das erste Jahr

1. Sammle alle Belege seit deinem ersten Gründungsschritt, auch die aus der Zeit vor der Anmeldung.
2. Stell bei jeder Ausgabe die Prüffrage. Bei privat mitgenutzten Dingen notierst du, wie du den betrieblichen Anteil ermittelt hast.
3. Leg für Geschenke und Bewirtungen eine eigene Kategorie an. Den Bewirtungsbeleg ergänzt du noch am selben Tag um Anlass und Teilnehmer.
4. Trag jede Anschaffung über 250 Euro netto mit Datum und Preis in dein Verzeichnis ein und entscheide einmal pro Jahr zwischen Sofortabzug und Sammelposten.
5. Markier Homeoffice-Tage im Kalender. Am Jahresende musst du sie dann nur noch zählen.
6. Bei Fragen, die von deinem Einzelfall abhängen, etwa ob dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist oder wie du ein Auto behandelst, hilft ein Gespräch mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.