Betriebsausgabenpauschale: wer 30 % oder 25 % ansetzt und wann Belege mehr bringen

Nur wenige Berufsgruppen dürfen ihre Kosten pauschal ansetzen, statt jede Ausgabe einzeln nachzuweisen. Schreibst du hauptberuflich und selbstständig, als Autorin, Autor oder im Journalismus, ziehst du 30 % deiner Einnahmen als Betriebsausgaben ab, höchstens 3.600 € im Jahr. Wissenschaftliche, künstlerische und schriftstellerische Nebentätigkeiten, Vorträge und Unterricht neben dem Beruf bringen 25 %, höchstens 900 €. Die Pauschale ersetzt deine echten Kosten, sie kommt nicht obendrauf. Sie lohnt sich also nur, solange deine Belege eines Jahres weniger ergeben.

Grundlage: H 18.2 EStH und ein BMF-Schreiben von 2023

Im Einkommensteuergesetz steht die Pauschale nicht. Sie ist eine Vereinfachung der Finanzverwaltung, festgehalten im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch unter H 18.2 und im BMF-Schreiben vom 6. April 2023. Das Finanzamt beanstandet es nicht, wenn du deine Kosten auf diese Weise pauschalierst. Und es ist an die eigene Anweisung gebunden, wie der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 4. Juli 2023 (VIII R 29/20) bestätigt hat.

Die heutigen Beträge gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2023. Unverändert stehen sie im Handbuch für 2025 und in der Anleitung zur Anlage EÜR 2026 (Stand: September 2026). Bis 2022 lagen die Höchstbeträge bei 2.455 € und 614 €. Nennt eine Seite noch diese Zahlen, ist sie veraltet.

Wer die Pauschale bekommt

In der ersten Zeile kommt es auf zwei Begriffe an. Hauptberuflich bedeutet mehr als „ohne Anstellung“. Bei schriftstellerischer Arbeit darf das Finanzamt verlangen, dass du im Jahr mehr als ein Drittel der Zeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs damit verbringst. So steht es inzwischen in H 18.2, gestützt auf das genannte BFH-Urteil. Dort hatte ein angestellter Syndikusanwalt neben seiner Stelle Fachaufsätze verfasst und 30 % angesetzt. Das Finanzamt ließ nur die 25 % für Nebentätigkeiten gelten, damals höchstens 614 €, und der BFH bestätigte das. Dasselbe gilt für dich, wenn du neben einer Anstellung Fachartikel schreibst oder Vorträge hältst: 25 %, heute höchstens 900 €.

Schriftstellerisch arbeitet, wer eigene Gedanken schriftlich für die Öffentlichkeit festhält. Gutachten, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind, gehören nicht dazu; im selben Verfahren bekam eine angestellte Ärztin für ihre Patientengutachten deshalb keine 30 %. Journalisten nennt § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ausdrücklich als freien Beruf.

Pauschale oder Belege: entweder, oder

Die Pauschale gilt nach der amtlichen Anleitung zur Anlage EÜR „statt der tatsächlich angefallenen Betriebsausgaben“. Für dieselbe Tätigkeit wählst du also eins von beiden. 3.600 € ansetzen und den neuen Laptop zusätzlich abziehen geht nicht. Umgekehrt steht es dir frei, höhere Kosten nachzuweisen; dann zählen alle Belege, und die Pauschale fällt weg.

Zu den tatsächlichen Kosten gehören auch die Pauschalen, die für einzelne Posten gelten: 6 € je Tag fürs Arbeiten zu Hause bis 1.260 € im Jahr, die Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Terminen, 0,30 € je Kilometer mit dem privaten Auto. Die stehen in der Anlage EÜR in Zeilen, die du bei der Berufsgruppen-Pauschale überspringst.

Der Höchstbetrag gilt jährlich, und deine Kosten schwanken. Ein Jahr mit neuem Rechner sieht anders aus als eins ohne, deshalb lohnt der Vergleich vor jeder EÜR. Die Einnahmen zeichnest du so oder so vollständig auf, denn aus ihnen wird die Pauschale berechnet. Kostenbelege muss das Finanzamt bei der Pauschale nicht anfordern; der BFH spricht von einer abgesenkten Prüfdichte. Heb sie trotzdem auf, sonst kannst du im Dezember nicht vergleichen.

Hugos Jahr mit und ohne neuen Laptop

Zeile 24 der Anlage EÜR und was danach leer bleibt

Die Einnahmen trägst du wie gewohnt in voller Höhe ein. In Zeile 24 steht der Pauschbetrag, bei Hugo in Variante A also 3.600 €. Danach verweist die Anleitung direkt auf die Summe der Betriebsausgaben, für 2025 in Zeile 75, im Vordruck 2026 in Zeile 76. Abschreibungen, Fahrtkosten und die Tagespauschale fürs Homeoffice liegen dazwischen und bleiben leer. Rechnest du mit echten Kosten, bleibt dagegen Zeile 24 frei, und jede Ausgabe steht in ihrer gewohnten Zeile. Wie du die übrigen Zeilen aus deinen Kontoauszügen füllst, steht unter EÜR erstellen.

Nebenbei unterrichten: Freibetrag statt 25 %

Lehrtätigkeit nennt H 18.2 ausdrücklich, aber mit einem Vorbehalt, der für alle Nebentätigkeiten gilt: Die 25 % gibt es nur, wenn keine Tätigkeit im Sinne des § 3 Nr. 26 EStG vorliegt. Darunter fällt nebenberufliches Ausbilden, Unterrichten oder Betreuen, ebenso nebenberufliche künstlerische Arbeit, jeweils im Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, etwa einer Stadt, oder einer gemeinnützigen Einrichtung, wenn die Arbeit gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke fördert. Kurse und Vorträge an Volkshochschulen führen die Lohnsteuer-Richtlinien als Beispiel an. Nebenberuflich bleibt die Arbeit, solange sie nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeitjobs beansprucht oder regelmäßig höchstens 14 Stunden pro Woche.

Für diese Einnahmen gilt ein Freibetrag: 3.300 € im Jahr ab 2026, für 2025 noch 3.000 €, so das Steueränderungsgesetz 2025. Er gilt je Jahr und auch bei mehreren begünstigten Tätigkeiten nur einmal. Kosten zählen dabei nur, soweit sie den steuerfreien Betrag übersteigen (§ 3 Nr. 26 Satz 2 EStG).

Drei Fälle aus 2026, jeder für sich, jeweils für jemanden mit einer Anstellung als Hauptberuf:

Im zweiten Fall zählen die 500 € Kosten nicht, weil sie unter den 3.300 € steuerfreien Einnahmen liegen. Im ersten Fall brauchst du für den Kurs keine Anlage EÜR, solange du keine Kosten geltend machst; Einnahmen und steuerfreien Betrag trägst du dann direkt in die Einkommensteuererklärung ein. Wie sich ein Nebengewinn zu deinem Gehalt addiert, erklärt der Beitrag zu Steuern bei nebenberuflicher Selbstständigkeit.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung bleiben, wie sie sind

Die Pauschale ist eine Regel der Einkommensteuer. Für die Kleinunternehmerregelung zählt der Gesamtumsatz: höchstens 25.000 € im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Die Pauschale senkt nur den Gewinn, am Umsatz ändert sie nichts.

Eine eigene Kostenpauschale für Kleinunternehmer gibt es nicht; § 19 UStG regelt nur die Umsatzsteuer. Was du pauschal absetzen kannst, hängt an deinem Beruf und an einzelnen Posten wie den Tagen im Homeoffice. Welche Kosten sonst voll, gedeckelt oder gar nicht zählen, zeigt Was kann ich als Selbstständiger absetzen?

Stellst du Umsatzsteuer in Rechnung, laufen deine Voranmeldungen weiter wie bisher. Vorsteuer ziehst du nur mit einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Eingangsrechnungen brauchst du also auch dann, wenn deine EÜR mit der Pauschale rechnet.

Vor der EÜR 2026: Pauschale oder Belege in fünf Schritten

1. Ordne deine Tätigkeit in die Tabelle oben ein. Unterrichtest du nebenbei für eine Volkshochschule oder einen gemeinnützigen Träger, prüf zuerst den Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG.
2. Sammle alle Kostenbelege des Jahres, auch wenn du mit der Pauschale rechnest. enno sortiert nachts Bank und Belege und bereitet die EÜR mit Quellen vor, so hast du die Kostensumme im Dezember schneller beisammen; prüfen und übermitteln tust du selbst.
3. Rechne Anfang Dezember: bisherige Kosten plus geplante Käufe gegen deine Pauschale, also 30 % oder 25 % der Einnahmen, höchstens 3.600 € oder 900 €. Ein Laptop, der noch im Dezember geliefert wird, zählt bei einem Jahr Nutzungsdauer ganz in diesem Jahr.
4. Trag das Ergebnis ein: entweder die Pauschale in Zeile 24 und weiter zur Summe der Betriebsausgaben, oder alle Kosten in ihren Zeilen. Die Einnahmen gehören in beiden Fällen vollständig hinein.
5. Weißt du nicht sicher, ob deine Arbeit als hauptberuflich gilt, oder berechnest du Umsatzsteuer, sprich vor der Abgabe mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.