Vorweggenommene Betriebsausgaben: was vor der Gründung zählt und in welchem Jahr

Kosten, die vor deiner Gründung anfallen, kannst du absetzen, auch wenn noch kein Gewerbe angemeldet ist und noch kein Euro Umsatz geflossen ist. Sie heißen vorweggenommene Betriebsausgaben. Voraussetzung ist ein ausreichend bestimmbarer Zusammenhang mit dem Betrieb, den du planst. Bei der Einkommensteuer zählen sie im Jahr der Zahlung. Die Umsatzsteuer darauf bekommst du als Vorsteuer zurück, solange du nicht Kleinunternehmer bist, und die Gewerbesteuer lässt sie ganz außen vor.

Einkommensteuer ja, Vorsteuer meist, Gewerbesteuer nein

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dass dieser Betrieb noch nicht läuft, schadet nicht. Das amtliche Einkommensteuer-Handbuch fasst die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs in einem Satz: Vorweggenommene Betriebsausgaben sind abziehbar, wenn zwischen den Aufwendungen und der späteren Einkunftsart ein ausreichend bestimmbarer Zusammenhang besteht. Die amtlichen Hinweise zur Gewerbesteuer sagen es von der anderen Seite: Die Einkommensteuer erfasst alle betrieblichen Vorgänge ab den ersten Vorbereitungshandlungen.

Die Ausnahme ist die Gewerbesteuer: Nach ihren Richtlinien beginnt die Steuerpflicht erst, wenn alle Merkmale eines Gewerbebetriebs erfüllt sind, und bloße Vorbereitung wie das Anmieten eines Ladens, der erst hergerichtet werden muss, reicht dafür nicht. Bleibt dein Gewerbeertrag im ersten Jahr ohnehin bei höchstens 24.500 €, dem Freibetrag nach § 11 Abs. 1 GewStG, spürst du davon nichts.

Ob ein Posten zählt, entscheidet sein Bezug zum Vorhaben, nicht seine Art:

Was du schon vorher privat besessen hast, gehört nicht dazu. Nimmst du deinen alten Laptop mit in den Betrieb, ist das eine Einlage, für deren Wert eigene Regeln gelten (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG).

In welches Jahr die Vorlaufkosten gehören

In der Einnahmenüberschussrechnung entscheidet der Zahltag, in welches Jahr eine Ausgabe gehört (§ 11 Abs. 2 EStG). Das Datum der Gewerbeanmeldung ändert daran nichts. Überweist du die Gründungsberatung im Dezember 2025 und eröffnest im März 2026, gehört die Ausgabe in die EÜR 2025. Für 2025 gibst du dann eine Gewinnermittlung ab, die nur Ausgaben enthält, und heraus kommt ein Verlust.

Das ist kein Nachteil. Dieser Verlust wird mit deinen übrigen Einkünften desselben Jahres verrechnet, etwa mit dem Lohn aus deinem letzten Job, denn besteuert wird die Summe der Einkünfte (§ 2 Abs. 3 EStG). Sinkt deine Einkommensteuer dadurch unter die Lohnsteuer, die dein Arbeitgeber einbehalten hat, wird der Unterschied nach dem Bescheid ausgezahlt (§ 36 Abs. 4 EStG).

Bei Anschaffungen über 800 € ohne Umsatzsteuer ziehst du die Abschreibung ab, nicht den Kaufpreis (§ 4 Abs. 3 Satz 3, § 6 Abs. 2 EStG). Für Computer darf die Nutzungsdauer ein Jahr betragen. Nach der Anleitung zur Anlage EÜR 2026 kannst du die Kosten deshalb im Jahr der Anschaffung vollständig abziehen; das Gerät steht trotzdem in der Anlage AVEÜR. Anschaffungsjahr ist bei solchen Käufen das Jahr der Lieferung, nicht das der Zahlung (§ 9a EStDV). Welche Anschaffungen wie behandelt werden, steht in der Übersicht, was du als Selbstständiger absetzen kannst.

Vorsteuer aus Rechnungen vor der Anmeldung

Umsatzsteuerlich beginnt dein Unternehmen nicht erst mit der Gewerbeanmeldung. Nach Abschnitt 2.6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses beginnt die Unternehmereigenschaft mit dem ersten nach außen erkennbaren Tätigwerden, das auf spätere entgeltliche Leistungen zielt. Die Absicht muss ernsthaft sein und sich an objektiven Merkmalen zeigen. Als Beispiele nennt der Erlass unter anderem den Kauf von Inventar wie Maschinen oder Fahrzeugen, den Wareneinkauf vor der Eröffnung, das Anmieten von Räumen und das Anfordern einer Rentabilitätsstudie.

Ab diesem Zeitpunkt ziehst du Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ab, auch aus solchen, die vor der Gewerbeanmeldung kamen. Sie gehört in die Voranmeldung für den Zeitraum, in dem Leistung und Rechnung vorlagen (§ 15 Abs. 1, § 16 Abs. 2 und § 18 Abs. 1 UStG). Lass die Rechnungen deshalb schon auf deinen Namen und deine Anschrift ausstellen (§ 14 Abs. 4 UStG). Nur bei Rechnungen bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung ohne diese Angaben (§ 33 UStDV). Bei Computer oder Auto, die sich auch privat nutzen lassen, prüft das Finanzamt schon vor der ersten Festsetzung, ob objektive Anhaltspunkte deine betriebliche Absicht belegen.

Wer zum Start viel investiert, kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Erklärung dazu kannst du bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres abgeben, für 2026 also bis zum 29. Februar 2028. Bei einer Gründung im laufenden Jahr gilt sie ab dem Beginn deiner Tätigkeit, und sie bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG, Abschnitt 19.3 UStAE). Welche Umsatzgrenzen dabei gelten, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Yusufs Vorlauf bis zum ersten Verkauf

Wo die Vorlaufkosten im Fragebogen und in der EÜR stehen

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fragt ELSTER nach dem Beginn der Tätigkeit. Die Ausfüllhilfe sagt ausdrücklich, dass Vorbereitungshandlungen schon dazuzählen und der Beginn deshalb vor der Gewerbeanmeldung liegen kann. Die Frist für den Bogen knüpft dagegen an die Betriebseröffnung an, bei Freiberuflern an die Aufnahme der Tätigkeit: Innerhalb eines Monats danach muss er übermittelt sein (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Bei den voraussichtlichen Einkünften für das Jahr der Betriebseröffnung und das Folgejahr rechnest du die Vorlaufkosten mit ein, soweit du sie im Eröffnungsjahr bezahlst. Sonst schätzt du deinen Gewinn zu hoch, und die Vorauszahlungen fallen höher aus als nötig.

Eine eigene Zeile für vorweggenommene Betriebsausgaben hat die Anlage EÜR nicht. Jede Ausgabe steht dort, wo sie auch nach dem Start stünde. In der Anlage EÜR 2026 heißt das zum Beispiel:

Unterm Strich mindert so nur der Nettobetrag deinen Gewinn. Als Kleinunternehmer lässt du Zeile 58 leer und trägst jede Ausgabe mit dem Bruttobetrag ein.

Verlust im ersten Jahr: zurücktragen oder vortragen

Endet das erste Jahr mit einem Verlust, arbeitet das Finanzamt ihn in einer festen Reihenfolge ab:

Den Rücktrag nimmt das Finanzamt von sich aus vor, dafür musst du laut ELSTER-Anleitung nichts tun. Willst du ihn nicht, kreuzt du in der Anlage Sonstiges den Verzicht an (im Formular 2025 Zeile 18). Das geht nur ganz oder gar nicht; einen teilweisen Verzicht sieht das Gesetz nicht vor (§ 10d Abs. 1 Satz 6 EStG). Der Vortrag wirkt dann in den folgenden Jahren, bis zu einem Gesamtbetrag der Einkünfte von 1 Million € ohne Begrenzung. Ist ein Verlustvortrag festgestellt, musst du im nächsten Jahr eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Welcher Weg mehr bringt, hängt an deinen Vorjahren. Der Rücktrag wird vor den Sonderausgaben abgezogen. Hattest du in den beiden Jahren davor wenig Einkommen, etwa im Studium, verbraucht er den Verlust, ohne dass viel Steuer zurückkommt. Das ist eine Abwägung für deinen Einzelfall, die du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater durchrechnen solltest.

Wenn aus der Gründung nichts wird

Auch wenn der Foodtruck nie fährt, können die Kosten abziehbar bleiben. Der Maßstab ist derselbe Zusammenhang mit der geplanten Einkunftsart. Der Bundesfinanzhof hat 2018 sogar Zahlungen für Blockheizkraftwerke, die ein Betrüger nie liefern konnte, als vorweggenommene Betriebsausgaben eingeordnet. Es kam auf die Sicht des Käufers beim Abschluss der Verträge an, nicht darauf, was später daraus wurde (Urteil vom 7. Februar 2018, X R 10/16). Der Verlust wird dann wie oben verrechnet.

Für die Umsatzsteuer gilt: Die Unternehmereigenschaft entfällt nicht rückwirkend, wenn es später nicht zu Umsätzen kommt, und abgezogene Vorsteuer musst du nicht zurückzahlen. Anders ist es nur, wenn deine Absicht schon damals nicht objektiv belegt war, nicht in gutem Glauben erklärt wurde oder Betrug oder Missbrauch vorliegt (Abschnitt 2.6 UStAE). Der Haken liegt beim Nachweis. Nach Abschnitt 15.12 UStAE reichen Behauptungen nicht, verlangt werden konkrete Nachweise wie Mietverträge, Schriftwechsel oder Kalkulationen, und Unklarheiten gehen zu deinen Lasten.

Vom ersten Beleg bis zur ersten EÜR: die Vorlaufzeit in fünf Schritten

1. Leg für die Vorlaufzeit einen eigenen Ordner an, ab der ersten Ausgabe für dein Vorhaben.
2. Sammle daneben, was deine Absicht zeigt, etwa die Kalkulation und den Mailverkehr mit Händlern oder Vermietern.
3. Notiere jede Fahrt mit dem Privatauto mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern.
4. Trag im Fragebogen als Beginn der Tätigkeit den Tag deines ersten nach außen erkennbaren Schritts ein, etwa des ersten Kaufs oder Auftrags, und übermittle ihn spätestens einen Monat nach der Betriebseröffnung. Entscheide über die Kleinunternehmerregelung mit Blick auf die Vorsteuer aus der Gründungsphase.
5. Ordne jede Zahlung dem Jahr zu, in dem sie dein Konto verlassen hat, Anschaffungen dem Jahr der Lieferung. Liegen Zahlungen im Vorjahr, gib für dieses Jahr eine Einkommensteuererklärung mit Anlage EÜR und Anlage G ab, als Freiberufler mit Anlage S. Endet ein Jahr mit Verlust, prüf vor dem Absenden, ob der automatische Rücktrag zu deinen Vorjahren passt.

Liegen die Vorlaufbelege verstreut auf deinem Privatkonto, kann enno aus den Bankdaten rekonstruieren, was wann bezahlt wurde, und die EÜR mit Quellen vorbereiten. Ob jede Zahlung zum Vorhaben gehört, prüfst du, und die Erklärung übermittelst du selbst.