Rechnungsdatum und Leistungsdatum: was jedes Datum entscheidet und wie es draufsteht

Übersteigt eine Rechnung mit Umsatzsteuer 250 Euro, braucht sie zwei Daten: das Rechnungsdatum, also den Tag, an dem du sie ausstellst, und das Leistungsdatum, also den Tag, an dem du geliefert oder deine Arbeit abgeschlossen hast, oder den Zeitraum, in dem du gearbeitet hast. Für deine Umsatzsteuer zählt bei der üblichen Sollversteuerung das Leistungsdatum. Mit genehmigter Istversteuerung und in der Einnahmenüberschussrechnung zählt dagegen der Tag, an dem die Zahlung auf deinem Konto eingeht. Das Rechnungsdatum entscheidet steuerlich wenig. Vor allem bestimmt es, wann die Aufbewahrungsfrist beginnt.

Zwei Pflichtangaben mit getrennten Aufgaben

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG verlangt beide Angaben einzeln, das Ausstellungsdatum in Nr. 3 und den Zeitpunkt der Leistung in Nr. 6. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, Stand Juni 2026) gilt das auch, wenn beide auf denselben Tag fallen, und auch dann, wenn der Kunde bar bezahlt (Abschnitt 14.5 Abs. 16). Was die beiden Daten und der Zahltag jeweils steuern:

Eine Ausnahme kennt die EÜR für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen: Gehen sie kurz vor oder kurz nach dem Jahreswechsel ein, zählen sie in dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2 EStG). Wer bilanziert, etwa als GmbH, rechnet ohnehin nicht nach dem Zahltag; § 11 EStG lässt die Bilanzvorschriften unberührt.

Wie die Voranmeldung Soll, Ist, Anzahlungen und Vorsteuer behandelt, erklärt der Beitrag Rechnungsdatum oder Zahlungseingang in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Welcher Tag als Leistungsdatum gilt

Maßgeblich ist der Tag, an dem die Leistung ausgeführt ist, nicht der Auftrag oder dein Arbeitsbeginn (Abschnitt 13.1 Abs. 2 und 3 sowie 14.5 Abs. 16 UStAE):

• Verkaufst du Ware, trägst du den Tag ein, an dem dein Kunde über sie verfügen kann. Verschickst du sie, ist es bereits der Tag, an dem die Sendung auf den Weg geht.
• Bei Dienst- und Werkleistungen ist es grundsätzlich der Tag, an dem du fertig wirst.
• Dauert eine Arbeit mehrere Monate, reicht auf der Rechnung der gesamte Zeitraum, etwa „01.09.2026 bis 15.12.2026“. Auf die Monate verteilt wird die Steuer dadurch nicht: Ohne gesondert vereinbartes Entgelt für einzelne Teile ist das Projekt erst mit seiner Vollendung ausgeführt.
• Anders bei Teilleistungen. Ist für eine wiederkehrende Leistung ein eigener Betrag je Monat vereinbart, gilt jeder Monat für sich als ausgeführt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Sätze 2 und 3 UStG). Eine einmalige Leistung in Raten zu bezahlen, macht aus ihr dagegen keine Teilleistungen (Abschnitt 13.4 UStAE).

Nicht genügt eine Angabe wie „Leistung bis zum heutigen Tag“, wenn der Beginn des Zeitraums fehlt (Abschnitt 14.5 Abs. 16 Nr. 4 UStAE).

So steht das Leistungsdatum richtig auf dem Blatt

Einen Tag musst du nicht nennen: Als Leistungszeitpunkt darf der Kalendermonat dastehen, in dem du geleistet hast (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Die Kurzformel erlaubt der Anwendungserlass nur für sonstige Rechnungen, also auf Papier oder als einfaches PDF ohne eingebetteten Datensatz. In einer E-Rechnung muss die Angabe im vorgegebenen strukturierten Format stehen (Abschnitt 14.5 Abs. 16 Sätze 3 und 4 UStAE).

Nicht vorgeschrieben ist das Leistungsdatum auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und auf Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Das Rechnungsdatum gehört auch dort drauf.

Rechnungsdatum vor Leistungsdatum: die Vorausrechnung

Du darfst auch abrechnen, bevor du leistest. Die Rechnung muss dann zeigen, dass die Leistung noch aussteht, und statt des Leistungsdatums den voraussichtlichen Tag oder Monat nennen. Ist noch keiner vereinbart, genügt es, wenn sie genau das erkennen lässt (Abschnitt 14.8 Abs. 1 und 4 UStAE). In einer E-Rechnung geht die Kennzeichnung gegebenenfalls über den passenden Rechnungstyp (Abschnitt 14.5 Abs. 16 Nr. 5 UStAE).

Die Kennzeichnung schützt dich. Wer Umsatzsteuer für eine Leistung ausweist, die er nicht ausführt, schuldet sie nach § 14c Abs. 2 UStG. Eindeutig erkennbare Vorausrechnungen nimmt der Anwendungserlass davon aus, auch wenn der Auftrag später platzt, solange die Leistung beim Ausstellen noch beabsichtigt war (Abschnitt 14c.2 Abs. 2 Nr. 2 UStAE).

Kommt das Geld vor der Leistung, entsteht die Steuer darauf im Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs. Ein Zahlungsdatum gehört nur dann auf die Vorausrechnung, wenn es beim Ausstellen schon feststeht und nicht auf das Rechnungsdatum fällt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Was sonst auf eine Rechnung vor der Leistung gehört und wie die Schlussrechnung sie verrechnet, steht im Beitrag zur Anzahlungsrechnung.

Kais Jahreswechsel mit drei Rechnungen durchgerechnet

Für die Weihnachtsfeier kommt Kai um die E-Rechnung ohnehin nicht herum. Rechnest du mit Umsatzsteuer ab, darf eine Rechnung über mehr als 250 Euro für eine Leistung aus 2026 an ein Unternehmen im Inland nur dann auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF rausgehen, wenn du sie spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelst (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Leistungen aus 2027 geht das noch bis zum 31. Dezember 2027, aber nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Wann die Pflicht dich trifft, steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht ab wann.

Fehlt das Leistungsdatum, berichtigst du die Rechnung

Ein fehlendes Leistungsdatum ändert an deiner eigenen Umsatzsteuer nichts. Bei Sollversteuerung entsteht sie unabhängig davon, was auf der Rechnung steht, und den Voranmeldungszeitraum bestimmt der tatsächliche Leistungszeitpunkt (Abschnitt 13.1 Abs. 1 UStAE). Ordnungswidrig ist eine Rechnung mit fehlender Pflichtangabe auch nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Das Problem hat dein Kunde, denn Vorsteuer darf er nur aus einer Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG ziehen. Ganz verloren ist sie für ihn nicht. Den Leistungszeitpunkt darf er aus eigenen Geschäftsunterlagen ergänzen, etwa aus einem Lieferschein, oder ihn anders zweifelsfrei nachweisen (Abschnitt 15.11 Abs. 3 UStAE). Auch aus dem Rechnungsdatum kann er sich im Einzelfall ergeben, aber nur, wenn kein Zweifel besteht, dass im Monat der Rechnung geleistet wurde. Zweifel sieht der Anwendungserlass unter anderem, wenn Rechnung und Leistung in der Branche nicht üblicherweise zusammenfallen oder der Aussteller nicht regelmäßig zeitnah abrechnet, und sie gehen zulasten des Kunden (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE). Hätte Kai auf seiner Rechnung vom 7. Januar das Leistungsdatum vergessen, hülfe das Rechnungsdatum also nicht, denn geliefert hat er im Dezember.

Nachholen lässt sich die Angabe mit einem eigenen Dokument. Es verweist eindeutig auf genau diese Rechnung, am einfachsten über ihre Nummer, und muss nur das fehlende Leistungsdatum enthalten (§ 31 Abs. 5 UStDV). Formal gilt für dieses Dokument dasselbe wie für eine Rechnung: Eine E-Rechnung berichtigst du wieder mit einer E-Rechnung, eine E-Mail mit dem Datum genügt dann nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE).

Für deinen Kunden wirkt diese Berichtigung auf die ursprüngliche Rechnung zurück. Dafür müssen in der ersten Fassung Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer gestanden haben; das Leistungsdatum gehört nicht zu diesen Angaben (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE). Wie du eine Berichtigung aufbaust, zeigt der Beitrag Rechnung korrigieren.

Beide Daten sauber führen, vom Rechnungsformular bis zum Januar

1. Leg in deiner Rechnungsvorlage zwei getrennte Felder an: Rechnungsdatum sowie Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Als Rechnungsdatum gilt immer der Ausstellungstag. Im kostenlosen Rechnungsgenerator sind beide Felder schon getrennt, ein Leistungszeitraum mit Anfang und Ende eingeschlossen.
2. Trag als Leistungsdatum den Tag ein, an dem du geliefert hast oder fertig warst, nicht den Beginn des Auftrags. Für Monatspauschalen nimmst du den Monat, für lange Projekte den Zeitraum mit Anfang und Ende.
3. Schreibst du E-Rechnungen, prüf an einer Testrechnung, ob dein Programm Leistungsdatum oder Zeitraum in den Datensatz schreibt.
4. Gib Rechnungen vor der Leistung die Überschrift „Vorausrechnung“ und nenne den geplanten Monat.
5. Prüf im Dezember, welche Leistungen aus 2026 du erst im Januar abrechnen wirst. An Geschäftskunden muss so eine Rechnung eine E-Rechnung sein, auch wenn ihre Umsatzsteuer noch ins alte Jahr gehört.
6. Merkst du, dass auf einer verschickten Rechnung das Leistungsdatum fehlt, reich es mit einem Dokument nach, das sich auf die Rechnungsnummer bezieht. War die Rechnung eine E-Rechnung, ist es auch dieses Dokument.

Nachts legt enno jede Buchung neben den passenden Beleg und bereitet daraus UStVA und EÜR samt Quellen vor, die du selbst kontrollierst und abschickst. Ob ein Vertrag Teilleistungen vereinbart oder ein Fotoauftrag doch unter den ermäßigten Steuersatz fällt, hängt am einzelnen Vertrag. Im Zweifel lässt du ihn von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater ansehen.