Rechnungsnummer fortlaufend vergeben: was Pflicht ist und welche Muster funktionieren

Fortlaufend heißt bei der Rechnungsnummer vor allem: Du vergibst jede Nummer genau einmal. Lücken in der Folge sind erlaubt, ebenso mehrere Nummernkreise, Buchstaben und ein Neubeginn zum Jahreswechsel, solange das Jahr in der Nummer steht. Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen bis 250 Euro brutto brauchen umsatzsteuerlich keine Nummer, als Beleg in deiner Buchhaltung aber trotzdem eine eindeutige.

Einmalig ist Pflicht, lückenlos nicht

Die Nummer ist die vierte Pflichtangabe in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Das Gesetz beschreibt sie im selben Satz: Sie identifiziert die Rechnung, besteht aus einer oder mehreren Zahlenreihen und wird vom Aussteller „einmalig vergeben“. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) fasst den Zweck in einem Satz: Die Nummer soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist (Abschnitt 14.5 Abs. 10).

Was daraus folgt, regeln die Absätze 10 und 11 desselben Abschnitts:

Rechnet dein Kunde per Gutschrift über deine Leistung ab, vergibt er die Nummer (Abschnitt 14.5 Abs. 13 UStAE). Musst du eine E-Rechnung ausstellen, steht die Nummer wie jede Pflichtangabe im strukturierten Teil der Datei (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Welche Angaben außer der Nummer auf die Rechnung gehören, zeigt die Checkliste der Pflichtangaben. Wie du die erste Rechnung von der Nummer bis zum Versand aufsetzt, steht unter Rechnung schreiben.

Sechs Nummernmuster zum Nachbauen

Das Muster wählst du nach deiner Arbeitsweise. Alle sechs erfüllen die Regeln, solange du sie konsequent führst:

Beim Datumsmuster macht erst der Zähler die Nummer einmalig. Ohne ihn trügen zwei Rechnungen vom selben Tag beide 20260930. Beim Kundenkürzel gilt dasselbe für das Kürzel: Zwei Kunden dürfen nicht dasselbe bekommen.

Jedes Jahr wieder bei 1 anfangen

Kreise für Zeiträume erlaubt der Anwendungserlass ausdrücklich, und ein Kalenderjahr ist so ein Zeitraum. Die Bedingung: Das Jahr steht in der Nummer. 2027-001 gibt es nur einmal, eine nackte 1 hast du schon im Vorjahr vergeben. Wer durchlaufende Zahlen ohne Jahr führt, zählt über den Jahreswechsel weiter.

Einen Startwert schreiben weder das Gesetz noch der Anwendungserlass vor, du darfst also auch bei 100 oder 1001 beginnen. Und wechselst du mitten im Jahr das Rechnungsprogramm, kann das neue einen eigenen Kreis mit anderem Kürzel bekommen. Notier dir dann, bei welcher Nummer der alte Kreis endet und wo der neue beginnt.

Kilian und seine Rechnungsliste im dritten Quartal

Lücke, doppelte Nummer, doppelte Rechnung: was jeweils folgt

Warum die doppelte Nummer die Weinhandlung nicht trifft: Ob eine Rechnungsnummer stimmt, kann der Empfänger in der Regel nicht prüfen. Ist sie falsch und konnte er das nicht erkennen, behält er den Vorsteuerabzug, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE). Eine fehlende Nummer sieht er dagegen auf einen Blick.

Zusätzliche Steuer schuldest du nur im letzten Fall, wegen der zweiten Rechnung über dieselbe Leistung (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE). Wie du sie auflöst, steht unter Rechnung korrigieren. Ein zweites Exemplar mit derselben Nummer und demselben Inhalt löst dagegen nichts aus.

Das Bußgeld aus § 26a UStG droht in keinem dieser Fälle. Es trifft nur, wer eine Rechnung, zu der er verpflichtet ist, vorsätzlich oder leichtfertig gar nicht oder verspätet ausstellt. Eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, zählt laut Anwendungserlass nicht dazu (Abschnitt 14.5 Abs. 1).

Wenn ein Prüfer nach der Lücke fragt

Umsatzsteuerlich ist die Lücke erledigt, in einer Betriebsprüfung ist sie trotzdem eine naheliegende Frage. Die GoBD, die Buchführungsgrundsätze der Finanzverwaltung, verlangen von einem DV-System Kontrollen, die die vollständige Erfassung sicherstellen, und nennen als Beispiele die Lückenanalyse und die Suche nach mehrfach vergebenen Belegnummern (Rz. 40). Ordnungsgemäße Aufzeichnungen legt das Finanzamt der Besteuerung zugrunde, solange die Umstände keinen Anlass geben, ihre sachliche Richtigkeit anzuzweifeln (§ 158 AO). Sonst schätzt es (§ 162 AO).

Eine Notiz wie die von Kilian, am Tag der Lücke geschrieben, kostet eine Minute. Stellt ein Prüfer trotzdem Fragen zu fehlenden Nummern, hol dir einen Steuerberater dazu.

enno sortiert nachts Bank und Belege. Steht eine Kundenzahlung ohne Rechnung da, fällt das beim Abgleich jeder Buchung mit ihrem Beleg auf, und enno benennt diese Lücke. Ob jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt, prüfst du selbst in deiner Rechnungsliste.

Storno, Berichtigung, Gutschrift: welche Nummer draufkommt

Rz. 77 der GoBD verlangt für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg mit eindeutiger Belegnummer und nennt als Beispiele einen Index, eine Dokumenten-ID oder die fortlaufende Rechnungsausgangsnummer. Bei deinen Ausgangsrechnungen kann die Rechnungsnummer also zugleich die Belegnummer sein, und der Stornobeleg braucht seine eigene.

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die dein Kunde nach vorheriger Vereinbarung über deine Leistung ausstellt, mit dem Wort „Gutschrift“ darauf (§ 14 Abs. 2 Satz 5 und Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Rechnet eine Agentur so mit Kilian ab, trägt das Dokument ihre Nummer, und in seinem Kreis „2026-“ entsteht dadurch keine Lücke. Als Belegnummer darf er die fremde Nummer verwenden, wenn sie die Gutschrift eindeutig zuordnet (Rz. 77).

Kleinunternehmer und Kleinbeträge: ohne Pflicht, nicht ohne Nummer

Drei Arten von Rechnungen müssen keine fortlaufende Nummer enthalten (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE):

• Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, gehört die Rechnungsnummer also nicht zu deinen Pflichtangaben. Für Privatkunden gilt § 14 Abs. 4 UStG ebenfalls nicht, es sei denn, du musst ihnen eine Rechnung ausstellen, etwa für Arbeiten an ihrem Haus (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Deine Buchhaltung sieht das anders. Die eindeutige Belegnummer aus Rz. 77 der GoBD ist zwingend, und die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung, auf die sie sich stützt, gelten auch für Aufzeichnungen bei einer Einnahmenüberschussrechnung (Rz. 25). Bei höchstens 25.000 Euro Jahresumsatz und dieser Art der Gewinnermittlung misst die Finanzverwaltung die GoBD zwar auch an der Größe deines Betriebs (Rz. 15). Eine Ausnahme von der Belegnummer steht dort aber nicht. Nummerierst du von der ersten Rechnung an, musst du nichts umbauen, wenn die Kleinunternehmerregelung für dich endet und die Nummer auch umsatzsteuerlich Pflicht wird.

Dein Nummernsystem in fünf Schritten festlegen

1. Such dir ein Muster aus der Tabelle aus. Bist du unsicher, nimm Jahr und Zähler, dann ist der Jahreswechsel gleich mit geregelt.
2. Leg eine Rechnungsliste an: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto. Jede Nummer bekommt eine Zeile, auch eine, die du nicht verwendest, samt Grund.
3. Vergib die Nummer erst, wenn die Rechnung rausgeht. Nimmst du eine alte Rechnung als Vorlage, änderst du zuerst die Nummer.
4. Schau vor dem Versand nach, ob die Nummer schon in der Liste steht. Ist eine doppelte Nummer schon beim Kunden, berichtige die spätere Rechnung wie Kilian. Eine zweite Rechnung über dieselbe Leistung ohne Storno der ersten löst die Steuer doppelt aus.
5. Enthält dein Muster das Jahr, leg zum 1. Januar die neuen Kreise an.