E-Rechnung erstellen: was in die XML-Datei gehört und wie du sie vor dem Versand prüfst

Eine E-Rechnung erstellst du mit einem Programm, das deine Rechnungsdaten als XRechnung ausgibt, einer reinen XML-Datei, oder als ZUGFeRD, einem PDF mit eingebetteter XML. Als E-Rechnung zählt die Datei, wenn sie ohne Formatfehler der Syntax ihres Formats folgt; ordnungsgemäß ist sie, wenn außerdem jede Pflichtangabe aus § 14 Abs. 4 UStG in einem Datenfeld steht. Einen Teil davon prüft vor dem Versand ein Validator, den Rest du selbst; danach schickst du die Datei zum Beispiel per E-Mail und hebst genau sie acht Jahre auf. Ob du schon jetzt E-Rechnungen schreiben musst, klärt der Beitrag ab wann die E-Rechnung Pflicht ist.

Welche Datei als E-Rechnung durchgeht

Das Umsatzsteuergesetz verlangt ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Ein anderes Format, etwa ein EDI-Verfahren, dürfen du und dein Kunde nur vereinbaren, wenn sich alle Angaben daraus richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. Üblich sind in Deutschland zwei Formate, andere nach der Norm sind ebenfalls zulässig.

Alles unterhalb der ersten beiden Zeilen ist eine sonstige Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE). Welches zulässige Format ihr verwendet, macht ihr unter euch aus.

Eine XRechnung ist für Maschinen gemacht, und als lesbar gilt sie, weil eine Maschine sie auswerten kann. Für Menschen gibt es Viewer, einen davon stellt die Finanzverwaltung auf elster.de bereit. Er zeigt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien an, ein ELSTER-Konto brauchst du dafür nicht.

Nennt die Ansicht sogar einen anderen Steuerbetrag, kann sie als zweite Rechnung gelten, für die das Finanzamt § 14c UStG prüft; Rundungsdifferenzen schaden nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Programm, Online-Formular oder Behördenportal: woher die Datei kommt

Welche Software passt, hängt an der Zahl deiner Rechnungen.

Amtlich und kostenlos gibt es wenig: Das E-Rechnungs-Angebot auf elster.de ist ein Viewer, kein Formular zum Erstellen. Die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) steht nach kostenloser Registrierung offen, leitet Rechnungen aber nur an die Bundesverwaltung und einige Länder weiter, nicht an Firmen. Kostenlos und ohne Registrierung erzeugt auch der Rechnungsgenerator ZUGFeRD und XRechnung; die Daten bleiben dabei in deinem Browser.

Den Standard XRechnung pflegt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Version 3.0 gilt mindestens bis zum 31. Juli 2027, Version 4.0 soll voraussichtlich im Frühjahr 2027 kommen (Stand September 2026).

Welche Felder die XML-Datei braucht

Die Norm EN 16931 gibt jedem Inhalt ein Feld mit fester Kennung, dem Business Term, kurz BT. Prüfberichte nennen Fehler mit dieser Kennung. Wo die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG hingehören, haben KoSIT und das Forum elektronische Rechnung Deutschland in einer Tabelle zugeordnet, auf die das BMF in seinen FAQ verweist.

Die Art des Belegs steht im Rechnungstyp (BT-3), in einer XRechnung etwa 380 für eine Rechnung, 384 für eine berichtigte Rechnung und 389 für eine Gutschrift. Gutschrift heißt hier: Dein Kunde rechnet über deine Leistung ab. Eine Stornierung, die im Alltag oft auch so heißt, ist keine (Abschnitt 14.3 UStAE). Bei der echten Gutschrift kann der Code die vorgeschriebene Kennzeichnung als Gutschrift übernehmen (Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE).

Eine XRechnung verlangt außerdem Felder, die das Umsatzsteuergesetz nicht kennt: eine Käuferreferenz (BT-10), einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (BT-41 bis BT-43), je eine elektronische Adresse für dich und den Kunden (BT-34, BT-49) und Zahlungsangaben (BG-16). Die Leitweg-ID, die Behörden dort verlangen, brauchst du bei Firmen nicht; ohne Vorgabe des Kunden genügt laut BMF ein Platzhalter wie „-“. Ein Prüffehler zu diesem Feld ist umsatzsteuerlich ohne Folgen (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Anders als bei der PDF-Rechnung gilt außerdem:

• Die Leistungsbeschreibung steht im strukturierten Teil. Ergänzungen wie einen Stundennachweis darfst du als PDF in die Datei einbetten, ein Link auf dein Ticketsystem zählt dagegen nicht zur Rechnung.
• Auf einen Lieferschein verweisen darfst du nur in einer sonstigen Rechnung.
• Den Kalendermonat kannst du weiter als Leistungszeitpunkt angeben (§ 31 Abs. 4 UStDV). In der E-Rechnung wird daraus ein Zeitraum vom Monatsersten bis zum Monatsletzten.

Prüfen, bevor die Datei rausgeht

Eine Validierung kontrolliert zwei Ebenen. Zuerst das Format: Passt die Datei nicht zur Syntax, ist sie keine E-Rechnung, egal welcher Art der Fehler ist (Abschnitt 14.1 Abs. 11 UStAE). Dann die Geschäftsregeln der Norm. Sie finden fehlende Angaben und Widersprüche, etwa einen Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt. Ob der Steuersatz der richtige ist, erkennen sie nicht. Wer 7 statt 19 Prozent ansetzt und richtig rechnet, kann die Prüfung bestehen und hat trotzdem einen Inhaltsfehler.

Das BMF rät, schon beim Erstellen und Versenden zu validieren, empfiehlt aber keine bestimmte Anwendung. Manche Rechnungsprogramme prüfen schon beim Export; die KoSIT stellt einen quelloffenen Validator als Baustein für Software bereit. Auf das Ergebnis einer geeigneten Prüfung zu Format und Geschäftsregeln darfst du dich mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, und den Prüfbericht hebst du am besten als Nachweis auf.

Was nur du beurteilen kannst, siehst du dir im Viewer an:

• Bestellt der Kunde als Unternehmen, und stimmen Name und Anschrift?
• Passt der Steuersatz zur Leistung?
• Steht das Leistungsdatum oder der Zeitraum im Datenfeld?
• Erkennt ein Fremder an jeder Position, was du geleistet hast?

Welche Angaben in Sonderfällen dazukommen, steht unter Pflichtangaben auf Rechnungen.

Versand per E-Mail und die Ablage für acht Jahre

Einen Versandweg schreibt das Gesetz nicht vor: Ob E-Mail, Download-Portal, Schnittstelle oder EDI, vereinbarst du mit deinem Kunden (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE). Am einfachsten ist ein Mailanhang; Rechnungsdaten im Text der Mail sind keine E-Rechnung.

Einem anderen Unternehmen im Inland schickst du die E-Rechnung ohne seine Zustimmung, Privatkunden nur mit ihrem Einverständnis. Nimmt ein Geschäftskunde die Datei nicht an, sind deine umsatzsteuerlichen Pflichten trotzdem erfüllt, sofern du die E-Rechnung ausgestellt hast und dein Bemühen um die Übermittlung belegen kannst, etwa mit einem Sendeprotokoll. Kommt die Rechnung nicht an, schick dieselbe Datei noch einmal; ein inhaltlich identisches Mehrstück schadet nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE). Stellst du für dieselbe Leistung eine zweite Rechnung mit neuer Nummer aus, schuldest du die darin ausgewiesene Steuer unter Umständen doppelt.

Das Doppel jeder Ausgangsrechnung bewahrst du acht Jahre lang auf; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung ist das die Datei selbst: Mindestens ihr strukturierter Teil muss unversehrt in der ursprünglichen Form erhalten bleiben (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 60). Ein Ausdruck oder ein Bild ohne XML ersetzt ihn nicht. Speicherst du außerhalb eines GoBD-konformen Systems, ist das allein für die Umsatzsteuer regelmäßig kein Verstoß. Für die übrigen Steuern verweist das BMF aber auf die GoBD, so wie bei deinen anderen Belegen und ihren Aufbewahrungsfristen.

Musste die Rechnung eine E-Rechnung sein, berichtigst du einen Fehler wieder mit einer E-Rechnung und dem passenden Rechnungstyp (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE), in einer XRechnung etwa 384 mit der Nummer der ursprünglichen Rechnung in BG-3; den Aufbau zeigt Rechnung korrigieren. Zahlt der Kunde, gleicht enno die Buchung mit deinem Beleg ab; ob die Rechnung inhaltlich stimmt, prüfst du selbst.

Bis zur ersten XRechnung: die Umstellung in sieben Schritten

1. Prüf, ob dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausgibt, und wähl bei ZUGFeRD ein Profil außer MINIMUM und BASIC-WL.
2. Trag Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, deine elektronische Adresse und die IBAN in die Stammdaten ein.
3. Frag jeden Geschäftskunden, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und ob er eine Käuferreferenz vorgibt, etwa deine Lieferantennummer.
4. Streich „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ aus der Vorlage und füll das Datumsfeld.
5. Validier jede Datei, öffne sie im Viewer und kontrollier Steuersatz und Kundendaten selbst.
6. Schick die Datei als Anhang und behalte die gesendete Mail.
7. Leg XML-Datei und Prüfbericht zusammen ab, mindestens acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres.

Ob ein Auftraggeber als Unternehmer bestellt und ob ein eigenes Datenformat mit einem Kunden trägt, entscheidet der Einzelfall; wenn du unsicher bist, besprich das mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.