Kleinbetragsrechnung: welche Angaben bis 250 Euro reichen, gezeigt an einer Ladenkasse

Eine Kleinbetragsrechnung ist jede Rechnung, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt. Für sie verlangt § 33 UStDV nur vier Angaben: wer geliefert oder geleistet hat, mit Name und Anschrift, das Ausstellungsdatum, was in welcher Menge, und den Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Name des Käufers, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen, der Beleg trägt trotzdem den Vorsteuerabzug. Ein Kassenbon ist oft genau so eine Rechnung.

Was bis 250 Euro auf dem Beleg stehen muss und was darüber dazukommt

Neben eine gewöhnliche Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG gestellt:

Was jede Zeile der rechten Spalte verlangt, steht in der Checkliste der Pflichtangaben. Dass Nummer und Aufbewahrungshinweis bei Kleinbeträgen entfallen, bestätigt auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.5 Abs. 14 und 23).

An der Kasse hängt es an zwei Punkten. Der Steuersatz muss als Satz dastehen, weil § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV genau ihn verlangt; ein Aufdruck wie „inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer“ nennt ihn nicht. Und bei gemischten Einkäufen braucht jeder Steuersatz seine eigene Summe, bei Tulpen und Vase also zwei (Abschnitt 14.6 Abs. 1 UStAE).

Als Kleinunternehmer darfst du ebenfalls Kleinbetragsrechnungen ausstellen. Wo sonst der Steuersatz steht, trägt dann auch der kleinste Bon den Hinweis auf deine Befreiung als Kleinunternehmer (§ 34a Satz 2 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE).

250 Euro brutto: welcher Betrag zählt

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, also Entgelt und Umsatzsteuer zusammen. Genau 250,00 Euro sind noch ein Kleinbetrag, 250,10 Euro nicht mehr, auch wenn der Nettobetrag darunter liegt. Stand September 2026 steht in § 33 UStDV weiterhin diese Grenze.

Stehen mehrere Posten auf einem Beleg, entscheidet ihre Summe, nicht der einzelne Artikel. Für die E-Rechnungspflicht sagt der Erlass ausdrücklich, dass auch steuerfreie oder nicht steuerbare Posten derselben Rechnung mitzählen (Abschnitt 14.6 Abs. 4 Sätze 5 und 6 UStAE).

Bleibt die Frage, ob ein Einkauf über 250 Euro auf zwei Bons verteilt werden darf, wie es im Beispiel unten ein Architekturbüro vorschlägt. Weder § 33 UStDV noch Abschnitt 14.6 UStAE regeln das. Beide fragen nur nach dem Gesamtbetrag der jeweiligen Rechnung und sagen nicht, ob das Finanzamt zwei Belege über einen Einkauf als zwei Kleinbetragsrechnungen gelten lässt. Wer Einkäufe gezielt so zerlegen will, bespricht das besser vorab in einer Kanzlei. Einfacher ist die vollständige Rechnung, wie im Beispiel unten.

Vorsteuer aus der Kleinbetragsrechnung herausrechnen

Aus einer Kleinbetragsrechnung ziehst du die Vorsteuer, indem du den Bruttobetrag selbst in Entgelt und Steuer aufteilst (§ 35 Abs. 1 UStDV). Der Erlass nennt dafür eine Formel: Rechnungspreis mal Steuersatz, geteilt durch 100 plus Steuersatz (Abschnitt 15.4 Abs. 2 UStAE). Bei 19 Prozent ergibt das 19/119 des Bruttobetrags, bei 7 Prozent 7/107. Welche Bedingungen sonst noch erfüllt sein müssen, steht bei den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs.

Rechnen musst du dabei nicht Bon für Bon. Der Erlass lässt dich die Kleinbetragsrechnungen eines Voranmeldungszeitraums je Steuersatz addieren und die Vorsteuer aus der Summe ziehen (Abschnitt 15.4 Abs. 1 UStAE). Pauline führt in Erfurt einen Blumenladen und gibt ihre Voranmeldung monatlich ab. Für den eigenen Betrieb hat sie im September 2026 vier Bons gesammelt:

Die drei Bons mit 19 Prozent ergeben 23,80 + 71,40 + 11,90 = 107,10 €, darin stecken 107,10 × 19 ÷ 119 = 17,10 € Vorsteuer. Beim Schnittgrün sind es 32,10 × 7 ÷ 107 = 2,10 €. Für September zieht Pauline aus Bons 17,10 + 2,10 = 19,20 € ab und hat dafür zweimal gerechnet statt viermal.

Kassenbon und TSE: was die Kasse ohnehin druckt

Wer mit einer elektronischen Kasse verkauft, muss zu jedem Verkauf einen Beleg ausgeben (§ 146a Abs. 2 AO); befreien kann davon nur das Finanzamt, auf Antrag und im Einzelfall. Den Mindestinhalt legt § 6 KassenSichV fest, und vier Punkte darin decken sich mit § 33 UStDV: Name und Anschrift des Unternehmers, das Datum, Menge und Art der Ware, Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz. Hinzu kommen technische Angaben wie die Transaktionsnummer, die Seriennummern von Kasse und TSE und der Signaturzähler. Druckt die Kasse diese Angaben lesbar auf den Bon, ist er bis 250 Euro zugleich eine Kleinbetragsrechnung.

Über 250 Euro genügt ein gewöhnlicher Bon als Rechnung nicht. Die Belegpflicht lässt die umsatzsteuerlichen Vorschriften für Rechnungen unberührt, hält der Anwendungserlass zur AO fest (AEAO zu § 146a Nr. 2.4.3). Kauft ein Unternehmen für seinen Betrieb bei dir, musst du ihm innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Bis 250 Euro erfüllt das der Bon, darüber brauchst du alle Angaben aus der Tabelle oben. Kassierst du mit offener Ladenkasse ohne elektronisches System, entfällt die Belegausgabepflicht, die Rechnungspflicht gegenüber Unternehmen aber nicht. Bis 250 Euro erfüllt sie dann eine handgeschriebene Quittung mit den vier Angaben. Wie du Bareinnahmen in diesem Fall aufzeichnest, erklärt der Beitrag Kassenbuch führen.

Der Steuersatz auf dem Bon wirkt wie ein Steuerbetrag

Auf einer Kleinbetragsrechnung hat der angegebene Steuersatz die Wirkung eines gesondert ausgewiesenen Steuerbetrags (Abschnitt 14c.2 Abs. 1 UStAE). Eine falsch eingerichtete Warengruppe hat deshalb steuerliche Folgen.

Ist der Satz zu hoch, etwa 19 statt 7 Prozent auf frische Tulpen, schuldest du den Mehrbetrag so lange, bis du den Beleg deinem Kunden gegenüber korrigiert hast (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Für Bons an Privatleute entsteht er nicht. Das musst du aber plausibel darlegen können, und schätzen lässt der Erlass den Anteil dieser Bons nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE).

Ist der Satz zu niedrig, schuldest du trotzdem die gesetzliche Steuer, herausgerechnet aus dem Bruttobetrag (Abschnitt 14c.1 Abs. 9 UStAE).

Wo die Erleichterung nicht gilt

§ 33 Satz 3 UStDV nimmt drei Fälle aus. Rechnest du über sie ab, gilt die Erleichterung auch bei 30 Euro nicht:

Für Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland, die dort die Steuer schulden, verlangt § 14a Abs. 1 UStG den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und beide USt-IdNrn. Eine Ausnahme für kleine Beträge enthält die Vorschrift nicht.

E-Rechnung: Kleinbeträge dürfen auf Papier bleiben

Zwischen Unternehmen im Inland wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht. Kleinbetragsrechnungen nimmt § 33 Satz 4 UStDV davon aus: Sie dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, zum Beispiel als PDF (Abschnitt 14.6 Abs. 4 UStAE). Willst du einem Geschäftskunden im Inland auch einen Bon über 20 Euro als E-Rechnung schicken, brauchst du sein Einverständnis nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).

Für einen Laden heißt das: Am Bon ändert sich nichts. Das Format zählt erst bei Rechnungen über 250 Euro an Unternehmen im Inland. Was du 2026 lieferst, darfst du noch auf Papier abrechnen oder, wenn der Kunde einverstanden ist, per PDF, sofern die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 rausgeht. Für Lieferungen aus 2027 bleibt dieser Weg nur offen, solange dein Gesamtumsatz 2026 die 800.000 Euro nicht übersteigt, für Lieferungen ab 2028 gar nicht mehr (§ 27 Abs. 38 UStG, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Was alles in die 800.000 Euro zählt und wo die Übergangsregel eine Lücke lässt, zeigt der Beitrag E-Rechnung Pflicht ab wann.

Ein Freitag an Paulines Kasse

Kasse, Vorlage, Voranmeldung: fünf Schritte für Belege bis 250 Euro

1. Druck einen Testbon und prüf ihn gegen § 33 UStDV: Name und Anschrift des Geschäfts, Datum, Artikel mit Menge, eine Summe je Steuersatz mit dem Satz daneben.
2. Prüf jede Warengruppe deiner Kasse gegen Anlage 2 zum UStG. Im Blumenladen stehen frische Schnittblumen und lebende Pflanzen dort, Trockenblumen, Vasen und Kerzen nicht.
3. Leg für Geschäftskunden über 250 Euro eine Rechnungsvorlage an, in der Kasse oder im Rechnungsprogramm: Käufer, Nummer, Steuernummer, Liefertag, Netto und Steuer je Satz. Ohne Rechnungsprogramm geht das auch im kostenlosen Rechnungsgenerator.
4. Sammle deine eigenen Bons je Voranmeldungszeitraum, bilde eine Summe je Steuersatz und rechne 19/119 oder 7/107 heraus. Sortiert enno nachts deine Bank und Belege, gleicht es dabei auch Buchungen mit Belegen ab; ob der Steuersatz auf dem einzelnen Bon stimmt, prüfst du selbst.
5. Rechne Anfang 2027 deinen Gesamtumsatz 2026 aus. Liegt er über 800.000 Euro, bekommen Geschäftskunden im Inland über 250 Euro schon für Leistungen ab 2027 eine E-Rechnung, sonst ab 2028.

Verschickst du Ware ins EU-Ausland oder rechnest du Leistungen ab, für die dein Kunde die Steuer schuldet, passt die Vorlage aus Schritt 3 nicht ohne Weiteres. Lass sie für diese Fälle einmal von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater durchsehen.