Gutschriftsverfahren: wenn dein Kunde die Rechnung schreibt und was du prüfst

Im Gutschriftsverfahren schreibst du keine Rechnung. Dein Auftraggeber rechnet über deine Leistung ab, mit allen Rechnungsangaben und dem Wort „Gutschrift“, und dieses Dokument zählt umsatzsteuerlich als deine Ausgangsrechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Das geht nur, wenn ihr es vor der Abrechnung vereinbart habt. Prüfen musst du trotzdem, denn eine fehlerhafte Gutschrift kann dich Umsatzsteuer kosten, obwohl sie nicht von dir stammt.

Wer so abrechnen darf und was vorher feststehen muss

Ausstellen darf eine Gutschrift nur ein Kunde, der deine Leistung als Unternehmer für sein Unternehmen bezieht, oder eine juristische Person, auch wenn sie kein Unternehmer ist, etwa ein eingetragener Verein. Er kann auch einen Dienstleister beauftragen, der in seinem Namen abrechnet (§ 14 Abs. 2 Sätze 5 und 7 UStG). Privatleute scheiden als Aussteller aus.

Wer von euch beiden abrechnet, legt ihr frei fest. Die Absprache braucht keine Form, sie darf mündlich sein oder sich aus Vertrag und Geschäftsunterlagen ergeben, nur muss sie vor der Abrechnung stehen. Ausstellen muss dein Kunde die Gutschrift binnen sechs Monaten nach der Leistung (Abschnitt 14.3 Abs. 2 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE). Kommt sie ohne dein Einverständnis, hat er daraus keine Vorsteuer (Abschnitt 15.2a Abs. 10 UStAE), und deine eigene Rechnungspflicht besteht weiter.

Für Handelsvertreter liegt das Verfahren nahe. Der Unternehmer, für den sie vermitteln, muss ohnehin monatlich über die Provision abrechnen, höchstens für drei Monate zusammen und spätestens bis zum Ende des Folgemonats (§ 87c Abs. 1 HGB). Steht im Vertrag, dass diese Abrechnung als Gutschrift dient, und enthält sie alle Rechnungsangaben, erledigt ein Papier beides. Außerdem darfst du bei jeder Abrechnung einen Buchauszug über alle provisionspflichtigen Geschäfte verlangen, und kein Vertrag kann dir das nehmen (§ 87c Abs. 2 und 5 HGB). Auch Plattformen können so abrechnen; ob ihre Auszahlungsübersicht eine Gutschrift ist, entscheiden Absprache und Kennzeichnung.

Gekennzeichnet wird mit dem Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Anerkannt werden können auch die Begriffe anderer EU-Amtssprachen wie „Self-billing“, andere Wörter erfüllen die Pflicht nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE).

Wessen Daten auf die Gutschrift gehören

Eine Gutschrift braucht dieselben Angaben wie deine eigene Rechnung; die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten vollständig. Nur sind Aussteller und leistender Unternehmer hier verschiedene Firmen:

Steuernummer und Nummer regelt Abschnitt 14.5 Abs. 5 und 13 UStAE. Weil die Nummer vom Aussteller stammt, reißt sie in deiner eigenen Folge keine Lücke.

Stellt dir dein Auftraggeber im selben Schreiben eigene Leistungen in Rechnung, etwa eine Portalgebühr, muss klar sein, welcher Teil Gutschrift ist und worüber jeder Teil abrechnet. Saldieren oder verrechnen darf er beide Seiten im Dokument nicht, und passen sie technisch nicht in eine E-Rechnung, braucht es zwei (Abschnitt 14.3 Abs. 2 UStAE).

Prüfen musst du die Gutschrift selbst: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren, etwa der Abgleich mit Vertrag, Aufträgen und Zahlungseingang, liegt bei dir als Empfänger (Abschnitt 14.4 Abs. 6 und 10 UStAE). Aufbewahren musst du sie acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

Nicht jede „Gutschrift“ ist eine

Im Alltag steht das Wort auch über Belegen, die einen Preis mindern oder eine Rechnung aufheben. Solche Stornierungen und Korrekturen schließt Abschnitt 14.3 Abs. 2 Satz 5 UStAE aus, und die Überschrift allein löst keine Steuer nach § 14c UStG aus (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 UStAE). Schief geht es eher beim Buchen: Wer nach dem Titel sortiert, bucht leicht auf die falsche Seite.

Widersprechen: was das auslöst

Widersprichst du als Empfänger, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Eine Form ist nicht vorgeschrieben, es reicht eine wirksame Willenserklärung, die beim Aussteller ankommt (Abschnitt 14.3 Abs. 4 UStAE). Nenn Nummer und Datum der Gutschrift und sichere dir einen Zugangsbeleg.

Vorher solltest du wissen:

• Der Widerspruch wirkt nicht zurück. Er zählt für den Besteuerungszeitraum, in dem du ihn erklärst, auch bei der Vorsteuer deines Auftraggebers (Abschnitte 14.3 Abs. 4 und 15.2a Abs. 11 UStAE). Ausgenommen ist nur der unverzügliche Widerspruch gegen eine Gutschrift über eine Leistung, die es nie gab. Eine Frist für den Widerspruch gibt es grundsätzlich nicht.
• Er trifft auch eine richtige Gutschrift, und dein Auftraggeber verliert die Vorsteuer.
• Danach fehlt eine Rechnung über deine Leistung. Vereinbart gleich, wer die neue ausstellt.

Fehlt dagegen nur deine Steuernummer, brauchst du keinen Widerspruch und schuldest nicht mehr Steuer, denn § 14c UStG hängt am ausgewiesenen Betrag. Für die Vorsteuer deines Auftraggebers muss die Rechnung aber vollständig sein (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Berichtigen kann nur er als Aussteller (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE), mit einem Dokument, das spezifisch auf die Gutschrift verweist (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Als Kleinunternehmer: widersprechen oder zahlen

Seit 2025 sind deine Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Steht auf einer Gutschrift trotzdem Umsatzsteuer, ist das ein zu hoher Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG, und du schuldest den Betrag, solange du nicht widersprichst (Abschnitt 14c.1 Abs. 2 und 3 UStAE). Abziehen kann dein Auftraggeber ihn nicht (Abschnitt 15.2a Abs. 9 UStAE). Was so ein Betrag kostet und wie du ihn meldest, erklärt Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen.

Auch Gutschriften werden zur E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmern gilt für Gutschriften entsprechend (Abschnitt 14.3 Abs. 1 UStAE). In der Übergangszeit heißt das:

• Leistungen aus 2025 und 2026 darf dein Auftraggeber bis Ende 2026 auf Papier abrechnen oder, mit deinem Einverständnis, etwa als PDF (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Für Leistungen aus 2027 geht das bis Ende 2027 weiter, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (Nr. 2). Maßgeblich ist bei der Gutschrift der Umsatz ihres Ausstellers, also deines Auftraggebers (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 64).

Bist du Kleinunternehmer, dürfen Gutschriften über deine steuerfreien Umsätze immer auf Papier oder, mit deinem Einverständnis, als PDF kommen (§ 34a UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen seit 2025 trotzdem (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE); wie das praktisch läuft, zeigt E-Rechnung empfangen.

Valentins Provisionsgutschrift für August

Von der Absprache bis zur abgelegten Gutschrift

1. Halte die Absprache schriftlich fest und gib deinem Auftraggeber Steuernummer oder USt-IdNr. und deinen Status, regelbesteuert oder Kleinunternehmer.
2. Prüf jede Gutschrift auf das Wort „Gutschrift“, deine Daten, Leistung, Zeitraum und Steuersatz, getrennt stehende Gebühren und die Beträge laut deinen Unterlagen. Bist du Handelsvertreter und stimmt die Provision nicht, verlang den Buchauszug.
3. Fehlt eine Angabe, bitte um Berichtigung. Ist zu viel Steuer ausgewiesen oder eine Leistung abgerechnet, die du nie erbracht hast, widersprich schriftlich und sofort. Geht es um § 14c Abs. 2, hol dir zusätzlich Rat bei einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater, ohne den Widerspruch dafür aufzuschieben.
4. Leg die Gutschrift acht Jahre bei den Ausgangsbelegen ab, melde die Steuer daraus in deiner Voranmeldung und frag deinen Auftraggeber, ob seine Gutschriften ab 2027 als E-Rechnung kommen.