Rechnung schreiben: Frist, Format und Steuersatz für deine ersten Rechnungen

Eine Rechnung schreibst du am besten in der Woche, in der der Auftrag fertig ist. Ist dein Kunde ein Unternehmen in Deutschland, hast du dafür höchstens sechs Monate, bei einem Geschäftskunden im EU-Ausland nur bis zum 15. des Folgemonats. Vorher klärst du drei Fragen, die dir keine Vorlage beantwortet: wer dein Kunde ist, in welchem Format die Rechnung rausgehen darf und welcher Steuersatz gilt. Danach kommen Nummer, Beträge, Zahlungsziel und Versand, und am Ende legst du ein unverändertes Doppel ab, das du acht Jahre behältst.

Wann du eine Rechnung schreiben musst und wann du nur darfst

Eine Rechnung ausstellen darfst du für jeden Auftrag. Verpflichtet bist du nach § 14 Abs. 2 UStG in drei Fällen, und dann innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Ausgenommen sind Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Sitzt der Geschäftskunde in einem anderen EU-Land, ist die Frist für die meisten Dienstleistungen kürzer: bis zum 15. des Monats, der auf die Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Die Umsatzsteuer schuldet dann in der Regel dein Kunde. Was deshalb auf dem Blatt anders aussieht, zeigt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Die sechs Monate stammen aus dem Steuerrecht, mit deinem Anspruch auf Bezahlung haben sie nichts zu tun. Wer eine Pflichtrechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder zu spät ausstellt, dem droht ein Bußgeld von höchstens 5.000 Euro (§ 26a UStG). Dein Anspruch verjährt nach drei Jahren, und die Uhr läuft erst ab Ablauf des Jahres, in dem die Forderung entstand (§§ 195, 199 BGB).

Liegenlassen spart dir auch keine Steuer. Versteuerst du nach vereinbarten Entgelten, dem gesetzlichen Normalfall, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du geleistet hast, ob die Rechnung schon draußen ist oder nicht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Nur wer auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten versteuert, schuldet sie erst für den Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs (§ 20 UStG).

Bei langen Aufträgen musst du nicht bis zum Schluss warten. Eine Anzahlung darfst du vorab abrechnen. Hast du darüber eine Rechnung geschrieben, ziehst du den Betrag samt Steuer in der Endrechnung wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Papier, PDF oder E-Rechnung: was 2026 und 2027 erlaubt ist

Für Rechnungen an Unternehmen im Inland verlangt § 14 UStG grundsätzlich eine E-Rechnung. Das ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder, unter bestimmten Voraussetzungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Das PDF aus deinem Schreibprogramm zählt als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG lassen es noch eine Weile zu:

Das Einverständnis braucht keine Form. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt es, dass dein Kunde deine PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt. Eine E-Rechnung an ein Unternehmen im Inland darfst du dagegen schicken, ohne vorher zu fragen (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE).

Der Zeitplan hat eine Lücke, die gerade im Herbst 2026 zählt: Eine Leistung aus 2026, die du erst im Januar 2027 abrechnest, fällt unter keine der beiden Übergangsregeln. Nach dem Gesetzestext braucht sie dann eine E-Rechnung, auch bei kleinem Umsatz, es sei denn, eine der Ausnahmen aus der letzten Tabellenzeile greift. Wie du die 800.000 Euro berechnest und welche Kunden betroffen sind, steht im Beitrag ab wann die E-Rechnung Pflicht ist.

Rechnungsnummer und Steuersatz festlegen

Was auf jede Rechnung gehört, steht in der Checkliste der Pflichtangaben. Ohne eigene Vorlage kannst du die Rechnung auch im kostenlosen Rechnungsgenerator ausfüllen; er gibt die Datei erst frei, wenn alle Pflichtangaben stimmen.

Die Rechnungsnummer vergibst du genau einmal. Ziffern und Buchstaben darfst du mischen, mehrere getrennte Nummernfolgen führen, und eine Lücke schadet nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11 UStAE). Ein Schema wie 2026-001 reicht für den Anfang. Bist du Kleinunternehmer, verlangt § 34a UStDV weder Nummer noch Leistungsdatum, dafür den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine Nummer hilft dir trotzdem, jede Rechnung später wiederzufinden.

Beim Steuersatz ist 19 Prozent die Regel (§ 12 Abs. 1 UStG). 7 Prozent gelten nur für das, was § 12 Abs. 2 UStG aufzählt. Viele Freiberufler betrifft Nr. 7 Buchst. c: die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten aus dem Urheberrechtsgesetz. Wer einem Verlag vertraglich erlaubt, seine Zeichnungen oder Gemälde in Büchern, auf Kalendern oder Postkarten zu vervielfältigen und zu verbreiten, räumt solche Rechte ein (Abschnitt 12.7 Abs. 16 UStAE). Ähnlich liegt es bei Texten, Fotos und Übersetzungen, die dein Kunde veröffentlichen darf.

Es kommt darauf an, was ihr vereinbart habt und wofür der Kunde zahlt. Das Wort „Nutzungsrechte“ auf der Rechnung macht allein noch keine ermäßigte Leistung daraus (Abschnitt 12.7 Abs. 1 UStAE). Für Autorinnen und Autoren, die gegen Honorar eines Verlags oder einer Buchhandlung ihre Bücher signieren, nennt der Anwendungserlass ausdrücklich den allgemeinen Satz (Abschnitt 12.7 Abs. 8 UStAE). Ob dein Auftrag unter die 7 Prozent fällt, klärst du im Zweifel vor der ersten Rechnung mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Eine Rechnung mit zwei Steuersätzen, Posten für Posten

Zahlungsziel: was die Frist auf dem Blatt bewirkt

Ohne Absprache ist deine Forderung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Das Zahlungsziel unter dem Summenblock ist deshalb zuerst eine Bitte. Für sich allein bringt es den Kunden in der Regel nicht in Verzug. Der Bundesgerichtshof lässt ein Zahlungsziel, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, dafür regelmäßig nicht genügen (Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07).

Im Alltag kommt dein Kunde auf einem von drei Wegen in Verzug:

1. Der Vertrag nennt ein Datum oder eine angemessene Frist, die ab einem Ereignis wie dem Rechnungseingang läuft und sich nach dem Kalender berechnen lässt. Dann braucht es keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB).
2. Du mahnst, nachdem die Forderung fällig ist (§ 286 Abs. 1 BGB).
3. Er zahlt nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.

In die Vorlage für Privatkunden gehört deshalb ein eigener Satz, zum Beispiel: „Zahlen Sie diese Rechnung später als 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, geraten Sie ohne Mahnung in Verzug.“ Gib ihm einen Rahmen oder setz ihn fett, damit er sich vom übrigen Text abhebt. Was ab dem Verzugstag gilt, von den Zinsen bis zum Mahnbescheid, erklärt der Beitrag Rechnung nicht bezahlt: was tun.

Versenden und das Doppel ablegen

Dein Doppel ist genau das, was beim Kunden angekommen ist, beim PDF also diese Datei. Aufbewahrt wird eine Rechnung grundsätzlich in dem Format, in dem sie verschickt wurde, und nachträglich ändern darfst du sie nicht (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 und 5 UStAE). Bei einer E-Rechnung ist das die strukturierte Datei in ihrer ursprünglichen Form, nicht nur eine Ansicht davon.

Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine Rechnung vom September 2026 bewahrst du also mindestens bis zum 31. Dezember 2034 auf, länger, solange sie für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO).

Beim nächtlichen Sortieren von Bank und Belegen stellt enno jeden Zahlungseingang neben die Rechnung, zu der er gehört. Ob Betrag und Frist stimmen, prüfst du selbst.

Von der fertigen Arbeit bis zum Ordner: die erste Rechnung in sieben Schritten

1. Klär, ob dein Kunde für ein Unternehmen bestellt. Wenn ja, hast du ab dem Tag der Leistung sechs Monate Zeit, bei Kunden im EU-Ausland nur bis zum 15. des Folgemonats. Rechne trotzdem ab, solange der Auftrag frisch ist.
2. Wähl das Format: Leistungen aus 2026 an Unternehmen gehen bis 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Einverständnis, als PDF raus. Rechnest du sie erst 2027 ab, verlangt der Gesetzestext eine E-Rechnung, außer bei Kleinbeträgen bis 250 Euro oder als Kleinunternehmer.
3. Nimm die nächste freie Nummer aus deiner Nummernfolge.
4. Prüf für jede Position den Steuersatz. Stehen 7 und 19 Prozent auf einem Blatt, weist du Entgelt und Steuer je Satz getrennt aus.
5. Rechne nach: netto je Satz, Steuer je Satz, dann die Summen.
6. Schreib ein Zahlungsdatum darunter, bei Privatkunden zusätzlich den Hinweis auf die 30 Tage. Soll ein Termin ohne Mahnung wirken, vereinbarst du ihn vorher im Vertrag.
7. Verschick die Rechnung, speicher genau diese Datei als Doppel und hak die Zahlung ab, sobald sie eingeht.