Anzahlungsrechnung: Pflichtangaben, Umsatzsteuer und was die Schlussrechnung abzieht

Eine Anzahlungsrechnung ist eine gewöhnliche Rechnung mit allen Pflichtangaben, aus der zusätzlich hervorgeht, dass die Leistung noch aussteht. Die Umsatzsteuer darauf schuldest du für den Monat oder das Quartal, in dem das Geld bei dir eingeht, nicht erst, wenn du fertig bist. In der Schlussrechnung ziehst du jede bezahlte Anzahlung mit ihrer Steuer wieder ab, oder du rechnest nur noch den Rest ab. Für Abschlagsrechnungen gilt steuerlich dasselbe, obwohl das Zivilrecht Anzahlung und Abschlag auseinanderhält.

Anzahlung, Abschlag, Teilleistung: wo das Steuerrecht die Grenze zieht

Beim Werkvertrag wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Vorher kannst du nach § 632a BGB Abschläge in Höhe des Werts verlangen, den deine vertragsgemäß erbrachte Arbeit schon hat. Eigens angefertigte oder angelieferte Stoffe und Bauteile zählen mit, wenn dein Kunde daran Eigentum oder eine Sicherheit bekommt. Geld, bevor du überhaupt etwas geleistet hast, gibt keine der beiden Vorschriften her. Eine Anzahlung schreibst du deshalb am besten in den Auftrag.

Steuerlich werden Anzahlungen, Abschlags- und Vorauszahlungen gleich behandelt, solange die bezahlte Leistung nicht ausgeführt ist (Abschnitt 13.5 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE). Anders nur bei echten Teilleistungen mit eigenem, vereinbartem Entgelt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG). Gestützt auf ein BFH-Urteil von 2022 verlangt die Finanzverwaltung dafür zusätzlich eine Leistung mit kontinuierlichem oder wiederkehrendem Charakter; eine einmalige Leistung gegen Raten genügt nicht (Abschnitt 13.4 UStAE).

Die Umsatzsteuer kommt mit dem Geld, nicht mit der Rechnung

Versteuerst du nach vereinbarten Entgelten, entsteht die Steuer normalerweise mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du leistest (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Für Geld, das vorher kommt, zieht Satz 4 derselben Vorschrift sie vor, auf das Ende des Monats oder Quartals, in dem es eingeht. Voraussetzung: Die künftige Leistung ist schon genau bestimmt (Abschnitt 13.5 Abs. 3 UStAE).

Im Alltag heißt das:

1. Die Anzahlungsrechnung allein löst keine Steuer aus. Du darfst sie mit Steuerausweis schreiben, bevor Geld kommt (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Satz 3 UStAE).
2. Zahlt der Kunde weniger als angefordert, entsteht die Steuer nur auf den gezahlten Teil, ohne dass du die Rechnung berichtigen musst (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Sätze 4 und 5 UStAE).
3. Zahlt er gar nicht, entsteht keine Steuer, auch nicht nach § 14c Abs. 2 UStG wegen des Steuerausweises, selbst wenn der Auftrag danach platzt. Anders nur, wenn die Leistung nie beabsichtigt war (Abschnitt 14.8 Abs. 2 UStAE). Zahlst du eine kassierte Anzahlung zurück, weil du nicht leistest, korrigierst du die Steuer für den Zeitraum der Rückzahlung (Abschnitt 17.1 Abs. 7 UStAE).

Dein Geschäftskunde zieht die Steuer als Vorsteuer ab, sobald er deine Rechnung hat und gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, dort Satz 3; Abschnitt 15.3 Abs. 1 UStAE).

Was auf der Anzahlungsrechnung stehen muss

Nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG gelten für eine Rechnung über eine Anzahlung die Absätze 1 bis 4 sinngemäß, also dieselben Angaben wie in der Checkliste der Pflichtangaben. Vier Felder füllst du anders (Abschnitt 14.8 Abs. 4 und 14.5 Abs. 16 Nr. 5 UStAE):

Außerdem muss erkennbar sein, dass du eine noch nicht erbrachte Leistung abrechnest, auch wenn es gleich der volle Preis ist (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE). Das leisten die Überschrift „Anzahlungsrechnung“ oder „1. Abschlagsrechnung“ und der voraussichtliche Leistungstermin.

Als Gerüst kannst du den folgenden Text übernehmen: Die vier Felder aus der Tabelle stehen darin an ihrem Platz, die übrigen Angaben prüfst du an der Checkliste.

[Dein Name oder Firmenname]
[Deine vollständige Anschrift]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [Nummer]

[Name des Kunden]
[Vollständige Anschrift des Kunden]

Anzahlungsrechnung

Rechnungsnummer: [fortlaufende Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]

Leistung: [die künftige Leistung, so genau beschrieben wie im Auftrag]
Auftrag vom: [Datum des Auftrags]
Zeitpunkt der Leistung: voraussichtlich [Tag oder Kalendermonat, sonst der vereinbarte Zeitraum]
Anzahlung erhalten: [nur wenn schon gezahlt und nicht am Rechnungsdatum: Tag oder Monat]

Angeforderte Anzahlung: [Anteil] % von [Gesamtentgelt netto] €
Entgelt der Anzahlung, netto: [Betrag] €
Umsatzsteuer [Steuersatz] %: [Betrag] €
Zu zahlen: [Betrag] €

Abgerechnet wird eine Anzahlung auf eine noch nicht ausgeführte Leistung.
Die gezahlte Anzahlung wird mit der Schlussrechnung verrechnet.

Anzahlungsrechnung ohne Umsatzsteuer: die drei Fälle, in denen das stimmt

Ohne Steuerausweis ist eine Anzahlungsrechnung richtig,

• wenn du Kleinunternehmer bist. Dann trägt sie den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer und muss auch nach 2027 keine E-Rechnung sein (§ 34a UStDV).
• wenn dein Kunde die Steuer nach § 13b UStG schuldet, etwa ein Bauunternehmer bei einer Bauleistung. Statt der Steuer steht dann „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung (§ 14a Abs. 5 UStG); die Steuer auf die Anzahlung schuldet er für den Zeitraum ihres Eingangs (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG).
• wenn die Leistung voraussichtlich steuerfrei oder nicht steuerbar sein wird (Abschnitt 13.5 Abs. 4 UStAE).

Sonst ändert eine Zahlungsaufforderung ohne Steuer nichts an der Steuer. Sie entsteht mit dem Eingang und steckt im überwiesenen Betrag, denn Entgelt ist, was du erhältst, abzüglich der Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG). Aus 5.950 € werden so 5.000 € Entgelt (5.950 € ÷ 1,19) und 950 € Umsatzsteuer, die du abführst. Dein Kunde kann die 950 € nicht als Vorsteuer abziehen, solange ihm keine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Drei Rechnungen für einen Messestand

Bis zur Schlussrechnung hat enno jede eingegangene Anzahlung nachts mit ihrer Anzahlungsrechnung abgeglichen; welche Beträge die Schlussrechnung absetzt, prüfst du selbst.

Die Schlussrechnung: vier zulässige Formen und ein teurer Fehler

Das Gesetz nennt sie Endrechnung. Hast du über vorab vereinnahmte Teilentgelte Rechnungen ausgestellt, setzt sie diese Beträge und die Steuer darauf ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bei der Form lässt der Anwendungserlass Spielraum (Abschnitt 14.8 Abs. 7, 8 und 11 UStAE):

1. Jede Anzahlung einzeln mit Entgelt und Steuer abziehen, wie Noah, oder bei mehreren nur die Summen.
2. Die Bruttobeträge der Anzahlungen abziehen und die darin enthaltene Steuer zusätzlich angeben.
3. Die Anzahlungen mit Entgelt und Steuer unter dem Gesamtbetrag aufführen statt abziehen, oder in einem Anhang oder einer eigenen Zusammenstellung, auf die die Rechnung ausdrücklich verweist.
4. Nur den offenen Rest abrechnen, als Restrechnung ohne die vorab gezahlten Beträge. Noahs Restrechnung hätte 4.550,00 € Entgelt und 864,50 € Steuer ausgewiesen.

E-Rechnung: was 2027 und 2028 für Anzahlungen gilt

Beim Format gilt dasselbe wie für jede Rechnung (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF an ein Unternehmen im Inland geht für Leistungen aus 2026 bis Ende 2026 und für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027, Letzteres nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 die 800.000-Euro-Grenze nicht überschritten hat (§ 27 Abs. 38 UStG).

Für Aufträge über den Stichtag hinweg sagt das Bundesfinanzministerium:

• Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnungen sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7b).
• Den Abzug der Anzahlungen kann der strukturierte Teil einer E-Rechnung bisher nicht abbilden, das Ministerium legt eine Restrechnung nahe. Zulässig ist auch ein unstrukturierter Anhang mit ausdrücklichem Hinweis im strukturierten Teil, laut FAQ auch nach 2027, nicht aber eine getrennt verschickte Zusammenstellung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 48).

Auf Noah übertragen: Nimmt er denselben Auftrag für eine Messe im Februar 2028 an und lag sein Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 €, darf die Anzahlungsrechnung vom Herbst 2027 mit Zustimmung des Kunden noch ein PDF sein. Abschlags- und Schlussrechnung aus 2028 müssen E-Rechnungen sein, die Schlussrechnung am einfachsten als Restrechnung.

Vom Auftrag bis zur letzten Zahlung: sechs Schritte ohne doppelte Steuer

1. Schreib Anzahlung, Zahlungsplan und voraussichtlichen Übergabetermin in den Auftrag.
2. Stell jede Anzahlungs- und Abschlagsrechnung mit eigener Nummer, voraussichtlichem Leistungszeitpunkt und der Steuer auf den angeforderten Betrag aus. Im kostenlosen Rechnungsgenerator ist die Anzahlung eine eigene Rechnungsart, die nach dem voraussichtlichen Leistungszeitpunkt fragt.
3. Melde die Steuer im Monat oder Quartal des Geldeingangs an, nur auf den gezahlten Betrag.
4. Führ je Auftrag eine Liste mit Rechnungsnummer, Eingangstag, Entgelt und Steuer jeder Anzahlung.
5. Zieh in der Schlussrechnung jede bezahlte Anzahlung samt Steuer ab oder schreib eine Restrechnung. Im Zeitraum der Leistung meldest du nur noch die Steuer auf den Rest.
6. Reicht ein Auftrag in dein erstes Jahr mit E-Rechnungspflicht, prüf vorher, ob dein Rechnungsprogramm Restrechnungen oder Endrechnungen mit Anhang als E-Rechnung ausgibt.

Ob dein Vertrag echte Teilleistungen vereinbart oder nur Raten auf eine Gesamtleistung, hängt an seinem Wortlaut. Zeig ihn im Zweifel vor der ersten Teilrechnung einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.