Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung: welche Formulierung seit 2025 passt

Bist du Kleinunternehmer, gehört auf jede Rechnung über deine steuerfreien Umsätze ein Satz, der sagt: Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. So verlangt es seit dem 1. Januar 2025 § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV, und dem Wortlaut folgt zum Beispiel „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Die Finanzverwaltung lässt auch das kurze „steuerfreier Kleinunternehmer“ gelten. Die Zeile aus vielen älteren Vorlagen, „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“, stammt aus der Zeit vor 2025, und ob sie den neuen Hinweis erfüllt, beantworten weder die Verordnung noch der Anwendungserlass.

Zwei Bausteine, die der Satz braucht

Die Vorschrift verlangt den Betrag in einer Summe „mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt“. Zerlegt ergibt das zwei Bausteine:

1. Deine Leistung ist von der Steuer befreit.
2. Es ist die Befreiung für Kleinunternehmer. Andere gibt es auch, etwa für Heilbehandlungen einer Physiotherapeutin (§ 4 Nr. 14 UStG).

Wie wörtlich du das schreiben musst, beantwortet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE (Abschnitt 14.7a Abs. 1, Stand 2. Juni 2026): Umgangssprache reicht, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet. Das Beispiel, das die Verwaltung dort selbst gibt, „steuerfreier Kleinunternehmer“, kommt ohne Paragrafen aus. Pflicht ist die Nummer also nicht. Sie nimmt aber jedem Leser die Frage ab, welche Befreiung gemeint ist.

Einen festen Platz schreibt § 34a nicht vor. Weil die Vorschrift den Hinweis an die Summe koppelt, liest man ihn am leichtesten direkt darunter. Auch eine Quittung bis 250 € braucht ihn (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE). Die übrigen Angaben listet der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Acht Formulierungen im Vergleich

Woher der alte Satz kommt

Bis Ende 2024 waren Kleinunternehmer nicht von der Steuer befreit. Die Umsatzsteuer wurde bei ihnen nur nicht erhoben, und der zuständige Abschnitt im Anwendungserlass trug genau diese Überschrift: „Nichterhebung der Steuer“. Dazu passte „wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze steuerfrei, und erst seitdem gibt es die vereinfachte Kleinunternehmer-Rechnung nach § 34a UStDV mit ihrem Wortlaut (BMF-Schreiben vom 18. März 2025, Rn. 1 und 3).

Falsch ist deine alte Vorlage deshalb nicht automatisch. Der Satz nennt den richtigen Paragrafen, und § 19 UStG ist heute die Befreiung. Er beschreibt aber nur, was auf der Rechnung fehlt, nicht, dass die Leistung befreit ist. Ob der Paragraf allein die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet, entscheiden weder § 34a UStDV noch der Anwendungserlass oder das BMF-Schreiben; das einzige Beispiel der Verwaltung enthält das Wort „steuerfrei“. Wer die Frage nicht offen lassen will, tauscht die Zeile, das dauert zwei Minuten.

An Rechnungen über Leistungen bis Ende 2024 änderst du nichts, das BMF-Schreiben gilt erst für Umsätze ab 2025 (Rn. 9). Was deine alte Vorlage sonst enthält, darf bleiben: Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE), und weil die Vorschrift nur Mindestangaben aufzählt, stören sie auch nicht. Nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist die Nummer ohnehin Pflicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).

Hinweis vergessen: was das kostet und was nicht

Die Befreiung selbst hängt nicht an diesem Satz. § 19 Abs. 1 UStG knüpft sie an deinen Gesamtumsatz, nicht an die Rechnung: höchstens 25.000 € im Vorjahr und nicht mehr als 100.000 € im laufenden Jahr. Eine gewöhnliche Rechnung ohne Hinweis kostet dich deshalb keine Umsatzsteuer. Sie ist nur unvollständig. Eine Ausnahme nennt der Anwendungserlass für Fahrausweise, etwa im Taxi: Fehlt dort der Hinweis, gilt der ermäßigte Steuersatz als ausgewiesen, mit den Folgen eines Steuerausweises (Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE).

Stornieren musst du dafür nichts. Du schickst ein kurzes Schreiben, das die alte Rechnung eindeutig benennt, etwa über Nummer und Datum, und nur die fehlende Angabe nachreicht (§ 31 Abs. 5 UStDV, den § 34a Satz 3 UStDV für Kleinunternehmer übernimmt). Hätte Ruben im Juni eine Rechnung ganz ohne den Satz verschickt, reichte: „Ergänzung zu Rechnung 2026-017 vom 12. Juni 2026: Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Ein Bußgeld sieht § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG für Pflichtrechnungen vor, die gar nicht oder zu spät kommen; eine fehlende Angabe nennt die Vorschrift nicht.

Für eine Rechnung, auf der nur der Satz fehlt, kannst du dieses Schreiben als Vorlage nehmen; steht ein Steuerbetrag darauf, reicht es nicht.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

[Name des Kunden]
[Anschrift des Kunden]

[Ort], [Datum]

Ergänzung zu meiner Rechnung [Rechnungsnummer, falls vorhanden] vom [Rechnungsdatum]

Guten Tag [Anrede und Name],

meine Rechnung [Rechnungsnummer, falls vorhanden] vom [Rechnungsdatum] über [Gesamtbetrag] für [Leistung] ergänze ich um folgende Angabe:

Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Alle übrigen Angaben der Rechnung und der Rechnungsbetrag bleiben unverändert.

Viele Grüße
[Dein Name]

Teurer als ein fehlender Hinweis ist ein Steuerbetrag an seiner Stelle. Ging die Rechnung an ein Unternehmen, zahlst du diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG ans Finanzamt, bis eine Berichtigung beim Kunden ist; bei Privatkunden entsteht nach Auffassung der Verwaltung keine Steuer (Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE). Die einzelnen Schritte erklärt der Beitrag Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kunden in anderen EU-Staaten

Ob der Hinweis auf eine Rechnung ins Ausland gehört, entscheidet der Ort deiner Leistung. Steuerfrei nach § 19 kann nur sein, was in Deutschland überhaupt steuerbar ist. Für Ruben sehen drei Fälle so aus:

Der dritte Fall ist der einzige, in dem sich die Rechnung ändert. Die kurze Liste aus § 34a UStDV deckt nur Umsätze ab, die nach § 19 steuerfrei sind, und die Arbeit für Kufstein ist in Deutschland gar nicht steuerbar. Nach dem Wortlaut gelten deshalb § 14a Abs. 1 UStG und daneben § 14 Abs. 4 (Abschnitt 14a.1 Abs. 1 UStAE). Auf die Rechnung kommen dann Rechnungsnummer und Leistungsdatum, die 390,00 € ohne Steuer und der Vermerk. Statt des deutschen Vermerks darf auch „Reverse charge“ dastehen (Abschnitt 14a.1 Abs. 2 und 6 UStAE).

Ausdrücklich entschieden hat die Finanzverwaltung diesen Fall nicht. Der Anwendungserlass sagt nur allgemein, dass Rechnungen von Kleinunternehmern abweichend von §§ 14 und 14a UStG bloß die Angaben aus § 34a UStDV brauchen (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE), und das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 sagt nichts zu Rechnungen über Leistungen, die in einem anderen EU-Staat stattfinden. Für den Vermerk spricht das Gesetz selbst: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt Kleinunternehmer von § 14a Abs. 1 nur bei den USt-IdNrn. beider Seiten aus, die du deshalb nicht angeben musst. Die Nummer des Verleihs lässt Ruben sich trotzdem geben: Mit ihr darf er in der Regel davon ausgehen, dass ein Unternehmen bestellt hat, sofern er sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigen lässt (Abschnitt 3a.2 Abs. 9 UStAE). Abfragen kann dort nur, wer selbst eine deutsche USt-IdNr. hat; als Kleinunternehmer bekommt Ruben sie auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG). Eine Zusammenfassende Meldung gibt er trotzdem in keinem der drei Fälle ab (§ 18a Abs. 4 UStG). Wie der Kunde auf seiner Seite mit dem Vermerk umgeht, erklärt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

E-Rechnung: keine Pflicht, derselbe Hinweis

Eine E-Rechnung musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen, auch 2027 und 2028 nicht. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt dir für diese Rechnungen dauerhaft Papier oder eine andere Datei. Ein PDF braucht das Einverständnis deines Kunden. Das ist an keine Form gebunden und entsteht auch stillschweigend, etwa wenn er deine PDFs seit Monaten ohne Widerspruch annimmt und bezahlt (Abschnitt 14.1 Abs. 7 und 14.7a Abs. 3 UStAE). Möchtest du einem Unternehmen im Inland lieber eine E-Rechnung schicken, darfst du das ohne seine Zustimmung (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).

Am Hinweis ändert das Format nichts: § 34a UStDV gilt für jede Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze, ob Papier, PDF oder XML. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem; kommen sie per E-Mail, brauchst du dafür kein eigenes Postfach (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Die Ausnahme endet mit der Befreiung: am 1. Januar, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 € lag, sonst schon mit dem Umsatz, der dich im laufenden Jahr über 100.000 € bringt, im Gründungsjahr über 25.000 € (Abschnitt 19.1 Abs. 2 und 3 UStAE). Verzichtest du freiwillig auf die Befreiung (§ 19 Abs. 3 UStG), endet sie ebenso. Von da an steht Umsatzsteuer statt des Hinweises auf dem Blatt, und für Geschäftskunden im Inland gelten die Regeln zur E-Rechnung wie für alle anderen. Was du nach einem solchen Sprung nachholst, erklärt der Beitrag Kleinunternehmerregelung überschritten.

Rechnungsvorlage umstellen: fünf Handgriffe

1. Such in deiner Vorlage oder deinem Rechnungsprogramm die Zeile unter der Summe und ersetze sie durch einen Satz mit „steuerfrei“ und „Kleinunternehmer“, zum Beispiel „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Im kostenlosen Rechnungsgenerator steht ein Hinweis, der Steuerbefreiung, Kleinunternehmer und § 19 nennt, von selbst unter der Summe, sobald du Kleinunternehmer angibst.
2. Prüf den Summenblock: keine Steuerzeile, kein voreingestellter Steuersatz, auch nicht auf Quittungen bis 250 €.
3. Leg für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten eine zweite Vorlage an, wie sie der Wortlaut von § 14a Abs. 1 UStG verlangt: Rechnungsnummer, Leistungsdatum und der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ an der Stelle des Kleinunternehmer-Hinweises.
4. Geh deine Rechnungen an Geschäftskunden seit Januar 2025 durch. Fehlt der Satz ganz, schick eine Ergänzung mit Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Steht ein Steuerbetrag darauf, kümmere dich zuerst um diese Rechnungen.
5. Führ eine laufende Summe deiner Zahlungseingänge, damit du den Umsatz erkennst, ab dem der Hinweis wegfällt.

Ob eine Leistung ins Ausland in Deutschland steuerbar ist, liegt nicht immer so klar wie bei Ruben. Bist du unsicher, frag vor dem Schreiben eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.