Umsatzsteuervoranmeldung mit Schätzung abgeben: was zulässig ist und wie du berichtigst

Du kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung pünktlich mit geschätzten Werten abgeben, wenn am Stichtag noch Belege fehlen. Die Werte müssen aber aus dem stammen, was du über den Monat weißt: Die Abgabenordnung verlangt Angaben, die wahrheitsgemäß sind und deinem besten Wissen und Gewissen entsprechen (§ 150 Abs. 2 AO). Sobald die echten Zahlen stehen, schickst du eine berichtigte Voranmeldung hinterher. Lag deine Schätzung zu niedrig, darfst du damit nicht warten (§ 153 AO). Gibst du gar nichts ab, kann das Finanzamt selbst schätzen.

Was eine Schätzung in der Voranmeldung ausmacht

Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung kennt diese Lage. Bei der Berichtigungspflicht nennt er Steuerpflichtige, die vorläufige Angaben machen, weil der Sachverhalt noch nicht abschließend bekannt ist, sie aber keine Frist versäumen wollen. Vorläufig heißt allerdings nicht beliebig. Wenn das Finanzamt schätzt, muss es alle Umstände berücksichtigen, die für die Schätzung Bedeutung haben (§ 162 Abs. 1 AO). An dieser Messlatte kannst du auch deine eigenen Zahlen prüfen: Jede Zeile bekommt den Wert, den deine Unterlagen am besten tragen, und du notierst, woher er kommt.

Im Normalfall berechnest du die Steuer nach vereinbarten Entgelten (§ 16 Abs. 1 UStG). Die Steuer entsteht dann mit dem Ende des Monats, in dem du gearbeitet hast; so regelt es § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG. Ein Auftrag, für den du die Rechnung noch nicht geschrieben hast, gehört deshalb trotzdem in die Anmeldung. Hat dir das Finanzamt die Istversteuerung erlaubt, zählt erst der Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Dann zeigen Kontoauszug und Kasse, welche Umsätze in den Monat gehören, und auf der Umsatzseite bleibt wenig zu schätzen.

Vorsteuer schätzt du nicht

Abziehen darfst du Vorsteuer nur, wenn du eine ordnungsgemäße Rechnung darüber besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt eine Eingangsrechnung am Stichtag, gibt es also nichts zu schätzen. Ihre Vorsteuer gehört in den Monat oder das Quartal, in dem du Leistung und Rechnung erstmals beide hast (§ 16 Abs. 2 in Verbindung mit § 18 Abs. 1 Satz 3 UStG, Abschnitt 15.2 Abs. 2 UStAE), also in eine spätere Voranmeldung. Anders liegt es bei Rechnungen, die schon im Postfach sind, die du aber noch nicht geprüft hast. Lässt du sie vorerst weg, zahlst du jetzt etwas mehr und holst die Vorsteuer mit der Berichtigung für denselben Monat zurück.

Wo das Schätzen aufhört

Eine Null ist keine Schätzung, wenn du im Monat gearbeitet hast. Auch den Betrag des Vormonats kannst du nur übernehmen, wenn der Monat wirklich ähnlich lief; von einem großen Auftrag, den du kennst, sieht das Finanzamt sonst nichts. Eine geschätzte Voranmeldung überbrückt Tage oder wenige Wochen, sie ersetzt keine Buchhaltung bis zur Jahreserklärung. Zu niedrige Angaben, die jemand bewusst oder leichtfertig macht, können straf- oder bußgeldrechtlich verfolgt werden (§§ 370, 378 AO).

Was der Vordruck zum Offenlegen hergibt

Ein eigenes Feld für Schätzwerte hat der Vordruck 2026 nicht. In Zeile 55 gibt es aber die Kennzahl 500 für ergänzende Angaben. Neben der 1 steht dort: „konnten steuererhebliche Sachverhalte nicht erklärt werden“. Eintragen sollst du in dieser Zeile nur etwas, wenn einer der genannten Fälle vorliegt. Ob eine vorläufige Schätzung dazugehört, sagen weder der Vordruck noch die amtliche Anleitung ausdrücklich. Wer die Schätzung auf diesem Weg offenlegt, erklärt in einer gesonderten Anlage mit der Überschrift „Ergänzende Angaben zur Steueranmeldung“, welche Zahl geschätzt ist und warum. Solche Angaben prüft das Finanzamt gesondert, und laut Vordruck kann das die Bearbeitung verlängern.

Drei Wege am Stichtag

Am Tag der Frist hast du drei Möglichkeiten. Wann genau dieser Tag ist und wie ihn ein Wochenende verschiebt, erklärt der Beitrag zur Frist der Umsatzsteuervoranmeldung.

Mit einer kurzen Verspätung sparst du dir die zweite Anmeldung, riskierst aber einen Zuschlag. Mit der Schätzung hältst du die Frist und hast die Berichtigung noch vor dir. Nachzahlungszinsen kommen auf keinem der drei Wege dazu, denn § 233a AO gilt nicht für Vorauszahlungen (Abs. 1 Satz 2).

Matteo schätzt seinen September

Die Berichtigung: zu niedrig oder zu hoch geschätzt

Berichtigt wird mit einer kompletten zweiten Voranmeldung für denselben Monat: eine 1 in Kennzahl 10 und in jeder anderen Kennzahl der Wert, den die fertigen Zahlen ergeben, nicht bloß die Differenz. Was dabei auf dich zukommt, hängt davon ab, in welche Richtung die Schätzung danebenlag.

Wer wie oben die Umsätze vollständig und die Vorsteuer knapp angesetzt hat, landet oft in der zweiten Zeile: Das zu viel Gezahlte kommt zurück, sobald das Finanzamt zustimmt. In der ersten Zeile zählt Tempo. Unverzüglich bedeutet nach dem Anwendungserlass ohne schuldhaftes Zögern. Braucht die Aufbereitung der Unterlagen Zeit, darf die Berichtigung selbst später folgen; die Anzeige an das Finanzamt kommt dann zuerst, am besten mit einer kurzen Begründung, wie lange du brauchst. Übermittelt deine Kanzlei die Voranmeldungen, bleibt die Pflicht zur Berichtigung trotzdem bei dir. Wie die Korrektur in ELSTER abläuft, zeigt der Beitrag Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren.

Wenn das Finanzamt die Zahlen schätzt

Geht am Stichtag nichts ein, kann das Amt selbst tätig werden: Es setzt die Vorauszahlung per Bescheid fest (§ 167 Abs. 1 AO) und schätzt die Besteuerungsgrundlagen dafür (§ 162 AO). Nach § 164 Abs. 1 Satz 2 AO steht die Festsetzung einer Vorauszahlung immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, eine Änderung kannst du also jederzeit beantragen (§ 164 Abs. 2 AO). Die Grundlage dafür ist deine nachgereichte Voranmeldung, zu der du trotz der Schätzung verpflichtet bleibst (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO).

Bis zur Änderung gilt der geschätzte Betrag. Säumniszuschläge beginnen dann nach Ablauf der Zahlungsfrist aus dem Bescheid, und laut Anwendungserlass verschiebt eine Anmeldung, die erst danach kommt, diesen Beginn nicht mehr. Wie du den Brief liest und welche Fristen er auslöst, erklärt der Beitrag zum Schätzungsbescheid.

Wenn der 10. regelmäßig zu früh kommt

Fehlen dir jeden Monat am Stichtag Belege, machst du mit Schätzen und Berichtigen jede Anmeldung zweimal. Für diesen Fall gibt es die Dauerfristverlängerung: Sie schiebt Abgabe und Zahlung um einen Monat nach hinten (§ 46 UStDV). Der Antrag muss spätestens zu dem Termin übermittelt sein, an dem du die erste verlängerte Voranmeldung ohne Verlängerung abgeben müsstest (§ 48 Abs. 1 UStDV). Quartalszahler zahlen dafür nichts. Monatszahler leisten eine Sondervorauszahlung von einem Elftel ihrer Vorauszahlungen aus dem Vorjahr (§ 47 Abs. 1 UStDV), die in der Regel von der Vorauszahlung für Dezember abgezogen wird (§ 48 Abs. 4 UStDV). Wie Antrag und Sondervorauszahlung im Einzelnen laufen, steht im Beitrag zur Frist.

Die Verlängerung hält nur, solange du verlässlich meldest. Das Finanzamt muss sie widerrufen, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint (§ 46 UStDV); als Beispiel nennt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass Voranmeldungen, die nicht oder nicht rechtzeitig kommen (Abschnitt 18.4 Abs. 1 UStAE).

Vom Schätzwert zur richtigen Zahl: ein offener Monat in sechs Schritten

1. Zwei, drei Tage vor dem Termin klären, was fehlt: Ausgangsrechnungen, erbrachte Leistungen ohne Rechnung, Eingangsrechnungen.
2. Umsätze vollständig ansetzen. Offene Beträge nimmst du aus dem Angebot oder dem Stundenzettel, bei Istversteuerung vom Konto.
3. Vorsteuer nur aus Rechnungen eintragen, die vorliegen und die du geprüft hast.
4. Notieren, welche Zahl geschätzt ist, woraus sie stammt und wann die echte kommt. Wer die Schätzung gleich offenlegen will, kann dafür Kennzahl 500 mit der Anlage nutzen, wie oben beschrieben.
5. Pünktlich übermitteln und den angemeldeten Betrag bis zum Termin zahlen.
6. Sobald die fertigen Zahlen da sind, die berichtigte Anmeldung mit Kennzahl 10 übermitteln und einen Mehrbetrag am selben Tag überweisen. Passiert das öfter, die Dauerfristverlängerung vor dem nächsten Termin beantragen.

Für Schritt 1 hilft ein vorsortierter Monat: Bank und Belege sortiert enno nachts, Buchungen gleicht es mit den Belegen ab, und die UStVA bereitet es mit Quellen vor, damit du sie prüfen und selbst übermitteln kannst. Ob bei dir eine Schätzung oder eine kurze Verspätung besser passt, ist eine Einzelfallfrage für eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.