Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung: die Rechnung nach deinen Kunden

Ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung besser zu dir passt, hängt an zwei Beträgen: was dir Kunden ohne Vorsteuerabzug zahlen und was du selbst mit 19 % Umsatzsteuer einkaufst. Kaufst du netto mehr ein, als du netto an diese Kunden verkaufst, bleibt dir mit Regelbesteuerung mehr Geld, solange dein Preis für sie gleich bleibt. Sonst gewinnt die Kleinunternehmerregelung. Einen Vorsprung der Regelbesteuerung rechnest du gegen den Aufwand, vor allem Voranmeldungen und ab 2028 E-Rechnungen an Firmen. Und wer freiwillig verzichtet, bleibt mindestens fünf Kalenderjahre dabei.

Welche Umsatzgrenzen gelten und wie der Gesamtumsatz gezählt wird, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung. Hier geht es um die Wahl, solange du sie hast.

Drei Kundengruppen statt B2B und B2C

Die Einteilung in Geschäfts- und Privatkunden führt bei dieser Frage in die Irre. Entscheidend ist, ob dein Kunde die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung als Vorsteuer abziehen darf. Eine Firma, deren eigene Umsätze steuerfrei sind, darf das für die Einkäufe dazu in der Regel nicht (§ 15 Abs. 2 UStG). Das betrifft zum Beispiel Arzt- und Physiotherapiepraxen mit ihren Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG), Versicherungsmakler (§ 4 Nr. 11 UStG) und andere Kleinunternehmer. Sie sind Geschäftskunden, gehören bei dieser Frage aber zu den Privatleuten.

Was das bei einer Website für 2.400 € heißt, die du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer berechnest:

Aufträge von Firmen mit Vorsteuerabzug kommen in der Geldrechnung deshalb gar nicht vor, die Steuer läuft bei ihnen nur durch. Was die Regelbesteuerung kostet, steht in der zweiten Zeile. Ob die dritte aufgeht, hängt davon ab, ob Praxen und Privatleute bei dir 19 % mehr zahlen würden.

Die Faustregel: Einkäufe gegen Umsätze ohne Vorsteuerabzug

Die Regelbesteuerung kostet dich 19/119 der Beträge, die Kunden ohne Vorsteuerabzug zahlen, also 15,97 %, solange dein Preis gleich bleibt. Dafür bekommst du die Vorsteuer, 19 % auf alles, was du netto zum Regelsatz einkaufst (§ 15 Abs. 1 UStG). Stellt man beides gegenüber, fallen die 19 % auf beiden Seiten weg, und es bleibt ein Vergleich zweier Nettobeträge.

Addiere für diesen Vergleich nur Einkäufe, bei denen Umsatzsteuer anfällt. Meist steht sie auf der Rechnung. Bei einem Software-Abo aus dem Ausland schuldest du sie oft selbst als Kunde (§ 13b UStG): Als Kleinunternehmer bleibt sie Kosten, mit Regelbesteuerung ziehst du sie nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG als Vorsteuer wieder ab. Die Rechnung eines anderen Kleinunternehmers bringt nichts, ein Versicherungsbeitrag auch nicht (§ 4 Nr. 10 UStG), und Einkäufe zum ermäßigten Satz bringen 7 % statt 19 %.

Die Rechnung vergleicht, was vor Einkommensteuer bleibt. Beide Seiten des Vergleichs mindern deinen Gewinn: Vorsteuer, die du als Kleinunternehmer selbst trägst, zählt bei der Einkommensteuer zu deinen Kosten (§ 9b Abs. 1 EStG), und die Umsatzsteuer in den Preisen fehlt dir als Einnahme. Nach Einkommensteuer ist der Abstand zwischen beiden Wegen deshalb kleiner als hier gerechnet.

Große Anschaffungen und die fünf Jahre Bindung

Am deutlichsten spricht eine große Anschaffung für die Regelbesteuerung. Kaufst du Technik für 6.000 € netto, stecken darin 1.140 € Umsatzsteuer. Die ziehst du als Vorsteuer auf einmal ab, in der Voranmeldung für den Zeitraum, in dem Lieferung und Rechnung vorliegen (§ 15 Abs. 1, § 16 Abs. 2 UStG). Als Kleinunternehmer trägst du die 1.140 € selbst.

Nur lässt sich ein solches Jahr nicht einzeln herausgreifen. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre, gezählt ab dem Jahr, für das du ihn erklärst (§ 19 Abs. 3 UStG, UStAE 19.3 Abs. 3). Danach läuft er weiter, bis du ihn für ein künftiges Jahr widerrufst. Die Erklärung selbst nimmst du nicht zurück, das Gesetz nennt sie „unwiderruflich“ (Stand September 2026). Die Folgejahre bringen meist weniger Vorsteuer, während der Nachteil bei Kunden ohne Vorsteuerabzug bleibt. Die Vorsteuer aus der Anschaffung muss diese Jahre mittragen.

Auch der Zeitpunkt des Kaufs zählt. Vorsteuer gibt es nur für Leistungen, die an dich ausgeführt werden, wenn die Regelbesteuerung schon gilt, egal wann die Rechnung kommt (UStAE 15.1 Abs. 5). Der Verzicht wirkt immer ab dem 1. Januar des Jahres, für das du ihn erklärst, im Gründungsjahr ab dem ersten Tag deiner Tätigkeit. Kaufst du im Dezember einen Rechner und verzichtest erst ab dem folgenden Januar, bekommst du für ihn keine Vorsteuer. Ein späterer Ausgleich über § 15a UStG kommt nur in Frage, wenn auf ihn mehr als 1.000 € Vorsteuer entfielen.

Im Nachhinein hat der Verzicht allerdings einen Haken. Deine Rechnungen aus diesem Jahr zeigen keine Umsatzsteuer, auch die an Firmen. Die Steuer steckt dann in allem, was du eingenommen hast, auch in den Zahlungen der Firmen. Ob Firmenkunden sie gegen eine berichtigte Rechnung nachzahlen, regelt eure Vereinbarung. Wie so eine Berichtigung aussieht, zeigt der Beitrag Kleinunternehmerregelung überschritten.

Was die Regelbesteuerung an Arbeit mitbringt

Wer 2026 gründet und gleich verzichtet, meldet 2026 nach der geschätzten Steuer des Jahres, bis 9.000 € also vierteljährlich. Für das Jahr nach der Gründung sieht das Gesetz Monatsmeldungen vor (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Die Ausnahme davon in Satz 6 reicht nur bis 2026 und ist Stand September 2026 nicht verlängert, auch der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 enthält keine Verlängerung. Wer 2026 gründet, meldet 2027 also nach heutigem Gesetz monatlich. Wer 2027 oder später gründet und verzichtet, meldet im Gründungsjahr und im Jahr darauf monatlich. Von den Voranmeldungen befreit das Finanzamt im Gründungsjahr und im Jahr danach nicht (UStAE 18.7 Abs. 5). Wie eine Meldung abläuft, zeigt der Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Mit Regelbesteuerung entsteht die Steuer außerdem normalerweise mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast, selbst wenn das Geld noch aussteht (§ 13 Abs. 1 UStG). Auf Antrag versteuerst du erst nach Zahlungseingang, etwa bei einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 € im Vorjahr (§ 20 UStG).

Amelies drei Jahre, einmal mit und einmal ohne Verzicht

Vor dem Verzicht: deine Zahlen in sechs Schritten

1. Teile deine erwarteten Einnahmen in zwei Gruppen: Kunden mit und ohne Vorsteuerabzug. Praxen mit Heilbehandlungen, Makler, Kleinunternehmer und Privatleute gehören in die zweite. Frag im Zweifel nach.
2. Rechne die zweite Gruppe netto, also geteilt durch 1,19.
3. Stell dem deine geplanten Einkäufe mit 19 % gegenüber, netto und Jahr für Jahr, für mindestens fünf Jahre. Wenn enno deine Bank und Belege nachts sortiert, findest du deine bisherigen Einkäufe dort beisammen; welche davon Vorsteuer bringen, prüfst du selbst.
4. Setz den Aufwand dagegen: Voranmeldungen, Jahreserklärung, E-Rechnungen ab 2028 und, falls du eine Kanzlei beauftragst, deren Kosten.
5. Wächst dein Umsatz absehbar über 25.000 €, endet die Befreiung ohnehin, im Gründungsjahr sofort, sonst zum nächsten 1. Januar. Ein Verzicht bindet dich dann vor allem für Jahre, in denen du wieder darunter fallen könntest. Wie du die Summe laufend führst, steht im Beitrag zur Kleinunternehmergrenze 2026.
6. Den Verzicht erklärst du formlos beim Finanzamt, als Gründer schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Eine Voranmeldung, in der du Umsatzsteuer berechnest, gilt grundsätzlich auch als Verzicht, selbst wenn du ihn nicht wolltest. Weil er dich mindestens fünf Jahre bindet, sprich vorher mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater über deinen Fall.

Hast du dich nach dieser Rechnung für den Verzicht entschieden, genügt ein kurzes Schreiben wie dieses; gilt es einem vergangenen Jahr, denk an den Haken mit den Rechnungen ohne Steuer.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]
Steuernummer: [Steuernummer]

Finanzamt [Ort]
[Anschrift des Finanzamts]

[Ort], [Datum]

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 3 UStG

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit erkläre ich, dass ich ab dem Kalenderjahr [Jahr] auf die Anwendung von § 19 Abs. 1 UStG verzichte. Meine Umsätze versteuere ich ab diesem Jahr nach den allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes.

Mir ist bekannt, dass mich der Verzicht mindestens fünf Kalenderjahre bindet.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]