Kleinunternehmerregelung überschritten: ab wann die Steuer gilt und was du nachholst

Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschritten hast, kommt es zuerst auf den Stichtag an: Lag dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, bist du seit dem 1. Januar regelbesteuert. Kommst du im laufenden Jahr über 100.000 €, im Gründungsjahr über 25.000 €, beginnt die Steuerpflicht mit der Zahlung, die dich über die Grenze bringt; liegst du sonst im laufenden Jahr zwischen 25.000 und 100.000 €, erst am nächsten 1. Januar. Auf alles, was du ab dem Stichtag ohne Umsatzsteuer abgerechnet hast, schuldest du sie trotzdem, herausgerechnet aus dem Betrag, der auf deinem Konto eingegangen ist.

Welcher Stichtag für dich gilt

Welche der beiden Grenzen aus § 19 UStG gerissen ist, entscheidet über den Beginn. Gezählt wird, was deine Kunden dir tatsächlich gezahlt haben, ohne Umsatzsteuer und ohne Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen (Stand: September 2026). Was sonst in die Summe gehört und was nicht, rechnet der Beitrag zur Kleinunternehmergrenze 2026 vom Kontoauszug aus vor.

Eine Toleranz für ein einzelnes starkes Jahr kennt das Gesetz nicht. Lag dein Gesamtumsatz in einem Jahr über 25.000 €, bist du im Jahr darauf regelbesteuert, auch wenn die Aufträge dann ausbleiben. Bleibt dieses Jahr bei höchstens 25.000 €, bist du im nächsten von selbst wieder Kleinunternehmer, solange du dort 100.000 € nicht überschreitest (§ 19 Abs. 1 UStG). An fünf Jahre gebunden bist du nur, wenn du freiwillig auf die Regelung verzichtet hast (§ 19 Abs. 3 UStG).

Rechnungen, auf denen keine Steuer steht

Hast du seit dem Stichtag weiter mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung abgerechnet, gilt jeder Zahlbetrag als brutto. Die Umsatzsteuer gehört nicht zum Entgelt, du rechnest sie heraus (§ 10 Abs. 1 UStG). Bei 19 % sind 19/119 des Zahlbetrags Steuer, also knapp 16 %. Aus 1.190 € werden 1.000 € Entgelt und 190 € Umsatzsteuer.

Privatkunden können keine Vorsteuer abziehen, für sie ändert eine neue Rechnung nichts. Firmenkunden brauchen dagegen eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer, sonst gibt es für sie keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 UStG). Sie können deshalb eine berichtigte Rechnung von dir verlangen (UStAE 14.11 Abs. 3). Die Berichtigung läuft nach § 31 Abs. 5 UStDV:

1. Du erstellst ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Meist genügt deren Nummer, eine neue brauchst du nicht.
2. Darin ergänzt du, was einer regulären Rechnung fehlt, vor allem Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, falls nötig auch Rechnungsnummer und Leistungsdatum, und stellst den Hinweis auf die Steuerbefreiung richtig. Das Dokument muss selbst die Anforderungen an eine Rechnung erfüllen, die der Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen Zeile für Zeile durchgeht.

Zurück wirkt diese Berichtigung nicht, weil deine erste Rechnung gar keine Steuer auswies. Dein Kunde zieht die Vorsteuer deshalb erst ab, wenn er die berichtigte Fassung in der Hand hat (UStAE 15.2a Abs. 7).

Beim Preis habt ihr zwei Möglichkeiten. Entweder bleibt der gezahlte Betrag, und die Rechnung teilt ihn nur in Netto und Steuer auf. Oder ihr einigt euch, dass dein Preis netto gemeint war, und der Kunde zahlt die Umsatzsteuer nach. Ein Unternehmen mit vollem Vorsteuerabzug holt sich diesen Aufschlag über die Vorsteuer zurück.

Kläre vor dem Rechnen den Steuersatz. Besteht eine Leistung im Wesentlichen darin, Nutzungsrechte nach dem Urheberrechtsgesetz einzuräumen, etwa an einem geschützten Text, gilt der ermäßigte Satz von 7 %, und im Zahlbetrag stecken 7/107 (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG, UStAE 12.7 Abs. 6). Maßgeblich ist, was ihr vereinbart habt, nicht die Bezeichnung auf der Rechnung (UStAE 12.7 Abs. 1). Im Zweifel lässt du das von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen.

Ein Schreiben an einen Firmenkunden kann so aussehen; von den beiden Schlusssätzen bleibt der stehen, der zu eurer Vereinbarung über den Preis passt.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]
Steuernummer: [Steuernummer oder USt-IdNr.]

[Name des Kunden]
[Anschrift des Kunden]

[Ort], [Datum]

Berichtigung der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Guten Tag [Anrede und Name],

seit dem [Stichtag] bin ich kein Kleinunternehmer mehr. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in meiner Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] war deshalb unzutreffend. Ich berichtige die Rechnung wie folgt:

Rechnungsnummer: [Nummer der ursprünglichen Rechnung; hatte sie keine, eine neue fortlaufende Nummer]
Leistung: [Art und Umfang der Leistung]
Leistungsdatum: [Tag oder Monat der Leistung]
Nettobetrag: [Betrag]
Umsatzsteuer [Steuersatz] %: [Betrag]
Gesamtbetrag: [Betrag]

Der Gesamtbetrag entspricht Ihrer Zahlung, nachzuzahlen ist nichts. [Nur, wenn der Preis bleibt]

Wie vereinbart war der Preis netto gemeint. Die Umsatzsteuer von [Betrag] überweisen Sie bitte bis [Datum]. [Nur, wenn ihr das vereinbart habt]

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Johanna rechnet drei Quartale nach

Voranmeldungen ab dem Stichtag

Einen Antrag stellst du nicht. Ab dem Stichtag gelten für dich die allgemeinen Erklärungspflichten (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG, UStAE 19.1 Abs. 7): Voranmeldungen während des Jahres und danach eine Umsatzsteuererklärung (§ 18 Abs. 1 und 3 UStG). Es hilft, dem Finanzamt zur ersten Voranmeldung in zwei Sätzen zu schreiben, seit wann und warum du regelbesteuert bist.

Im Jahr des Wechsels meldest du in aller Regel vierteljährlich. Monatlich wird es, wenn die Steuer des Vorjahres über 9.000 € lag, und als Kleinunternehmer hattest du normalerweise keine (§ 18 Abs. 2 UStG). Für Gründer gelten eigene Regeln, die der Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung erklärt; gründest du 2026 und kommst schon im ersten Jahr über 25.000 €, meldest du 2027 nach dem Wortlaut des Gesetzes monatlich (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Welcher Rhythmus für dich gilt, sagt dir im Zweifel dein Finanzamt.

Wer im Vorjahr höchstens 2.000 € Steuer hatte, den befreit das Finanzamt in der Regel von den Voranmeldungen. Im Jahr des gesetzlichen Wechsels aus der Kleinunternehmerregelung unterbleibt das, so steht es ausdrücklich im Anwendungserlass (UStAE 18.2 Abs. 2). Übermittlung und Zahlung sind am 10. Tag nach Ende des Quartals oder Monats fällig, bei einem Samstag, Sonntag oder Feiertag am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Ohne Antrag entsteht die Steuer mit Ablauf des Quartals oder Monats, in dem du die Leistung erbracht hast, auch wenn das Geld erst später kommt (§ 13 Abs. 1 UStG). Das Finanzamt kann dir erlauben, stattdessen nach Zahlungseingang zu rechnen, zum Beispiel wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 20 UStG). Die Genehmigung gilt fürs ganze Kalenderjahr. Beantragen kannst du sie, bis die Umsatzsteuerfestsetzung dieses Jahres bestandskräftig ist (UStAE 20.1 Abs. 1).

Vorsteuer: was ab dem Stichtag zählt

Mit dem Wechsel darfst du Vorsteuer abziehen, aber nur aus Lieferungen und Leistungen, die nach dem Stichtag an dich ausgeführt wurden. Wann die Rechnung kommt, ist egal (UStAE 15.1 Abs. 5). Einkäufe aus der Zeit davor bleiben ohne Abzug, laut BMF-Schreiben vom 10. November 2025 auch dann, wenn du sie erst danach nutzt und der Wechsel schon absehbar war. Einen Ausgleich über § 15a UStG kann es nur geben, wenn auf ein einzelnes Wirtschaftsgut mehr als 1.000 € Vorsteuer entfielen (§ 44 Abs. 1 UStDV).

Entlastung bringt der Wechsel bei Abos und Diensten von Anbietern aus dem Ausland. Die Umsatzsteuer, die du dafür als Kunde selbst schuldest, war als Kleinunternehmer reine Kosten. Jetzt ziehst du sie in der Regel gleich wieder als Vorsteuer ab (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG).

Wenn du es erst Monate später merkst

Dann holst du jede Voranmeldung nach, die seit dem Stichtag fällig gewesen wäre, jede für ihr eigenes Quartal. Darauf musst du dich einstellen:

• Säumniszuschläge fallen nur an, wenn du nicht gleich zahlst. Bei einer verspäteten Voranmeldung rechnet das Finanzamt sie erst ab dem Tag nach ihrem Eingang, nicht ab dem ursprünglichen Termin (§ 240 Abs. 1 Satz 3 AO, AEAO zu § 240 Nr. 1). Ab dann kostet jeder angefangene Monat 1 % des auf 50 € abgerundeten Betrags. Kommt deine Überweisung höchstens drei Tage nach der Voranmeldung an, bleibt es ohne Zuschlag (§ 240 Abs. 3 AO).
• Einen Verspätungszuschlag kann das Finanzamt festsetzen, bei Voranmeldungen liegt das in seinem Ermessen. Darauf verzichten muss es, wenn du glaubhaft machst, dass die Verspätung entschuldbar war (§ 152 Abs. 1 AO).
• Liegt der Stichtag in einem schon abgelaufenen Jahr, kommt für dieses Jahr die Umsatzsteuererklärung dazu. Dann, oder wenn du bei Stichtag, Steuersatz oder Rechnungen unsicher bist, lohnt sich eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater, bevor du etwas einreichst.

Was sich an Rechnung und Preis ändert

Die vereinfachte Kleinunternehmerrechnung reicht nicht mehr. Auf eine reguläre Rechnung gehören unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Zeitpunkt der Leistung, der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG).

Bei neuen Aufträgen von Firmenkunden kannst du die Umsatzsteuer auf deinen bisherigen Preis aufschlagen. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, zahlt dadurch unterm Strich nicht mehr. Bei Privatkunden entscheidest du, ob du den Preis anhebst oder weniger behältst. Verlangt Johanna von einer Privatkundin weiter 600 € für einen Tag, bleiben ihr davon 504,20 €, und 95,80 € gehen ans Finanzamt.

Für Rechnungen an Unternehmen im Inland gilt jetzt auch die E-Rechnungspflicht. Für Leistungen aus 2026 reicht bis Ende 2026 noch Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, etwa ein PDF. Für Leistungen aus 2027 gilt das bis Ende 2027, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG).

Vom Stichtag bis zur nachgeholten Voranmeldung in sechs Schritten

1. Bestimme deinen Stichtag: Rechne zusammen, was deine Kunden im Vorjahr gezahlt haben, ohne Umsatzsteuer und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Lag das bei höchstens 25.000 €, prüfst du dasselbe für das laufende Jahr.
2. Liste alle Zahlungen seit dem Stichtag nach Quartalen auf. War der Stichtag der 1. Januar, sortierst du Zahlungen für Aufträge aus dem Vorjahr aus.
3. Kläre den Steuersatz, rechne die Steuer heraus und stell die Vorsteuer aus Rechnungen seit dem Stichtag daneben.
4. Übermittle die fehlenden Voranmeldungen und überweise den Betrag am selben Tag. Entscheide, ob du beantragst, nach Zahlungseingang zu versteuern.
5. Schick Firmenkunden berichtigte Rechnungen und kläre mit ihnen, ob der Preis bleibt oder die Steuer dazukommt.
6. Stell deine Rechnungsvorlage um und trag die nächsten Voranmeldungstermine ein.

Für die Schritte 2 und 3 brauchst du jede Zahlung seit dem Stichtag und die Belege dazu. enno rekonstruiert die Zahlungen aus deinen Bankdaten und bereitet die UStVA mit Quellen vor. Du prüfst jede Zahl und übermittelst selbst.