Eigenbeleg erstellen: welche Angaben reingehören und wo er nicht weiterhilft

Einen Eigenbeleg erstellst du, wenn es für eine betriebliche Ausgabe keinen Beleg von außen gibt, etwa an der Parkuhr ohne Ausdruck oder beim Trinkgeld. Du schreibst selbst auf, wer wann wie viel wofür bekommen hat und warum kein Fremdbeleg existiert, vergibst eine Belegnummer und unterschreibst. Für die Einkommensteuer kann ein solcher Beleg die Ausgabe tragen. Vorsteuer bringt er dir nicht, und eine Rechnung, die du noch bekommen kannst, ersetzt er auch nicht.

Ein Satz in den GoBD und was daraus folgt

Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für ordnungsmäßige Bücher und Aufzeichnungen, verlangen für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (Rz. 61). Maßgeblich ist die Fassung vom 14. Juli 2025.

Sonst sagen die GoBD zum Eigenbeleg nichts, weder zur Form noch zu einer Betragsgrenze, und ein amtliches Muster gibt es nicht. Das Bundesfinanzministerium nennt den Eigenbeleg bei Bewirtungen selbst ein „formloses Dokument“ (Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 1).

Ein Beleg soll sicher und klar nachweisen, dass eine Buchung zu einem echten Vorgang gehört (Rz. 61). Dein Eigenbeleg muss also einer fremden Person erklären, was passiert ist, ohne dass du danebenstehst.

Diese Angaben gehören auf den Eigenbeleg

Randziffer 77 der GoBD zählt auf, was jeder Beleg enthalten muss. Auf den Eigenbeleg übertragen, mit der Stelle, aus der jede Angabe kommt:

Zahlungsdatum und Erstellungsdatum sind zwei Felder. Schreib den Beleg am Tag der Zahlung: Die GoBD wollen jeden Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst sehen (Rz. 46), und für den Bewirtungs-Eigenbeleg verlangt das Ministerium ausdrücklich zeitnahe Angaben (Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 1). Was du im März für den Oktober aufschreibst, stützt sich auf Erinnerung.

Mehrere kleine Ausgaben dürfen auf ein Blatt, weil ein Beleg mehrere Geschäftsvorfälle enthalten kann (Rz. 65). Jede Zahlung bekommt dann eine eigene Zeile mit Datum, Empfänger und Betrag, denn Buchungen sind einzeln vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO).

Die Felder der Tabelle als leere Vorlage, die du kopierst und für jede Zahlung ausfüllst:

Eigenbeleg Nr. [E-Jahr-laufende Nummer]

Zahlung am:              [Datum], [Uhrzeit bei Barzahlung]
Zahlungsart:             [bar, Karte oder Überweisung]
Betrag:                  [Betrag] Euro [bei Fremdwährung: Betrag, Währung und Kurs]
Empfänger:               [Name und Ort, so genau bekannt, etwa laut Schild oder Automat]
Was und wofür:           [Ware oder Leistung, Menge oder Dauer, betrieblicher Anlass]
Kein Fremdbeleg, weil:   [Grund, etwa Automat ohne Belegausgabe]
Weitere Nachweise:       [etwa Kontoauszug, Kalendereintrag, Ausgangsrechnung Nr.]
Kontierung:              [etwa Betriebsausgabe, Parkgebühren]
Vorsteuer:               keine, ein Eigenbeleg ist keine Rechnung

Erstellt am [Datum]      Unterschrift: [Name]

Betrag erhalten (wenn der Empfänger quittiert): [Name], [Unterschrift]

Wann ein Eigenbeleg passt und wann du die Rechnung holst

Die GoBD lassen den Eigenbeleg einspringen, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist. Prüf deshalb zuerst, ob sich noch einer beschaffen lässt:

Zum Trinkgeld im Restaurant äußert sich das Ministerium konkret. Steht es nicht auf der Rechnung, liegt der Nachweis bei dir; führen kannst du ihn zum Beispiel, indem der Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert (Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 8). Für ein Trinkgeld anderswo taugt das als Orientierung: Bestätigt der Empfänger auf deinem Eigenbeleg mit Unterschrift, dass er den Betrag bekommen hat, hast du eine Quittung von dritter Seite.

Von welchem Konto du zahlst, ändert am Beleg nichts; ob eine Ausgabe Betriebsausgabe ist, entscheidet ihr Anlass (§ 4 Abs. 4 EStG). Fehlt dir ein ganzer Stapel statt eines einzelnen Belegs, lies zuerst Belege verloren: was tun.

Keine Vorsteuer ohne Rechnung

Vorsteuer abziehen kannst du nur, wenn du eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Einen Eigenbeleg hast du selbst geschrieben, eine solche Rechnung ist er nicht. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, sagt es ausdrücklich: Ganz ohne Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug, und die gezahlte Steuer lässt sich nur mit einer Rechnung oder ihrer Kopie nachweisen, auf der die Umsatzsteuer offen steht (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE).

Für die Einkommensteuer zählt dagegen, was du gezahlt hast. Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die der Betrieb veranlasst hat (§ 4 Abs. 4 EStG), an der Parkuhr also die 6,00 Euro aus der Tasche.

Ist die Originalrechnung verloren, darfst du mit allen zulässigen Mitteln nachweisen, dass dir Steuer in Rechnung gestellt wurde, und in Einzelfällen genügt eine Zweitschrift (Abschnitt 15.11 Abs. 1 UStAE). Schreib deshalb zuerst dem Lieferanten.

Druckt der Automat eine vollständige Quittung, sieht es anders aus. Eine Rechnung bis 250 Euro braucht nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz (§ 33 UStDV), und die Vorsteuer rechnest du selbst heraus (§ 35 UStDV). Diese 250 Euro tauchen auf manchen Seiten als Grenze für Eigenbelege auf. Die Vorschrift regelt aber nur, was eine kleine Rechnung enthalten muss; mit Eigenbelegen hat sie nichts zu tun.

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, stellt sich die Frage gar nicht. Deine Umsätze sind steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG), und für Einkäufe, die du für steuerfreie Umsätze verwendest, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Kein Höchstbetrag, aber die Nachweislast liegt bei dir

Oft liest man, Eigenbelege bis 150 oder 250 Euro seien unproblematisch. Einen Höchstbetrag für Eigenbelege nennen aber weder die Abgabenordnung noch die GoBD. Das heißt nicht, dass jeder Betrag durchgeht. Du musst die Tatsachen vollständig offenlegen und die Beweismittel angeben, die du kennst (§ 90 Abs. 1 AO). Kannst du deine Angaben nicht ausreichend aufklären, schätzt das Finanzamt (§ 162 Abs. 2 AO).

Leg deinem Eigenbeleg darum bei, was den Vorgang sonst noch zeigt: den Kontoauszug bei Kartenzahlung, die Rechnung an den Kunden, für den du unterwegs warst, den Kalendereintrag oder ein Foto mit Datum.

Papier oder Datei, Unterschrift, acht Jahre im Ordner

Eine Unterschrift verlangen die GoBD nicht wörtlich, sie nennen den verantwortlichen Aussteller, soweit vorhanden (Rz. 77). Ausdrücklich verlangt das Ministerium sie beim Bewirtungs-Eigenbeleg (Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 1). Nimm das als Maßstab für jeden Eigenbeleg: Die Unterschrift kostet dich eine Sekunde und zeigt, wer für die Angaben einsteht.

Ob du auf Papier oder am Rechner schreibst, lassen die GoBD offen; die Belegfunktion gilt auch beim Einsatz eines DV-Systems (Rz. 61). Wie ein digitaler Eigenbeleg aussehen soll, hat das Ministerium ebenfalls für Bewirtungen beschrieben: An die Stelle der Unterschrift tritt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, und die Angaben dürfen sich hinterher nicht undokumentiert ändern lassen (Rn. 19). Für andere Eigenbelege ist auch das eine Orientierung, keine Vorschrift.

Einen Fehler überschreibst du nicht. Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO), und ein DV-System muss verhindern, dass ein Beleg ohne Kenntlichmachung überschrieben wird (Rz. 108). Halte es beim Eigenbeleg genauso: Statt ihn zu ändern, schreibst du einen neuen, der auf den alten verweist.

Ein Eigenbeleg, nach dem du buchst, ist ein Buchungsbeleg. Nach § 147 Abs. 3 AO in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung bleibt er acht Jahre im Ordner, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Nennt eine Vorlage noch zehn Jahre, gibt sie nicht den Stand 2026 wieder. Mehr dazu unter Belege aufbewahren.

Pias Oktober: drei Eigenbelege und eine Rechnung zum Nachladen

Vom Automaten bis zur Ablage: der Eigenbeleg in sechs Schritten

1. Frag nach einem Fremdbeleg: Quittung, Unterschrift des Empfängers, Rechnung im Kundenkonto, Zweitschrift.
2. Gibt es keinen, schreib den Eigenbeleg noch am selben Tag, mit allen Feldern aus der Tabelle oben.
3. Nimm die Nummer aus einem eigenen, fortlaufenden Kreis, etwa E-2026-001, E-2026-002.
4. Unterschreib oder gib digital frei und fass den Beleg danach nicht mehr an. Korrekturen kommen als neuer Beleg mit Verweis.
5. Verknüpfe, was von Dritten stammt, zum Beispiel Kontoauszug und Ausgangsrechnung. Wenn du enno nutzt, gleicht es Buchungen nachts mit Belegen ab; prüfen und entscheiden tust du selbst.
6. Buch den Betrag ohne Vorsteuer und leg den Beleg für acht Jahre ab.

Holst du gerade ein ganzes Jahr nach, fang mit dem Kontoauszug an, wie in Buchhaltung nachholen beschrieben, und schreib Eigenbelege nur für das, was danach wirklich ohne Beleg bleibt. Fehlen viele Belege oder geht es um größere Beträge, lass eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater draufschauen, bevor du sie durch Eigenbelege ersetzt.