Belege verloren, was tun? Wo die Kopie liegt und wann die Vorsteuer bleibt

Oft lässt sich ein verlorener Beleg ersetzen, und die Reihenfolge entscheidet, wie viel du rettest. Erst suchst du in Postfach und Kundenkonten, dann bittest du den Aussteller um eine Kopie, denn er muss sein Doppel acht Jahre aufheben. Zu jeder Zahlung legst du den Kontoauszug. Was danach noch offen ist, belegst du mit einem Eigenbeleg: Der kann die Betriebsausgabe tragen, die Vorsteuer nicht.

Zwei Fragen hinter jedem fehlenden Beleg

Ein Beleg erfüllt für dich bis zu zwei Aufgaben. Für die Einkommensteuer zeigt er, dass eine Ausgabe durch deinen Betrieb veranlasst war; nur dann ist sie eine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 4 EStG). Für die Umsatzsteuer ist er die Rechnung, die du besitzen musst, um Vorsteuer abzuziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Bei der Vorsteuer kommt es darauf an, ob es die Rechnung je gab. Ist das Original verloren, darfst du mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln nachweisen, dass dir ein anderer Unternehmer Steuer in Rechnung gestellt hat. In Einzelfällen genügt eine Zweitschrift (UStAE 15.11 Abs. 1). Schätzen darf das Finanzamt die Vorsteuer nur, soweit davon auszugehen ist, dass vollständige Unterlagen vorhanden waren (UStAE 15.11 Abs. 6). Hattest du nie eine Rechnung, hilft dir keins von beidem.

Wo die Kopie meistens liegt

Wie du bezahlt hast, zeigt dir, wo du zuerst suchst.

Findest du nichts, schreib dem Aussteller. Jeder Unternehmer muss ein Doppel der Rechnungen, die er ausstellt, acht Jahre aufbewahren; die Frist startet mit dem Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine Rechnung aus 2019 muss er also noch bis Ende 2027 aufheben (§ 27 Abs. 40 UStG). In deine Anfrage gehören Datum und Betrag aus dem Kontoauszug, die Kunden- oder Bestellnummer, wenn du sie kennst, und die Bitte um eine Kopie der ursprünglichen Rechnung.

Bitte ausdrücklich um eine Kopie mit derselben Rechnungsnummer, gekennzeichnet als Kopie oder Duplikat. Das schützt deinen Lieferanten. Stellt er für dieselbe Leistung eine zweite Rechnung ohne diesen Vermerk aus, schuldet er die darin ausgewiesene Steuer ein zweites Mal; inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung sind dagegen unschädlich (UStAE 14c.1 Abs. 4). Lädst du eine PDF-Rechnung im Kundenkonto noch einmal herunter, bekommst du in der Regel genau so ein Mehrstück.

Die Anfrage an den Aussteller kann so lauten:

Betreff: Bitte um eine Kopie Ihrer Rechnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

am [Datum der Zahlung] habe ich [Betrag] € an Sie gezahlt, per [Überweisung, Karte oder Zahlungsdienst]. Laut Kontoauszug lautet der Verwendungszweck [Verwendungszweck]. Meine Kunden- oder Bestellnummer: [Nummer, falls bekannt]. Bei Kartenzahlung im Geschäft: Uhrzeit [Uhrzeit].

Die Rechnung dazu liegt mir nicht mehr vor. Bitte schicken Sie mir eine Kopie der ursprünglichen Rechnung mit derselben Rechnungsnummer, gekennzeichnet als Kopie oder Duplikat.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Dein Name]
[Deine Firma und Anschrift]

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, ist der Kassenbon selbst eine Rechnung, wenn er Name und Anschrift des Ladens, das Ausstellungsdatum, die Ware sowie Bruttobetrag und Steuersatz nennt (§ 33 UStDV). Kann der Laden dir eine Kopie des Bons aus seinem System geben, kann sie die Vorsteuer retten.

Was der Kontoauszug beweist und was nicht

Betriebliche Kontoauszüge zählen nach den GoBD, den Buchführungsregeln der Finanzverwaltung, ausdrücklich zu den Belegarten (Rz. 62). Sie beantworten aber nur einen Teil der Fragen.

Wertvoll bleibt er trotzdem. Sein Datum zählt, denn in der EÜR gehört eine Ausgabe grundsätzlich in das Jahr ihrer Zahlung (§ 11 Abs. 2 EStG). Und er nennt den Empfänger. Verlangt das Finanzamt, dass du den Empfänger einer Ausgabe genau benennst, und kannst du das nicht, wird die Ausgabe steuerlich regelmäßig nicht berücksichtigt (§ 160 Abs. 1 AO). Bei einer Überweisung steht der Name schon da. Bei Bargeld fehlt er oft.

Zum Auszug gehört deshalb ein zweites Stück, das den Rest erklärt: die Bestellbestätigung, ein Angebot, der Chat mit dem Verkäufer, ein Foto der Ware.

Der Eigenbeleg kommt zuletzt

Gibt es keinen fremden Beleg, muss ein Eigenbeleg erstellt werden, so steht es in den GoBD (Rz. 61). Typische Fälle: ein Barkauf, dessen Bon weg ist und den der Laden nicht mehr zuordnen kann, eine Taxifahrt ohne Quittung, ein Parkautomat, ein Kauf von einer Privatperson. Beim Privatkauf verlierst du übrigens keine Vorsteuer, denn abziehbar ist nur Steuer auf Leistungen, die ein anderer Unternehmer ausgeführt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Was auf einen Eigenbeleg gehört und wie du ihn aufbaust, steht im Beitrag Eigenbeleg erstellen. Nach einem Verlust kommt es vor allem auf den Empfänger an: Schreib ihn mit Namen drauf, wann immer du ihn kennst, und heft die Zeile vom Kontoauszug an.

Nils sucht sechs Belege

Wenn die Betriebsprüfung nach Belegen fragt

In einer Außenprüfung musst du Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und die nötigen Erläuterungen geben (§ 200 Abs. 1 AO). Fehlt ein einzelner Beleg, kann der Prüfer den betroffenen Posten streichen: eine Ausgabe, deren betrieblicher Anlass nicht erkennbar ist, oder Vorsteuer, für die keine Rechnung nachgewiesen ist.

Weiter reicht es, wenn die Buchführung selbst in Zweifel gerät. Bücher und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, legt das Finanzamt der Besteuerung zugrunde; das gilt nicht, soweit im Einzelfall Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 AO). Dann schätzt es die Besteuerungsgrundlagen, ebenso wenn du die vorgeschriebenen Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kannst (§ 162 Abs. 2 AO). Bei der Schätzung sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für sie von Bedeutung sind (§ 162 Abs. 1 AO). Dazu können auch Kopien und Kontoauszüge gehören, die du nachreichst.

Sag dem Prüfer früh, welche Belege fehlen und wann die angeforderten Kopien kommen. Frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen (§ 200a AO). Das gilt für Steuern, die ab 2025 entstehen, und für jede Prüfung, deren Anordnung seit 2025 bekannt gegeben wurde.

Liegt schon ein Schätzungsbescheid im Briefkasten, weil gar keine Erklärung kam, hast du für den Einspruch einen Monat ab Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO). Wie du diesen Monat nutzt, steht unter Schätzungsbescheid erhalten. Fehlen ganze Monate statt einzelner Belege, hilft der Beitrag Buchhaltung nachholen.

Belege sichern, solange sie noch da sind

Die GoBD verlangen, Belege zeitnah, möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern (Rz. 67). Praktisch heißt das:

• Fotografier oder scanne einen Papierbeleg am Tag, an dem du ihn bekommst. Als Bild darfst du Belege aufbewahren, wenn das Bild mit dem Original übereinstimmt und bis zum Ende der Frist lesbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO); die Einzelheiten stehen unter Belege digitalisieren.
• Bezahl Betriebsausgaben mit Karte oder Überweisung, wo es geht. Dann nennt der Kontoauszug den Empfänger, auch wenn der Bon verschwindet.
• Leite Rechnungen, die per Mail kommen, in einen festen Ordner. Aufbewahren musst du sie in dem Format, in dem sie gekommen sind (GoBD Rz. 131).
• Nimm dir einmal pro Woche die neuen Kontoumsätze vor und fordere fehlende Rechnungen gleich an, solange sich der Laden noch an dich erinnert.

Den Wochenabgleich musst du nicht von Hand machen. enno sortiert Bank und Belege jede Nacht und gleicht dabei Buchungen und Belege ab; welche Lücke du wie schließt, entscheidest du, und übermitteln tust du selbst.

Von der Lückenliste zum letzten Eigenbeleg

Wie eilig ein fehlender Beleg ist, hängt davon ab, was das Warten kostet:

1. Schreib jede Zahlung ohne Beleg aus dem Kontoauszug in eine Liste: Datum, Betrag, Empfänger, Verwendungszweck.
2. Ziehst du Vorsteuer ab, trag daneben ein, wie viel Umsatzsteuer vermutlich darin steckt, und sortiere absteigend. Oben steht, was die meiste Mühe lohnt. Als Kleinunternehmer sortierst du nach dem Betrag.
3. Durchsuche Postfach, Kundenkonten und Zahlungsdienste.
4. Schreib den übrigen Ausstellern und bitte um eine Kopie mit derselben Rechnungsnummer. Einmal nachfassen, wenn nichts kommt.
5. Was danach offen bleibt, belegst du mit einem Eigenbeleg, den Kontoauszug angeheftet. Vorsteuer ziehst du daraus nicht.
6. Läuft schon eine Prüfung oder fehlen Belege über größere Beträge, sprich mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater, bevor du etwas einreichst. Wie weit ein Nachweis im Einzelfall trägt, beurteilt nur jemand, der deine Unterlagen kennt.