Forderungsausfall buchen: wenn der Kunde nie zahlt, kommt die Umsatzsteuer zurück

Zahlt ein Kunde endgültig nicht, hängt die Buchung davon ab, wie du deinen Gewinn ermittelst. In der Einnahmenüberschussrechnung buchst du gar nichts aus, denn die Rechnung war dort nie eine Einnahme. Was zurückkommt, ist die Umsatzsteuer, die du nach vereinbarten Entgelten schon überwiesen hast: Du minderst sie nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG in der Voranmeldung für den Monat oder das Quartal, in dem die Forderung uneinbringlich wird. Wer bilanziert, schreibt außerdem die Forderung ab.

Was ein Forderungsausfall in EÜR und Bilanz auslöst

Bei Einnahmen fragt die EÜR nur, wann das Geld fließt. Eine Einnahme gehört in das Kalenderjahr ihres Zuflusses (§ 11 Abs. 1 EStG), und eine Rechnung ohne Zahlung hat nie etwas in deine Betriebseinnahmen gebracht. Es gibt also keinen Betrag, den du wieder herausnehmen müsstest.

Geld geflossen ist trotzdem, nämlich an das Finanzamt. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung ist mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums deiner Leistung entstanden (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), und du hast sie mit der Zahllast dieses Zeitraums bezahlt. In der Anlage EÜR 2026 steht diese Zahlung als Betriebsausgabe in Zeile 59. Die spätere Minderung senkt eine Zahllast, oder das Finanzamt erstattet dir einen Überschuss, den du in Zeile 18 als Betriebseinnahme einträgst. Am Ende bleibt im Gewinn nur, was netto tatsächlich angekommen ist.

Zu mindern gibt es nichts, wenn das Finanzamt dir die Istversteuerung genehmigt hat. Dann schuldest du die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG erst für den Zeitraum, in dem dein Kunde zahlt; zahlt er nie, entsteht keine. Kleinunternehmer führen steuerfreie Umsätze aus (§ 19 Abs. 1 UStG) und korrigieren ebenfalls nichts. Wie Soll und Ist die Umsätze auf die Zeiträume verteilen, erklärt der Beitrag Rechnungsdatum oder Zahlungseingang.

Bilanzierst du, etwa als GmbH, hast du den Umsatz schon bei der Leistung als Ertrag gebucht, und die Forderung steht brutto in der Bilanz. Wird sie uneinbringlich, buchst du sie aus: Der Nettoanteil geht als Forderungsverlust in den Aufwand, die Umsatzsteuerschuld sinkt um den Steueranteil. Ist der Ausfall am Bilanzstichtag erst absehbar, schreibst du die Forderung auf den niedrigeren Wert ab, der ihr beizulegen ist (§ 253 Abs. 4 HGB); in der Steuerbilanz ist das bei voraussichtlich dauernder Wertminderung möglich (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Die Umsatzsteuer korrigierst du trotzdem erst bei Uneinbringlichkeit; eine Pauschalwertberichtigung löst gar keine Korrektur aus (Abschnitt 17.1 Abs. 5 Satz 9 UStAE).

Uneinbringlich oder nur überfällig?

Maßstab der Finanzverwaltung: Die Forderung ist uneinbringlich, wenn du bei objektiver Betrachtung damit rechnen musst, sie ganz oder teilweise auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen zu können (Abschnitt 17.1 Abs. 5 Satz 2 UStAE, Stand 2. Juni 2026). Eine feste Wartezeit, etwa sechs Monate nach Fälligkeit, nennen weder § 17 UStG noch dieser Abschnitt. Er nennt aber Anhaltspunkte:

Ob gegen deinen Kunden ein Insolvenzverfahren läuft, zeigt insolvenzbekanntmachungen.de. Dort machen die Insolvenzgerichte ihre Beschlüsse bekannt, etwa die Bestellung eines vorläufigen Verwalters mit Verfügungsbeschränkung, die Eröffnung und die Abweisung mangels Masse (§§ 9, 23, 26, 30 InsO).

Raten und lange Zahlungsziele

Ein Finanzgericht hatte für ein Vermittlungshonorar in fünf Jahresraten Uneinbringlichkeit angenommen, weil das Geld länger als zwei Besteuerungszeiträume auf sich warten ließ. Der Bundesfinanzhof hat das Urteil aufgehoben: Die Vereinbarung einer Ratenzahlung begründet keine Uneinbringlichkeit, und die Steuer entsteht nach Soll auch für Beträge, die noch gar nicht fällig sind (BFH vom 1. Februar 2022, V R 37/21). Der Anwendungserlass hat den ersten Leitsatz übernommen.

Offen gelassen hat der BFH, was daraus für Sicherungseinbehalte folgt. Der Anwendungserlass führt die Regel für sie auch im Stand vom 2. Juni 2026 weiter.

Zwei Einträge in der Voranmeldung

Die Minderung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Forderung uneinbringlich geworden ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 und § 18 Abs. 1 Satz 3 UStG). Die Voranmeldung mit der Minderung übermittelst und bezahlst du wie jede andere bis zum 10. des Folgemonats, bei Dauerfristverlängerung einen Monat danach (§ 46 UStDV).

Im Formular für 2026 sind das zwei Stellen:

1. Zeile 13, Kennzahl 81, Umsätze zu 19 %: Hier ziehst du den Nettobetrag der ausgefallenen Forderung von den übrigen Umsätzen des Zeitraums ab. Bei 7 % gilt dasselbe für Zeile 14, Kennzahl 86. Ergibt sich ein negativer Betrag, setzt du ein Minuszeichen davor.
2. Zeile 51, Kennzahl 50, „Minderung der Bemessungsgrundlage“: Denselben Nettobetrag trägst du hier zusätzlich ein. Das ist eine Zusatzangabe, denn laut Formular ist der Betrag in den Zeilen 13 bis 18 schon enthalten.

Bemessungsgrundlagen gibst du in vollen Euro an, Steuerbeträge mit Cent. Den Nettobetrag rechnest du aus dem offenen Bruttobetrag zurück: bei 19 % durch 1,19 teilen, der Rest ist die Steuer.

Hast du die Minderung im richtigen Monat vergessen, wandert sie nicht in einen späteren. Du übermittelst für den Monat der Uneinbringlichkeit eine berichtigte Voranmeldung; wie das geht, steht im Beitrag Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren. Auch wenn enno dir die Voranmeldung mit Quellen vorbereitet, bleibt die Frage bei dir, ob und seit wann eine Forderung uneinbringlich ist; die Anmeldung prüfst und übermittelst du selbst.

Warum du die Rechnung nicht stornierst

Einen Storno brauchst du nicht, damit die Steuer sinkt. Die Minderung nach § 17 hängt nicht davon ab, dass sich der Steuerbetrag in der ursprünglichen Rechnung ändert, laut Anwendungserlass auch bei einer E-Rechnung nicht (Abschnitt 17.1 Abs. 3a UStAE). Dem Kunden schuldest du keine Nachricht darüber, dass du die Forderung als uneinbringlich behandelst. Dein Finanzamt darf allerdings dem Finanzamt deines Kunden Bescheid geben (Abs. 5 Sätze 10 und 11).

Storniert wird eine Rechnung, die falsch war (siehe Rechnung korrigieren). Deine stimmte, und die Forderung besteht weiter. Genau sie brauchst du für einen Mahnbescheid oder die Anmeldung beim Insolvenzverwalter. Wie du vom ersten Verzugstag bis zum Mahnbescheid vorgehst, zeigt Rechnung nicht bezahlt: was tun. Ob die Forderung schon verjährt ist und welche Gerichtsgebühr ein Mahnbescheid kostet, rechnet der kostenlose Mahnungsgenerator mit aus.

Neles Leuchtreklame: von der Rechnung bis zur Quote

Wenn doch noch Geld kommt

Geht auf eine Forderung, die du schon gemindert hast, später Geld ein, berichtigst du die Steuer erneut (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG). Maßgeblich ist der Zeitraum, in dem das Geld eingeht, nicht der, in dem du gemindert hast. Das gilt für eine späte Zahlung des Kunden ebenso wie für die Quote, die ein Insolvenzverwalter ausschüttet (Abschnitt 17.1 Abs. 16 Satz 4 UStAE). Den Nettoanteil trägst du wieder bei Kennzahl 81 ein. In Kennzahl 50 gehört er nicht, denn dort stehen nur Minderungen.

Bei Nele überweist der Insolvenzverwalter im Juni 2028 eine Quote von 5 Prozent: 3.570,00 € × 5 % = 178,50 €. Darin stecken 150,00 € netto und 28,50 € Umsatzsteuer. In der Voranmeldung für Juni 2028 kommen 150 € zu ihren Umsätzen zu 19 %, die Steuer steigt um 28,50 €. In der EÜR 2028 ist der Eingang eine Betriebseinnahme, die abgeführte Steuer wieder eine Betriebsausgabe. Wer bilanziert, bucht den Nettoanteil als Ertrag und den Steueranteil als Umsatzsteuer, weil die Forderung dort schon ausgebucht ist.

Die ausgefallene Forderung sauber abschließen

1. Kläre, wie du versteuerst. Mit genehmigter Istversteuerung oder als Kleinunternehmer ist nichts zu mindern.
2. Bestimm den Tag, an dem die Forderung uneinbringlich wurde, und leg ab, woraus er folgt: die Bekanntmachung des Insolvenzgerichts, den Brief mit den Einwänden des Kunden, das Protokoll einer erfolglosen Vollstreckung.
3. Rechne aus dem offenen Bruttobetrag den Nettobetrag und die Steuer heraus.
4. Zieh den Nettobetrag in der Voranmeldung dieses Zeitraums bei Kennzahl 81 oder 86 ab und trag ihn zusätzlich bei Kennzahl 50 ein.
5. Lass die Rechnung stehen. Ist über den Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet, meldest du die Forderung beim Verwalter an.
6. Behalte die Forderung in deiner Liste offener Posten, mit dem Vermerk, wann du die Steuer gemindert hast. Dann landet ein späterer Eingang in der richtigen Voranmeldung.

Ob deine Forderung schon uneinbringlich ist oder nur überfällig, ist eine Frage des Einzelfalls; wenn du unsicher bist, besprich sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.