Belege nachreichen beim Finanzamt: vom Brief bis zum Upload, mit Frist und Dateigrenzen

Fordert das Finanzamt Belege an, schickst du Kopien genau der genannten Unterlagen bis zu dem Datum im Schreiben. Der direkte Weg ist das ELSTER-Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“, jeder Beleg als PDF. Reicht die Zeit nicht, bittest du vor Ablauf um mehr Zeit. Wer gar nicht reagiert, muss damit rechnen, dass der Posten im Bescheid fehlt oder geschätzt wird.

Vorhalten statt beilegen: warum die Frage erst jetzt kommt

Deine Anlage EÜR übermittelst du als Datensatz (§ 60 Abs. 4 EStDV), ohne einen einzigen Beleg. Die Belege bleiben bei dir, Buchungsbelege acht Jahre lang (§ 147 Abs. 3 AO). Vorlegen musst du Bücher, Aufzeichnungen und andere Urkunden, sobald das Finanzamt es verlangt (§ 97 Abs. 1 AO), und bei der Aufklärung mitwirken musst du ohnehin (§ 90 Abs. 1 AO). Die Finanzverwaltung NRW nennt das den Wechsel von der Belegvorlage- zur Belegvorhaltepflicht. Bei Spendenbescheinigungen steht das „auf Verlangen“ sogar wörtlich in der Verordnung (§ 50 Abs. 8 EStDV).

Von dir aus schickst du also grundsätzlich nichts. Das ELSTER-Merkblatt zum Umgang mit Belegen sagt es ausdrücklich: Belege zur Einkommensteuererklärung nur dann, wenn Formular oder Ausfüllhilfe darauf hinweisen oder das Finanzamt dich auffordert. Anlass für eine Anforderung können laut sächsischer Finanzverwaltung Ausgaben sein, die du zum ersten Mal ansetzt. Bei allem, was neu, einmalig, außergewöhnlich oder steuerlich gewichtig ist, kann es sich nach Ansicht der Finanzverwaltung NRW lohnen, Belege gleich mitzuschicken oder in ELSTER zu verknüpfen. Ein Rechner für mehrere tausend Euro oder ein neues Arbeitszimmer kann so ein Fall sein.

Was im Schreiben steht und was du dir daraus notierst

Bevor du etwas hochlädst, zieh vier Angaben aus dem Brief:

1. Welche Unterlagen: Das Finanzamt nennt Posten und Belege. Schick genau diese. Braucht ein Posten eine Erklärung, schreib ein paar Sätze dazu.
2. Bis wann: Steht ein Datum im Schreiben, gilt dieses. Eine Frist, die das Finanzamt gesetzt hat, kann es verlängern, auch nachdem sie abgelaufen ist (§ 109 Abs. 1 AO). Bitte trotzdem vorher darum und nenn einen Grund, etwa dass ein Lieferant dir erst eine Kopie schicken muss.
3. Für welches Verfahren: Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Einspruch. Davon hängt der Weg ab. Das Schreiben muss dir außerdem sagen, ob die Unterlagen für deine eigene Steuer gebraucht werden oder für die eines anderen (§ 97 Abs. 1 Satz 2 AO).
4. Steuernummer und Datum des Schreibens: Beides gehört in deine Antwort, damit sie beim richtigen Vorgang landet.

Den „Antrag auf Fristverlängerung“ beschreibt ELSTER nur für die Abgabe von Steuererklärungen. Für mehr Zeit bei einer Beleganforderung bietet sich deshalb die „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ an, die ELSTER auch für formlose Anträge vorsieht. Wie ein Anruf vorab und der schriftliche Antrag zusammenspielen, zeigt Finanzamt anrufen.

Welche Anforderung auf welchem Weg zurückgeht

Die Übersicht gilt für Rückfragen per Brief; in einer Betriebsprüfung gelten eigene Regeln.

Die Zeile zur Voranmeldung hat einen Grund: Über die Belegnachreichung lassen sich nach Auskunft der sächsischen Finanzverwaltung keine Belege zu Voranmeldungen einreichen. Wo die Kopie eines verlorenen Belegs meistens liegt und wann ein Eigenbeleg reicht, steht in Belege verloren, was tun?; sag dem Finanzamt offen, was fehlt und was du stattdessen schickst. Fremdsprachige Rechnungen, etwa von einem Softwareanbieter im Ausland, gehen hoch, wie sie sind. Verlangt das Finanzamt eine Übersetzung, musst du sie unverzüglich nachliefern (§ 87 Abs. 2 AO).

Hochladen in ELSTER: Formular, Format und Dateigrenzen

In Mein ELSTER findest du das Formular unter „Formulare & Leistungen“, „Alle Formulare“, Gruppe „Anträge und Nachrichten“, Eintrag „Belegnachreichung“. Die Anleitung zum Formular auf elster.de nennt für Anhänge diese Grenzen (Stand September 2026):

Tückisch ist die Seitengrenze: Einen längeren Anhang löscht ELSTER ohne Rückmeldung. Die sächsische Finanzverwaltung nennt auf ihrer Seite teils strengere Werte, bei den Seiten nur 100; ein langes Dokument teilst du deshalb besser auf. Als Format lässt Sachsen ausdrücklich nur PDF zu, ein Handyfoto im JPG-Format speicherst du also vorher als PDF.

E-Rechnungen

Für E-Rechnungen, die das Finanzamt anfordert, nennt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich die Belegnachreichung, mit der Datei im Abschnitt „5 - Anhänge“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF und geht so hoch, wie sie ankam. Ob das Formular auch eine reine XRechnung als XML-Datei annimmt, sagt das Ministerium nicht, und Sachsen lässt für Anhänge nur PDF zu. Lehnt das Formular deine XML-Datei ab, frag unter der Nummer im Schreiben, in welcher Form das Finanzamt sie haben will. In deinem Archiv bleibt die XML-Datei das Original, wie Belege digitalisieren erklärt.

Ohne ELSTER-Konto, per E-Mail oder per Post

Auch ohne Registrierung erreichst du dein Finanzamt über das ELSTER-Kontaktformular für steuerliche Fragen; die bayerischen Finanzämter verweisen ausdrücklich darauf. Laut Landesamt für Steuern Rheinland-Pfalz passen an eine solche Nachricht bis zu fünf Anhänge im PDF-Format.

Eine E-Mail-Adresse für Steuerfälle gibt es zumindest in NRW nicht, nur das Kontaktformular. Per E-Mail antworten die Finanzämter dort nur mit deiner schriftlichen Einwilligung. Der Grund ist das Steuergeheimnis: Es verlangt eine sichere Verschlüsselung, und die bietet eine E-Mail in der Regel nicht.

Per Post gehen nur Kopien raus. Die Finanzverwaltung NRW bittet, sie als Kopie zu kennzeichnen und weder zu tackern noch mit Klebezetteln zu versehen. In Rheinland-Pfalz werden Papierbelege gescannt und danach vernichtet, und das Finanzamt Freiburg-Stadt sieht keine Rücksendung vor.

Ob Upload oder Brief: Ein kurzes Anschreiben mit Steuernummer, dem Datum des Schreibens und einer Liste der Anlagen sorgt dafür, dass alles beim richtigen Vorgang landet.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

Finanzamt [Ort]
Steuernummer: [Steuernummer]
[Ort], [Datum]

[Steuerart] [Jahr]: Ihr Schreiben vom [Datum des Schreibens]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Ihrem Schreiben vom [Datum des Schreibens] haben Sie Unterlagen zu [Posten] angefordert. Anbei erhalten Sie Kopien der angeforderten Unterlagen:

1. [Dateiname oder Bezeichnung], zu [Posten]
2. [Dateiname oder Bezeichnung], zu [Posten]

Erläuterung zu [Posten]: [ein oder zwei Sätze, etwa wofür die Ausgabe war]

[Nur wenn ein Beleg fehlt:] Die Rechnung über [Posten] liegt mir nicht mehr vor. Stattdessen liegt [eine Kopie des Ausstellers oder ein Eigenbeleg mit dem Kontoauszug der Zahlung] bei.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]

Frist verstrichen, nichts geschickt: was dann folgt

Die Finanzverwaltung NRW zählt auf, was bei fehlender Mitwirkung möglich ist: Das Finanzamt kann dich zur mündlichen Auskunft ins Amt bestellen oder ein Zwangsgeld festsetzen. Kann es den Sachverhalt trotzdem nicht klären, schätzt es (§ 162 Abs. 1 und 2 AO). Für Tatsachen, die deine Steuer senken, trägst du nach derselben Quelle die Beweislast. Eine Betriebsausgabe ohne Beleg kann im Bescheid also schlicht fehlen.

Cosimas Anforderung: Rechner und Arbeitszimmer

Bis zum Datum im Brief: die Nachreichung in sechs Schritten

1. Lies den Brief und notier Unterlagen, Datum, Verfahren, Steuernummer und das Datum des Schreibens.
2. Reicht die Zeit nicht, bitte vor dem Datum um Verlängerung, mit Grund und einem konkreten neuen Datum, zum Beispiel über die „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“.
3. Such nur die verlangten Unterlagen heraus. Fehlt einer, fordere eine Kopie beim Aussteller an; ein Eigenbeleg kommt erst danach.
4. Speichere jede Unterlage als PDF mit sprechendem Namen und prüf die Grenzen: höchstens 20 Dateien, 10 MB je Datei, 36,91 MB zusammen. Lange Dokumente teilst du auf.
5. Leg eine Seite Erläuterung mit Steuernummer und dem Datum des Schreibens dazu und lade alles über die Belegnachreichung zur Steuererklärung hoch.
6. Notier Versanddatum und Dateiliste. Einen Termin für den Bescheid setzt die Abgabenordnung nicht; kommt er, zeigt dir die optionale Bescheiddatenabholung in ELSTER Abweichungen, und ein Einspruch muss binnen eines Monats nach Bekanntgabe eingehen.

Schritt 3 geht schneller, wenn jeder Beleg schon während des Jahres an seiner Buchung hängt. Dabei hilft enno: Es gleicht Buchungen mit Belegen ab und sortiert Bank und Belege über Nacht. Welche Unterlagen ans Finanzamt gehen, entscheidest du, und hochladen musst du sie selbst.

Für die nächste Erklärung: In Mein ELSTER kannst du Belege schon beim Ausfüllen mit dem passenden Eingabefeld verknüpfen; nachreichen musst du sie dann laut Landesamt für Steuern Rheinland-Pfalz nicht mehr. Geht es um hohe Beträge oder verstehst du nicht, was das Finanzamt an einem Posten bezweifelt, lass das Schreiben von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater lesen, bevor du antwortest.