Umsatzsteuervoranmeldung vergessen: was tun, in welcher Reihenfolge und was es kostet

Eine vergessene Umsatzsteuervoranmeldung holst du nach, indem du sie für genau den Monat oder das Quartal übermittelst, um das es geht, und den Betrag noch am selben Tag überweist. Hat das Finanzamt noch nicht geschätzt, kostet dich die Verspätung dann in aller Regel keinen Säumniszuschlag. Ob ein Verspätungszuschlag kommt, liegt im Ermessen des Finanzamts. Fehlen mehrere Zeiträume, kommt zuerst dran, wofür das Finanzamt schon eine Frist gesetzt hat.

Vier Lagen und was jeweils zuerst dran ist

Jeder Zeitraum bekommt seine eigene Meldung. Das Gesetz verlangt nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung mit der Steuer genau dieses Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Die Umsätze aus dem Frühjahr in die nächste fällige Voranmeldung zu packen, ist also kein Nachholen. In Mein ELSTER wählst du zuerst das Kalenderjahr des fehlenden Zeitraums, derzeit bis 2022 zurück, und erst im Formular den Monat oder das Quartal. Die Klicks bis zum Versand zeigt die Anleitung zur Voranmeldung in ELSTER.

Mehrere Zeiträume offen: die Reihenfolge

1. Zuerst alles, wofür dir das Finanzamt ein Datum gesetzt hat. Bei einem Schätzungsbescheid sind das zwei: die Zahlungsfrist im Bescheid und die Einspruchsfrist von einem Monat ab Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO). Ein Bescheid per Post gilt am vierten Tag nach seiner Aufgabe als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 AO). Auch eine Zwangsgeldandrohung nennt ein Datum, und das Finanzamt muss sie für jede fehlende Voranmeldung getrennt aussprechen (§ 332 Abs. 1 und 2 AO).
2. Dann der nächste reguläre Termin. Wer beim Aufarbeiten den laufenden Zeitraum verpasst, hat danach eine Lücke mehr. Für September und das dritte Quartal 2026 ist das ohne Dauerfristverlängerung Montag, der 12. Oktober.
3. Danach die übrigen Lücken, am einfachsten der Reihe nach, die älteste zuerst. Wie lange eine Meldung überfällig war, zählt bei einem Verspätungszuschlag mit (§ 152 Abs. 8 AO). Schließ die Lücken deshalb in wenigen Tagen hintereinander, nicht über Wochen verteilt.
4. Zuletzt, falls ein Jahr schon abgelaufen ist, dessen Umsatzsteuererklärung.

Fehlen dir für einen Zeitraum schon die Zahlen, weil Belege und Buchungen liegen geblieben sind, fängst du bei den Kontoauszügen an. Wie das bei einem größeren Rückstand geht, steht im Beitrag Buchhaltung nachholen.

Was die Verspätung kostet und was nicht

Säumniszuschlag: nur, wenn das Geld nach der Meldung kommt

Fällig war die Vorauszahlung schon am zehnten Tag nach Ende des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Einen Säumniszuschlag kann das aber erst auslösen, wenn die Steuer angemeldet oder festgesetzt ist (§ 240 Abs. 1 Satz 3 AO). Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung zählt das Finanzamt bei einer nachgereichten Voranmeldung deshalb vom Folgetag ihres Eingangs an. Auch dann bleibt eine Zahlung, die höchstens drei Tage zu spät kommt, ohne Zuschlag, außer du zahlst bar oder per Scheck (§ 240 Abs. 3 AO); für die Meldung selbst gibt es keine Schonfrist. Bei einer Überweisung kommt es auf die Gutschrift beim Finanzamt an (§ 224 Abs. 2 Nr. 2 AO). Kommt sie später, kostet jeder angefangene Monat 1 % des offenen Betrags, den das Finanzamt vorher auf volle 50 € abrundet (§ 240 Abs. 1 und 3 AO). Liegen lassen solltest du den Betrag auch aus einem zweiten Grund nicht: Was du angemeldet hast, darf das Finanzamt ohne weitere Zahlungsaufforderung vollstrecken (§ 254 Abs. 1 Satz 4 AO).

Verspätungszuschlag nach Ermessen

Wegen der verspäteten Meldung darf das Finanzamt zusätzlich einen Verspätungszuschlag verlangen (§ 152 Abs. 1 AO). Die Rechenregel mit 0,25 % der Steuer pro Monat und festen Mindestbeträgen, die du vielleicht von der Einkommensteuer kennst, gilt für monatliche und vierteljährliche Anmeldungen ausdrücklich nicht (§ 152 Abs. 8 AO). Abgewogen werden stattdessen die Dauer der Verspätung, wie häufig du schon verspätet warst und die Höhe der Steuer. Die Obergrenze liegt bei 25.000 € (§ 152 Abs. 10 AO). Laut Anwendungserlass kommt ein Zuschlag vor allem bei wiederholter Verspätung in Betracht. Er kann als eigener Bescheid mit eigener Zahlungsfrist kommen. War die Verspätung entschuldbar, sieht das Finanzamt vom Zuschlag ab, aber nur, wenn du den Grund selbst vorträgst und glaubhaft machst. Ein Versäumnis deiner Kanzlei wird dir dabei zugerechnet (§ 152 Abs. 1 Satz 2 AO).

Läuft bei dir eine Dauerfristverlängerung, steht auch sie auf dem Spiel. Das Finanzamt muss sie widerrufen, wenn es den Steueranspruch gefährdet sieht, etwa weil Voranmeldungen ausbleiben oder verspätet eingehen (§ 46 Satz 2 UStDV, UStAE 18.4 Abs. 1). Wie Verlängerung und Schonfrist im Einzelnen funktionieren, steht im Beitrag zur Frist der Umsatzsteuervoranmeldung.

Wenn das Finanzamt schon geschätzt hat

Bleibt die Voranmeldung aus, darf das Finanzamt die Vorauszahlung per Bescheid festsetzen und die Zahlen dazu schätzen (§§ 162, 167 AO). Die Pflicht zur Voranmeldung bleibt davon unberührt (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO). Mit dem Bescheid ändern sich drei Dinge:

• Säumniszuschläge rechnet das Finanzamt ab dem Tag nach der Zahlungsfrist, die im Bescheid steht. Reichst du deine Voranmeldung erst nach dieser Frist ein, bleibt es bei diesem Tag (AEAO zu § 240).
• Liegt deine Voranmeldung unter der Schätzung, wird sie erst wirksam, wenn das Finanzamt zustimmt (§ 168 Satz 2 AO).
• Sinkt die Vorauszahlung später, bleiben die Säumniszuschläge, die bis dahin auf den geschätzten Betrag entstanden sind, grundsätzlich stehen (§ 240 Abs. 1 Satz 4 AO).

Einspruch und Aussetzung der Vollziehung für den zu hoch geschätzten Teil erklärt der Beitrag zum Schätzungsbescheid.

Merle holt zwei Quartale nach

Wenn das Kalenderjahr schon vorbei ist

Nach dem Jahr fasst die Umsatzsteuererklärung deine Voranmeldungen zusammen, und die Beträge aus den Voranmeldungen werden auf die Jahressteuer angerechnet. Ohne Kanzlei gibst du sie bis zum 31. Juli des Folgejahres ab (§ 149 Abs. 2 AO). Für 2026 fällt er auf einen Samstag und rückt auf Montag, den 2. August 2027.

Fehlen Voranmeldungen aus einem abgelaufenen Jahr, läuft damit eine zweite Uhr. Liegt die Jahreserklärung 14 Monate nach Jahresende noch nicht vor, muss das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 2 Nr. 1 AO), für 2025 also, wenn sie Ende Februar 2027 noch fehlt. Für 2024 galten ausnahmsweise 16 Monate, diese Grenze ist Ende April 2026 abgelaufen. Der Zuschlag beträgt für jeden angefangenen Monat seit dem Ende der Abgabefrist 0,25 % der Jahressteuer abzüglich der festgesetzten Vorauszahlungen, mindestens 25 € je Monat (§ 152 Abs. 5 Satz 2 AO). Zur Pflicht wird er nicht, wenn die Jahressteuer die festgesetzten Vorauszahlungen nicht übersteigt (§ 152 Abs. 3 Nr. 3 AO). Dann entscheidet das Finanzamt wieder nach Ermessen.

Als festgesetzt zählen dabei auch die Vorauszahlungen aus deinen eigenen Voranmeldungen, denn eine Steueranmeldung steht einer Festsetzung gleich (§ 168 Satz 1 AO). Senkt eine Voranmeldung eine Schätzung, gilt das allerdings erst mit Zustimmung des Finanzamts. Darum gehören die nachgeholten Voranmeldungen in der Regel vor die Jahreserklärung: Sie verkleinern die Grundlage dieses Zuschlags und können verhindern, dass er Pflicht wird.

Wann eine Beratung dazugehört

Steuerstrafrechtlich kann auch eine vorsätzlich verspätete oder unterlassene Voranmeldung eine Steuerhinterziehung sein (§ 370 Abs. 1 und 4 AO), und für die Selbstanzeige bei Umsatzsteuervoranmeldungen gilt eine Sonderregel (§ 371 Abs. 2a AO). Sind mehrere Jahre offen, sprich mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater; geht es um die strafrechtliche Seite, mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Steuerstrafrecht.

Die Lücken schließen, vom Kontoauszug bis zur letzten Meldung

1. Liste jeden Monat oder jedes Quartal seit deiner letzten Voranmeldung auf, auch solche ohne Umsatz, und notiere daneben, ob dazu ein Brief des Finanzamts vorliegt.
2. Trag aus jedem Brief Zahlungsfrist und Einspruchsfrist in den Kalender ein, dazu den nächsten regulären Termin.
3. Ermittle für jeden offenen Zeitraum Umsatzsteuer und Vorsteuer aus Rechnungen und Kontoauszügen. Dabei hilft enno: Es rekonstruiert die Buchungen aus deinen Bankdaten und legt dir jede UStVA mit Quellen vorbereitet hin. Du prüfst sie und übermittelst selbst.
4. Übermittle die Voranmeldungen in der Reihenfolge von oben und überweise jeden Betrag am Tag der Meldung. Gibt es einen Grund, der die Verspätung entschuldigt, schick ihn gleich mit und belege ihn; von sich aus forscht das Finanzamt nicht nach.
5. Ist ein Jahr schon abgelaufen, gib danach seine Umsatzsteuererklärung ab, so bald wie möglich und spätestens, bevor die 14 Monate um sind.