Innergemeinschaftliche Lieferung: wann sie steuerfrei ist und wie du sie abrechnest

Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist der Verkauf einer Ware an eine Firma im EU-Ausland, bei dem die Ware Deutschland tatsächlich verlässt. Sind vier Bedingungen erfüllt, bleibt sie in Deutschland steuerfrei, und dein Kunde versteuert den Einkauf in seinem Land. Du schreibst eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, hebst einen Beleg über die Ankunft der Ware auf und meldest den Nettobetrag in der Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung. Fehlt er in der zweiten, entfällt die Befreiung.

Vier Bedingungen und eine Meldung, die seit 2020 dazugehört

§ 6a Abs. 1 UStG zählt vier Bedingungen auf. Im Onlinehandel mit Firmenkunden heißt das:

Nennt dein Kunde eine deutsche Nummer, liegt keine innergemeinschaftliche Lieferung vor, auch wenn die Ware ins Ausland geht. Eine nachgereichte Nummer, die am Liefertag schon gültig war, wirkt dagegen zurück (UStAE 6a.1 Abs. 19). Die Abfrage beim BZSt, beschrieben unter USt-IdNr. prüfen, gehört vor den Versand: Täuscht dich ein Kunde, schützt dich § 6a Abs. 4 UStG nur, wenn du das auch als sorgfältiger Kaufmann nicht erkennen konntest, und eine erst nach der Lieferung geprüfte Nummer genügt dafür nicht (UStAE 6a.8 Abs. 6).

Die fünfte Bedingung steht im zweiten Halbsatz von § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG: Gibst du die Zusammenfassende Meldung nicht ab oder steht die Lieferung darin falsch oder unvollständig, entfällt die Befreiung. Diese Regel gilt, wie die Nummer 4 in § 6a, seit dem 1. Januar 2020. Mit einer richtigen Nachmeldung lebt die Befreiung rückwirkend auf, solange die Steuerfestsetzung noch änderbar ist. Berichtigen musst du dafür die Meldung des ursprünglichen Zeitraums, ein Nachtrag in einer späteren hilft nicht (UStAE 4.1.2 Abs. 3).

Mit Kleinunternehmerregelung gibt es diese Befreiung nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Der Nachweis: welcher Beleg zu deinem Transportweg passt

Dass die Ware angekommen ist, musst du belegen (§ 6a Abs. 3 UStG), und die Gelangensbestätigung ist dafür nur ein Weg unter mehreren (UStAE 6a.2 Abs. 6). Welcher Beleg genügt, regeln § 17b UStDV und der UStAE:

In der Gelangensbestätigung nennt dein Kunde Namen und Anschrift, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat der Ankunft und das Datum der Bestätigung. Er unterschreibt sie oder mailt sie aus seinem Postfach, und er darf Lieferungen aus bis zu einem Quartal bündeln.

Daneben gibt es seit 2020 eine EU-weite Vermutung (Art. 45a der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung), die heute auch in § 17a UStDV steht. Verschickst du selbst oder über einen beauftragten Dienst, genügen zwei widerspruchsfreie Belege von zwei Stellen, die weder von dir noch von deinem Kunden noch voneinander abhängen. Mindestens einer muss ein Transportbeleg sein, der zweite darf auch eine Transportversicherung oder ein Bankbeleg über die bezahlten Versandkosten sein. Transportiert der Kunde, kommt seine Gelangensbestätigung bis zum 10. des Folgemonats dazu. Das Finanzamt kann die Vermutung widerlegen.

Dazu kommt der Buchnachweis nach § 17d UStDV: je Lieferung Name, Anschrift, ausländische USt-IdNr. und Gewerbezweig des Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Liefertag, Entgelt, Transport und Bestimmungsort. Sammelbezeichnungen wie „Textilien“ reichen in der Regel nicht (UStAE 6a.7 Abs. 9), schreib also „Becher, 350 ml“ statt „Keramik“. Die Aufzeichnungen müssen stehen, wenn die Voranmeldung fällig ist; der Beleg über die Ankunft darf nachkommen (UStAE 6a.7 Abs. 8).

Die Rechnung: zwei Nummern und ein Satz zur Befreiung

Neben den üblichen Pflichtangaben braucht die Rechnung drei Dinge:

1. Deine USt-IdNr. und die deines Kunden (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG).
2. Statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Befreiung, möglichst mit Grund (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Eine Vorschrift musst du nicht nennen, „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ genügt (UStAE 14.5 Abs. 20).
3. Ein Ausstellungsdatum bis zum 15. des Monats nach der Lieferung (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). Diese Frist zu verpassen ist für sich keine Ordnungswidrigkeit (UStAE 14a.1 Abs. 3), schiebt die Meldung aber nicht hinaus.

Versand und Verpackung, die du extra berechnest, sind Nebenleistungen und bleiben ebenso steuerfrei (UStAE 3.10 Abs. 5, 14.5 Abs. 21). Ohne den Hinweis auf die Befreiung taugt die Rechnungskopie nicht als Nachweis zusammen mit der Gelangensbestätigung (UStAE 6a.3 Abs. 1).

Die Formel „steuerfrei gem. Art. 6 Abs. 1 UStG“ stammt aus Österreich: Sie zitiert den Anhang „Binnenmarkt“ des österreichischen Umsatzsteuergesetzes 1994, der die Befreiung in Art. 6 Abs. 1 regelt. Das deutsche UStG hat keine Artikel, sondern Paragrafen; die Befreiung steht in § 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG.

Kennzahl 41, Zusammenfassende Meldung, Jahreserklärung: welcher Zeitraum zählt

Bei Waren entscheidet das Rechnungsdatum mit. Du meldest den Nettobetrag im Zeitraum der Rechnung, spätestens in dem, in dem der Monat nach der Lieferung endet (§ 18b Satz 2 UStG, für die Zusammenfassende Meldung § 18a Abs. 8). Geliefert ist ein Paket, sobald du es dem Paketdienst übergibst (UStAE 13.1 Abs. 2). Bei Dienstleistungen zählt dagegen, wann du fertig warst.

Für Waren ist der Meldezeitraum der Zusammenfassenden Meldung der Kalendermonat. Das Quartal darfst du nehmen, solange deine innergemeinschaftlichen Lieferungen weder im laufenden noch in einem der vier Quartale davor jeweils über 50.000 € lagen (§ 18a Abs. 1 UStG). Felder und Berichtigung erklärt der Beitrag zur Zusammenfassenden Meldung, geschrieben für Dienstleister, für Waren aber gleich.

Privatkunden in der EU: Fernverkauf statt Befreiung

Bestellt eine Privatperson in Salzburg, gibt es weder Befreiung noch Kennzahl 41 noch Zusammenfassende Meldung. Deutsche Umsatzsteuer berechnest du, solange deine Versandverkäufe an Privatleute in anderen EU-Staaten, zusammen mit elektronischen Leistungen an sie, 10.000 € netto weder im Vorjahr überschritten haben noch im laufenden Jahr überschreiten (§ 3c Abs. 4 UStG). Darüber gilt die Steuer des Landes, in dem das Paket ankommt, in Österreich im Normalfall 20 %. Statt dich dort zu registrieren, kannst du sie über das OSS-Verfahren beim BZSt erklären.

Reginas Pakete nach Linz: von der Bestellung bis zur Meldung

Vor dem nächsten Firmenpaket ins EU-Ausland: fünf Handgriffe

1. Nimm die Bestellung auf den Namen der Firma und mit einer USt-IdNr. aus einem anderen EU-Staat an und lass die Nummer vor dem Versand bestätigen.
2. Sichere zum Versandweg gleich den passenden Beleg, beim Paket Einlieferungsliste und Protokoll bis zur Zustellung.
3. Schreib die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats, mit beiden Nummern und dem Satz „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.
4. Trag den Nettobetrag nach Rechnungsmonat in Kennzahl 41 ein, meld die Summe je Kunde bis zum 25. an das BZSt und prüf vorher, ob die Zeilen der Meldung zusammen Kennzahl 41 desselben Zeitraums ergeben.
5. Verkaufst du auch an Privatleute in der EU, rechne jedes Jahr nach, ob diese Verkäufe über 10.000 € kommen.

enno übernimmt den Abgleich von Buchungen und Belegen und bereitet die Voranmeldung mit Quellen vor. Prüfen und abgeben musst du sie selbst, genau wie die Zusammenfassende Meldung. Holen Kunden selbst ab, verkaufst du über eine Händlerkette oder lagerst du Ware im Ausland ein, gelten zusätzliche Regeln; dann frag vor dem Versand eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.