Umsatzsteuervoranmeldung: Rechnungsdatum oder Zahlungseingang? Meist keins von beiden

Im Normalfall entscheidet weder das eine noch das andere. Solange das Finanzamt dir nichts anderes erlaubt hat, versteuerst du nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung), und die Umsatzsteuer aus einer Rechnung gehört in die Voranmeldung für den Monat oder das Quartal, in dem du die Leistung erbracht hast. Nach dem Zahlungseingang richtest du dich nur bei Anzahlungen und mit genehmigter Istversteuerung. Für die Vorsteuer aus deinen Einkäufen zählt, wann Leistung und Rechnung bei dir sind; das aufgedruckte Rechnungsdatum entscheidet nur in wenigen Sonderfällen.

Welches Datum in der Voranmeldung was bestimmt

Eine Rechnung über mehr als 250 Euro brutto muss zwei Daten nennen: das Ausstellungsdatum und den Zeitpunkt der Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 und 6 UStG, § 33 UStDV). Für den Leistungszeitpunkt reicht die Angabe des Kalendermonats (§ 31 Abs. 4 UStDV). Andere Daten stehen auf keiner Rechnung und zählen trotzdem, etwa der Tag, an dem Geld auf deinem Konto gutgeschrieben wird.

Eine Dienstleistung gilt als ausgeführt, sobald sie vollendet ist. Bei einer Lieferung kommt es darauf an, wann dein Kunde die Verfügungsmacht über die Ware bekommt; beim Versand zählt schon der Beginn der Beförderung (UStAE 13.1 Abs. 2 und 3). Hast du für eine laufende Leistung einen Monatspreis vereinbart, etwa für die Wartung einer Website, wird jeder Monat als eigene Teilleistung behandelt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 2 und 3 UStG).

Bei Sollversteuerung zählt der Zeitraum, in dem du fertig wirst

Die Berechnung nach vereinbarten Entgelten ist der gesetzliche Grundfall (§ 16 Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Steuer entsteht, sobald der Voranmeldungszeitraum deiner Leistung endet (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Wann du die Rechnung schreibst, ändert daran nichts. Und sie entsteht auch, wenn das Zahlungsziel deines Kunden noch läuft (UStAE 13.1 Abs. 1).

Zwei Folgen davon werden im Alltag gern übersehen:

• Eine Arbeit, die du im September abschließt und im Oktober abrechnest, gehört in die Voranmeldung für September oder für das dritte Quartal.
• Zahlt dein Kunde spät, zahlst du die Umsatzsteuer trotzdem pünktlich ans Finanzamt. Zurück holst du sie erst, wenn die Forderung uneinbringlich ist, zum Beispiel weil der Kunde zahlungsunfähig ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, UStAE 17.1 Abs. 5). Was bis dahin zu tun ist, beschreibt der Beitrag Rechnung nicht bezahlt.

Istversteuerung gibt es nur auf Antrag

Bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten zählt der Zeitraum, in dem das Entgelt bei dir eingeht: Mit seinem Ablauf entsteht die Steuer (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Bei einer Überweisung ist das grundsätzlich der Tag der Gutschrift (UStAE 13.6 Abs. 1). Kommt eine Zahlung für eine Novemberleistung am 4. Januar auf deinem Konto an, meldest du sie also erst im neuen Jahr.

Automatisch gilt diese Methode nie. Das Finanzamt kann sie auf Antrag erlauben (§ 20 UStG). Für Selbstständige kommen drei Fälle in Frage:

Die 800.000 Euro gelten seit dem 1. Januar 2024, davor lag die Grenze bei 600.000 Euro (Wachstumschancengesetz, Artikel 20).

Den Antrag stellst du bei deinem Finanzamt. Gründer beantworten die Frage schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Eine Genehmigung umfasst stets ein ganzes Kalenderjahr, und das Finanzamt kann sie widerrufen. Für ein bestimmtes Jahr ist der Antrag möglich, bis dessen Umsatzsteuerfestsetzung formell bestandskräftig ist (UStAE 20.1 Abs. 1). Wechselst du die Methode, darf kein Umsatz doppelt oder gar nicht versteuert werden (§ 20 Satz 3 UStG).

Was das Zuflussprinzip der EÜR damit zu tun hat

In der Einnahmenüberschussrechnung zählt eine Einnahme in dem Jahr, in dem sie dir zufließt (§ 11 Abs. 1 EStG). Die Voranmeldung folgt dem nur mit genehmigter Istversteuerung. Ohne sie kann derselbe Auftrag in der EÜR im Januar stehen und in der Umsatzsteuer im Dezember davor. Wie die EÜR mit dem Zahltag rechnet, erklärt der Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

Anzahlungen versteuerst du, sobald das Geld da ist

Erhältst du Geld, bevor du leistest, entsteht die Steuer auf diesen Betrag mit Ablauf des Zeitraums, in dem er eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Für Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen gilt dasselbe (UStAE 13.5 Abs. 1). Vorausgesetzt ist, dass die künftige Leistung schon genau bestimmt ist (UStAE 13.5 Abs. 3). Ein Vorschuss auf ein Projekt, dessen Leistung im Vertrag genau beschrieben ist, erfüllt das.

Den restlichen Betrag versteuerst du nach Soll im Zeitraum, in dem du das Projekt abschließt. Nach Ist versteuerst du ihn, wenn die Schlusszahlung ankommt.

Wann die Vorsteuer in die Voranmeldung gehört

Bei der Vorsteuer gibt es keine zwei Methoden. Du ziehst sie ab, wenn die Leistung an dich ausgeführt ist und du eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Treffen beide Bedingungen zu verschiedenen Zeiten ein, zählt der Zeitraum, in dem erstmals beides erfüllt ist (UStAE 15.2 Abs. 2). Entscheidend ist dabei der Empfang der Rechnung, nicht das aufgedruckte Datum. Ob du die Rechnung schon bezahlt hast, spielt keine Rolle. Diese Voraussetzungen gelten laut Verwaltung genauso, wenn du deine eigenen Umsätze nach Ist versteuerst (UStAE 15.2 Abs. 2).

Ausnahme sind auch hier Anzahlungen. Zahlst du vor der Leistung, ist die Vorsteuer darauf abziehbar, sobald du die Rechnung hast und das Geld überwiesen ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).

Aufsparen lässt sich die Vorsteuer nicht: In einem späteren Jahr als dem, in dem die Berechtigung entstanden ist, erkennt die Verwaltung sie nicht an (UStAE 15.2 Abs. 2).

Das Rechnungsdatum selbst entscheidet in einigen Fällen, in denen du als Kunde die Steuer schuldest, etwa bei Leistungen von Anbietern außerhalb der EU und beim innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren. Dort entsteht die Steuer, sobald die Rechnung ausgestellt ist, spätestens aber mit Ablauf des Folgemonats von Leistung oder Erwerb (§ 13b Abs. 2 und § 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG). Wie das bei Dienstleistungen aus dem Ausland in der Voranmeldung aussieht, zeigt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Janniks viertes Quartal, zweimal durchgerechnet

Vor jeder Voranmeldung: jeden Beleg seinem Zeitraum zuordnen

1. Kläre deine Methode. Hat dir das Finanzamt die Istversteuerung nicht genehmigt, versteuerst du nach Soll. Bist du unsicher, frag dort nach.
2. Schreib auf jede Ausgangsrechnung den Leistungszeitpunkt; der Monat genügt. Nach Soll legt er den Zeitraum fest, nach Ist der Tag der Gutschrift.
3. Geh die Kontoauszüge des Zeitraums nach Anzahlungen für Arbeit durch, die noch nicht fertig ist. Sie gehören bei beiden Methoden in diesen Zeitraum.
4. Ordne jede Eingangsrechnung dem Zeitraum zu, in dem Leistung und Rechnung erstmals beide vorlagen. Das Datum deiner Zahlung brauchst du nur bei Anzahlungen.
5. Prüf im Januar gezielt, ob Rechnungen für Dezemberleistungen dabei sind. Nach Soll gehören sie noch ins alte Jahr.
6. Findest du einen Fehler in einer schon übermittelten Voranmeldung, übermittle für denselben Zeitraum eine berichtigte. Wie das abläuft, steht im Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

enno bereitet die UStVA mit Quellen vor, nachdem es Buchungen mit Belegen abgeglichen hat. Du prüfst die Zuordnung und schickst die Anmeldung selbst ab. Ob ein Antrag auf Istversteuerung zu deinen Zahlungszielen und Kunden passt, klärst du im Einzelfall mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.