Rechnung nicht bezahlt: was tun, vom ersten Verzugstag bis zur Verjährung

Wenn ein Kunde deine Rechnung nicht bezahlt, klärst du als Erstes ein Datum: den Tag, ab dem er im Verzug ist. Von da an schuldet er dir Verzugszinsen, ein Geschäftskunde zusätzlich 40 € Pauschale. Bringen Anruf und Mahnung nichts, kannst du online einen Mahnbescheid beantragen, der nebenbei die Verjährung anhält. Und die Umsatzsteuer, die du vielleicht schon ans Finanzamt überwiesen hast, bekommst du zurück, sobald die Forderung uneinbringlich ist.

Kunde zahlt nicht: ab wann er im Verzug ist

Überfällig heißt noch nicht im Verzug. Erst ab dem Verzugstag laufen Zinsen, und nur Kosten, die danach entstehen, kannst du als Verzugsschaden verlangen (§ 280 Abs. 2, § 286 BGB). Fällig ist deine Forderung ohne andere Absprache sofort (§ 271 Abs. 1 BGB). Wann der Verzug beginnt, hängt davon ab, was ihr vereinbart habt und wer dein Kunde ist:

Verbraucher ist, wer dich als Privatperson überwiegend für private Zwecke beauftragt (§ 13 BGB). Auf Rechnungen an solche Kunden gehört deshalb ein Satz wie: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“ Fehlt er, bringt erst deine Mahnung den Verzug. Setz ihn sichtbar ab, etwa fett: Einen Hinweis, der im Fließtext nicht hervorgehoben war, hat das Oberlandesgericht Köln nicht gelten lassen (5 U 114/25).

Ein Zahlungsziel, das nur auf deiner Rechnung steht, ist kein vereinbartes Datum. Eine Rechnung mit einseitig gesetztem Zahlungsziel begründet laut Bundesgerichtshof regelmäßig keinen Verzug; der Termin muss durch Vertrag, Gesetz oder Urteil bestimmt sein (III ZR 91/07). „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ bringt den Kunden also nicht in Verzug, erst deine Mahnung oder der Ablauf der 30 Tage.

Was dir ab dem Verzugstag zusteht

Die Zinsen hängen am Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli bekannt gibt (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent, im Jahr davor 1,27 Prozent. Läuft ein Verzug über den 1. Januar 2027 hinaus, rechnest du ab dann mit dem Satz, der ab diesem Tag gilt.

Die 40 € kommen zu den Zinsen hinzu. Anwalts- oder Inkassokosten kannst du als weiteren Schaden verlangen, die Pauschale wird darauf angerechnet. Inkassokosten muss dein Kunde aber nur bis zu der Vergütung ersetzen, die einem Anwalt für dieselbe Tätigkeit zustünde (§ 13e RDG).

Umsatzsteuer schlägst du auf Zinsen und Pauschale nicht auf. Verzugszinsen und Mahnkosten behandelt die Finanzverwaltung ausdrücklich als Schadensersatz, nicht als Entgelt (Abschnitt 1.3 Abs. 6 UStAE). Die 40 € nennt der Erlass nicht. Das BGB ordnet sie aber dem Verzugsschaden zu (§ 288 BGB), und echter Schadensersatz ist kein Entgelt (Abschnitt 1.3 Abs. 1 UStAE). Für die Pauschale folgt dasselbe also aus dieser Einordnung, nicht aus einer eigenen Aussage der Verwaltung.

Verzugsbeginn, Zinsen und Pauschale rechnet dir der kostenlose Mahnungsgenerator mit Rechenweg aus und setzt daraus gleich den Brief auf.

Erinnern und mahnen: was das Gesetz wirklich verlangt

Drei Mahnstufen stehen in keinem Gesetz. § 286 BGB kennt eine Mahnung nach Fälligkeit, und ist der Verzug schon durch ein Vertragsdatum oder die 30 Tage eingetreten, brauchst du rechtlich gar keine. Ein Schreiben lohnt sich trotzdem: Es rechnet dem Kunden die Zinsen vor und setzt eine letzte Frist vor dem Gericht.

Ruf aber zuerst an. Manchmal liegt die Rechnung bei der falschen Person, oder der Buchhaltung fehlt eine Angabe. Was auf eine vollständige Rechnung gehört, steht in der Checkliste der Pflichtangaben. Bleibt es danach still, gehört in die Mahnung:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• ist der Kunde schon im Verzug: der Verzugstag, der Zinssatz, der seitdem läuft, und bei Geschäftskunden die 40 € Pauschale
• eine Frist mit Datum und der Hinweis, dass danach ein Mahnbescheid folgt
• deine Bankverbindung

Heb auf, womit du den Zugang der Mahnung belegen kannst, etwa die Antwort des Kunden oder einen Einwurfbeleg.

Bittet der Kunde um Raten, halte die Absprache schriftlich fest. Mit der ersten Rate erkennt er die Forderung an, und die drei Jahre beginnen am Tag nach der Zahlung von vorn, nicht erst zum Jahresende (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Zahlt er die Rate noch im Jahr, in dem die Forderung entstanden ist, bleibt es beim Beginn zum Jahresende. Solange ihr verhandelt, ist die Verjährung gehemmt (§ 203 BGB). Bestreitet der Kunde die Forderung oder wendet er Mängel ein, ist das der Moment für eine Anwältin oder einen Anwalt.

Der Mahnbescheid, Station für Station

Das gerichtliche Mahnverfahren ist für bezifferte Geldforderungen in Euro gedacht (§ 688 ZPO). Das Gericht prüft nicht, ob dir das Geld zusteht. Es stellt deinem Kunden einen Bescheid zu und wartet ab, ob er widerspricht (§ 692 ZPO). Zuständig ist das zentrale Mahngericht für deinen Sitz, nicht den des Kunden (§ 689 ZPO), für Timo in Bochum also das Amtsgericht Hagen.

Per Fax oder einfacher E-Mail nehmen die Mahngerichte den Antrag nicht an. Beantragst du den Vollstreckungsbescheid nicht innerhalb der sechs Monate, fällt die Wirkung des Mahnbescheids weg (§ 701 ZPO).

Widerspricht dein Kunde, ist das Mahnverfahren zu Ende. Weiter geht es nur im gewöhnlichen Zivilprozess vor dem im Mahnbescheid genannten Gericht, und abgegeben wird erst, wenn du die weiteren Gerichtskosten gezahlt hast. Bis 10.000 € Streitwert ist das Amtsgericht zuständig (§ 23 GVG, Stand 2026); Anwaltszwang gilt erst vor dem Landgericht (§ 78 ZPO). Weil es ab hier um Beweise und Einwände geht, lohnt sich anwaltlicher Rat trotzdem.

Du kannst die Forderung auch von Anfang an einer Kanzlei oder einem Inkassounternehmen übergeben. Inkassounternehmen müssen beim Bundesamt für Justiz registriert sein (§ 10 RDG); das Rechtsdienstleistungsregister kann jeder kostenlos einsehen (§ 16 RDG).

Verjährung: warum der 31. Dezember zählt

Deine Forderung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du Kunde und Umstände kennst (§ 199 Abs. 1 BGB). Timos Augustrechnung verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Danach darf die GmbH die Zahlung verweigern (§ 214 BGB).

Eine Mahnung hält diese Uhr nicht an, auch nicht als Einschreiben. Gehemmt wird die Verjährung etwa durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder durch eine Klage (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Folgt die Zustellung demnächst, zählt schon der Tag, an dem dein Antrag eingeht (§ 167 ZPO). Die Hemmung endet sechs Monate nach dem Ende des Verfahrens; lässt du es nach einem Widerspruch liegen, sechs Monate nach der letzten Verfahrenshandlung (§ 204 Abs. 2 BGB).

Die Umsatzsteuer, die du schon bezahlt hast

Was eine offene Rechnung dich beim Finanzamt kostet, hängt davon ab, wie du versteuerst:

Uneinbringlich heißt nicht, dass der Kunde spät dran ist. Die Finanzverwaltung nimmt es an, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist oder wenn du die Forderung bei objektiver Betrachtung auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kannst, unter Umständen auch, wenn der Kunde sie substantiiert bestreitet (Abschnitt 17.1 Abs. 5 UStAE). Eine vereinbarte Ratenzahlung genügt nicht.

Ist es so weit, berichtigst du die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum, in dem die Forderung uneinbringlich geworden ist. Deinem Kunden musst du das nicht mitteilen. Zahlt er später doch, berichtigst du erneut. Ob der Punkt erreicht ist, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater. enno bereitet die Voranmeldung mit Quellen vor; du prüfst und übermittelst selbst.

In der Einnahmenüberschussrechnung zählt nur Geld, das geflossen ist (§ 11 EStG). Timos 2.380 € stehen dort erst mit dem Zahlungseingang, und eine ausgefallene Forderung musst du nicht ausbuchen. Die ans Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe, die nach der Berichtigung erstattete oder verrechnete Betriebseinnahme. Mehr zum Zuflussprinzip steht im Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

Vom Verzugstag bis zur Berichtigung: die offene Rechnung in sechs Schritten

1. Bestimme für jede offene Rechnung den Verzugstag: Tag nach dem Vertragsdatum, bei Geschäftskunden spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, sonst Zugang deiner Mahnung, bei einer Mahnung mit Frist der Tag nach Fristablauf.
2. Ruf an, dann mahne schriftlich mit einer Frist, die ein Datum nennt. Läuft der Verzug schon, gehören Zinsen ab dem Verzugstag und bei Geschäftskunden die 40 € hinein.
3. Verstreicht die Frist, beantrage den Mahnbescheid und notiere dir die sechs Monate für den Vollstreckungsbescheid.
4. Geh vor dem Jahreswechsel deine Forderungen aus 2023 durch; sie verjähren mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
5. Versteuerst du nach vereinbarten Entgelten, notiere die schon abgeführte Umsatzsteuer auf offenen Rechnungen; berichtigt wird erst bei Uneinbringlichkeit.
6. Nimm den 30-Tage-Hinweis in deine Rechnungsvorlage für Privatkunden auf und vereinbare mit Geschäftskunden ein festes Zahlungsdatum.