Rechnung ohne Steuernummer bei Neugründung: warten oder jetzt schreiben und nachreichen

Deine ersten Rechnungen darfst du schreiben, bevor die Steuernummer da ist. Fehlt sie auf einer Rechnung über 250 Euro an ein Unternehmen, ist die Rechnung allerdings unvollständig: Dein Kunde darf die Umsatzsteuer darauf erst abziehen, wenn du die Nummer mit einer Berichtigung nachreichst, dann aber für den ursprünglichen Zeitraum. Kleinbeträge und die meisten Rechnungen an Privatleute brauchen gar keine Nummer. Für alle übrigen Aufträge entscheidest du einzeln: auf den Brief vom Finanzamt warten oder jetzt abrechnen und die Nummer nachliefern.

Was die fehlende Nummer bedeutet und was nicht

§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt die Steuernummer, die dir das Finanzamt erteilt hat, oder die USt-IdNr., die dir das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt hat. Auf das Wort „erteilt“ kommt es an. Ein Vermerk wie „Steuernummer beantragt“ füllt die Zeile nicht, deine Steuer-ID auch nicht. Steht dort eine Zeichenfolge, die nicht deine erteilte Steuernummer ist, darf dein Kunde laut Anwendungserlass keine Vorsteuer ziehen, bis du die Rechnung berichtigt hast (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE). Anders liegt es, wenn deine Steuernummer draufsteht und nur einen Fehler enthält, den er nicht erkennen konnte: Dann behält er den Abzug nach demselben Absatz.

Ungültig wird die Rechnung dadurch nicht. Als Rechnung zählt jedes Dokument, mit dem du über eine Leistung abrechnest (§ 14 Abs. 1 UStG); ohne Nummer ist sie bloß nicht ordnungsmäßig. Für dich selbst hat das wenig Folgen. Fehlende Pflichtangaben sind laut Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE keine Ordnungswidrigkeit, beim Ausstellen ahndet § 26a UStG nur eine Pflichtrechnung, die gar nicht oder zu spät kommt. Zusätzliche Steuer entsteht auch keine, denn § 14c UStG greift erst bei zu hohem oder unberechtigtem Steuerausweis. Auf dem Spiel steht die Vorsteuer deines Kunden.

Ob du freiberuflich oder mit Gewerbe startest, ist dabei egal: Die Rechnungsregeln gelten für jeden Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Hast du aus deiner Einkommensteuer schon eine Steuernummer, gilt: Teilt dir das Finanzamt eine gesonderte Nummer für die Umsatzsteuer zu, gehört diese auf deine Rechnungen (Abschnitt 14.5 Abs. 5 UStAE). Ob die alte bis dahin genügt, regeln weder Gesetz noch Erlass ausdrücklich; frag im Zweifel dein Finanzamt. Wie die Nummer für dein Unternehmen zu dir kommt, erklärt der Beitrag Steuernummer beantragen.

Welche Rechnungen ohne Nummer auskommen

Die 250 Euro sind der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Eine Kleinbetragsrechnung nennt ihn in einer Summe mit dem Steuersatz, und dein Geschäftskunde rechnet den Steueranteil selbst heraus, um ihn als Vorsteuer abzuziehen (§ 35 UStDV). Welche Angaben sonst noch auf so eine Rechnung gehören, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.

Warten, jetzt abrechnen oder die USt-IdNr. nehmen

Warten

Einem Unternehmen schuldest du die Rechnung spätestens sechs Monate nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Diese Frist ist dein Puffer. Zum Jahresende wird er enger, weil die Übergangsregel für PDF und Papier bei Leistungen aus 2026 dann ausläuft (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Für Leistungen aus 2027 gilt sie bis Ende 2027 weiter, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Was eine Rechnung vom Januar 2027 über eine Leistung aus 2026 auslöst, steht im Beitrag Rechnung schreiben.

Jetzt abrechnen und die Nummer nachreichen

Die fehlende Nummer lieferst du mit einem Dokument nach, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlende Angabe enthalten muss (§ 31 Abs. 5 UStDV). Eine neue Rechnungsnummer braucht es nicht, die Nummer der alten Rechnung stellt den Bezug her (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Durftest du die Leistung als PDF abrechnen, darfst du auch ohne E-Rechnung berichtigen. Wie so ein Dokument aussieht, zeigt der Beitrag Rechnung korrigieren.

In die leere Zeile darfst du einen Hinweis wie „Steuernummer wird nach Zuteilung nachgereicht“ schreiben. Er ersetzt die Angabe nicht, erklärt der Buchhaltung deines Kunden aber die Lücke.

Ist der Brief vom Finanzamt da, reichst du die Nummer mit einem Dokument nach diesem Muster nach, in derselben Form wie die Rechnung.

[Vorname Nachname]
[Deine Anschrift]

[Kunde wie auf der Rechnung]
[Anschrift wie auf der Rechnung]

[Ort], [Datum]

Berichtigung der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

In der oben genannten Rechnung fehlte meine Steuernummer. Sie lautet:

Steuernummer: [Steuernummer laut Brief des Finanzamts]

Sonst ändert sich an der Rechnung nichts.

Was dein Kunde mit der Rechnung ohne Nummer anfängt

Für den Vorsteuerabzug muss dein Kunde eine Rechnung in der Hand haben, die alle Angaben der §§ 14 und 14a UStG trägt; so steht es in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG. Ohne deine Nummer fehlt ihm diese Voraussetzung. Liefert deine Berichtigung sie nach, wirkt das zurück: Die Vorsteuer gehört in den Zeitraum, in dem er die Leistung bezogen hatte und die ursprüngliche Rechnung vorlag (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE). Das setzt voraus, dass die erste Rechnung dich als Aussteller, den Kunden, die Leistung, das Entgelt und die gesondert ausgewiesene Steuer schon nannte. Die Steuernummer zählt nicht zu diesen fünf.

Kommt die Berichtigung erst nach seiner Voranmeldung für diesen Zeitraum, gehört die Vorsteuer trotzdem in diesen Zeitraum. Kommt sie nie, bleibt die Rechnung unvollständig; den Abzug trotzdem zu gewähren, lässt der Anwendungserlass nur ausnahmsweise und nach strengem Maßstab zu (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE).

Ist seine Vorsteuer in Gefahr, kann er die Berichtigung von dir verlangen (Abschnitt 14.11 Abs. 3 UStAE). Sag ihm deshalb vorher, dass die Nummer nachkommt, und frag, ob seine Buchhaltung eine solche Rechnung annimmt.

Als Kleinunternehmerin ohne Steuernummer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, richtet sich deine Rechnung nach § 34a UStDV. Auch diese Liste verlangt eine Nummer: die Steuernummer oder die USt-IdNr., alternativ die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, die das BZSt nur für das EU-Meldeverfahren nach § 19a UStG erteilt. Leichter ist das Warten trotzdem.

Kleinbeträge bleiben ohne Nummer, weil § 34a UStDV den § 33 unberührt lässt. Bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung, sie braucht aber den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE). Bei deinem Kunden hängt außerdem keine Vorsteuer an der Nummer: Du weist keine Umsatzsteuer aus, er hat nichts abzuziehen. Und die Jahresgrenze für PDF und Papier gilt für dich nicht, weil Rechnungen von Kleinunternehmern immer sonstige Rechnungen sein dürfen (§ 34a Satz 4 UStDV). Die sechs Monate kannst du also ausschöpfen.

Ist eine Rechnung schon ohne Nummer raus, ergänzt du sie per Berichtigung wie oben; § 34a UStDV verweist dafür auf § 31. Ob die Liste auch für freiwillige Rechnungen an Privatleute gilt, sagen weder Verordnung noch Anwendungserlass ausdrücklich. Mit dem Hinweis auf die Befreiung und, ab dem Brief, mit Nummer ist deine Vorlage nach beiden Lesarten vollständig.

Zwei Rechnungen aus Lottas erstem Monat

Bis zur Steuernummer: jede offene Rechnung in fünf Schritten entscheiden

1. Schick den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, falls er noch fehlt. Er ist innerhalb eines Monats nach dem Start fällig, und ohne ihn kommt keine Nummer.
2. Sortier jeden Auftrag nach der Tabelle oben. Privatkunden ohne Arbeiten am Haus und Beträge bis 250 € brutto rechnest du sofort ohne Nummer ab.
3. Frag Geschäftskunden über 250 €, ob sie auf die Rechnung warten können. Wenn ja, notier dir die Frist: sechs Monate ab der Leistung, für Leistungen aus 2026 als PDF oder auf Papier spätestens am 31. Dezember 2026.
4. Wenn nein, rechne jetzt ab, mit einem Hinweis in der Nummernzeile, und schick später keine zweite Rechnung, sondern eine Berichtigung.
5. Am Tag, an dem der Brief kommt: Nummer in die Vorlage und für jede Rechnung an ein Unternehmen über 250 €, der sie fehlt, eine Berichtigung mit Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung verschicken.

Ob für deine Leistungen 7 oder 19 % gelten und ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, klärst du im Zweifel vor der ersten großen Rechnung mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.