Steuererklärung der GmbH ohne Steuerberater: was ELSTER annimmt und wo es schwer wird

Ja, das geht. Kein Gesetz verlangt, dass eine GmbH oder UG ihre Steuererklärungen von einer Kanzlei erstellen lässt: Als Geschäftsführer erfüllst du die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft selbst (§ 34 Abs. 1 AO), und Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung nimmt Mein ELSTER kostenlos an. Nur für die E-Bilanz brauchst du eine Software. Die meiste Arbeit steckt ohnehin vor den Formularen: im Jahresabschluss und in der Rechnung vom Jahresüberschuss zu dem Einkommen, auf das die GmbH ihre Steuern zahlt.

Was eine GmbH oder UG nach jedem Geschäftsjahr abgibt

Eine EÜR kennt die GmbH nicht. Ihr Jahrespaket beginnt mit dem Abschluss, alle anderen Teile übernehmen seine Zahlen:

Die Gewerbesteuererklärung gibt jede GmbH ab, die nicht von der Gewerbesteuer befreit ist, auch im Verlustjahr, weil die Pflicht an der Rechtsform hängt (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 GewStDV). Unterjährig kommen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen dazu und, sobald die GmbH dir ein Gehalt zahlt, die Lohnsteuer-Anmeldungen. Ist die GmbH Kleinunternehmerin, entfallen Voranmeldungen und USt 2 A grundsätzlich (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Für die UG gilt dieselbe Liste. Ihren Jahresüberschuss trägst du laut Anleitung zur Körperschaftsteuererklärung so in die Anlage GK ein, wie er vor jeder Zuführung zu Rücklagen aussieht, also auch vor dem Viertel für die gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG).

Wer die Erklärungen abgibt und wer dir dabei helfen darf

Das Steuerberatungsgesetz erfasst Tätigkeiten in fremden Angelegenheiten (§ 2 Abs. 2 StBerG). Du aber handelst als gesetzlicher Vertreter der GmbH, dem die Abgabenordnung ihre steuerlichen Pflichten zuweist, und brauchst für ihre Erklärungen keine Befugnis. Warum sich auch aus anderen Gesetzen keine Pflicht zur Kanzlei ergibt, erklärt Brauche ich einen Steuerberater?

Holst du dir bezahlte Hilfe, entscheidet die Aufgabe, wer sie leisten darf. Ein Buchhaltungsbüro darf unter den Voraussetzungen von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, den Lohn abrechnen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen. Hilfe beim Aufstellen von Abschlüssen, die für die Besteuerung zählen, rechnet das Gesetz dagegen ausdrücklich zur Hilfe in Steuersachen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 StBerG). Jahresabschluss, E-Bilanz und Jahreserklärungen kaufst du deshalb nur bei Befugten ein, in der Regel bei Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsanwälten (§ 3 StBerG).

Der ELSTER-Zugang der GmbH

Die Erklärungen der GmbH sendest du über ein Benutzerkonto „Für eine Organisation“, registriert mit der Steuernummer der Gesellschaft. Den Aktivierungs-Code schickt ELSTER per Post an die Anschrift, die der Finanzverwaltung unter dieser Steuernummer vorliegt. Einloggen kannst du dich mit ElsterSecure, Zertifikatsdatei, Sicherheitsstick oder Signaturkarte, nicht mit dem Personalausweis. Die einzelnen Schritte stehen im Beitrag zur ELSTER-Registrierung.

Wo es ohne Kanzlei schwer wird

Die E-Bilanz

Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erreichen das Finanzamt als XBRL-Datensatz, gegliedert nach einer amtlichen Taxonomie. Für 2026 gilt grundsätzlich die Version 6.9 (BMF-Schreiben vom 10. Juni 2025); mit der ebenfalls erlaubten 6.10 kannst du voraussichtlich erst ab Mai 2027 senden (BMF-Schreiben vom 8. Juni 2026). Zeit kostet die E-Bilanz vor allem hier:

1. Jedes Sachkonto ordnest du einer Position der Taxonomie zu. Mussfelder, die für deine Rechtsform zulässig sind, müssen im Datensatz stehen. Führst du eine solche Position gar nicht, meldest du sie leer (technisch „NIL“) und nicht mit null, denn null hieße: Die Position gibt es, am Stichtag steht sie bei null.
2. Für Wirtschaftsjahre ab 2025 gehört zu jeder Position mit Wert ein unverdichteter Kontennachweis mit Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo (§ 5b Abs. 1 Satz 1, § 52 Abs. 11 Satz 2 EStG). Zwei Bankkonten dürfen grundsätzlich nicht zu einem Konto „Bank“ verschmelzen.
3. Senden kannst du nur mit Software, die den Datensatz über die ELSTER-Schnittstelle ERiC prüft und übermittelt. Einen Upload in Mein ELSTER gibt es laut den FAQ der Finanzverwaltung zur E-Bilanz nicht, geplant ist er auch nicht.

Eine E-Bilanz mit dem Status „vorläufig“ wahrt keine Frist.

Handelsbilanz, Steuerbilanz und die Korrekturen daneben

Behandeln Handels- und Steuerrecht einen Posten verschieden, übermittelst du die Handelsbilanz mit einer steuerlichen Überleitungsrechnung oder gleich eine eigene Steuerbilanz (§ 5b Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG). Droht zum Beispiel aus einem laufenden Auftrag ein Verlust, verlangt das HGB dafür eine Rückstellung (§ 249 Abs. 1 HGB), das Einkommensteuergesetz verbietet genau diese (§ 5 Abs. 4a EStG).

Andere Korrekturen gehören gar nicht in die Bilanz. Sie stehen in der Anlage GK, die beim Jahresüberschuss beginnt und dann hinzurechnet, was den Gewinn steuerlich nicht mindern darf: Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag (§ 10 Nr. 2 KStG), die Gewerbesteuer (§ 4 Abs. 5b EStG), 30 % der Bewirtungskosten und Geschenke an Personen außerhalb der Belegschaft, die je Empfänger und Jahr mehr als 50 € kosten (§ 8 Abs. 1 KStG mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG).

Verträge mit dir selbst

Hältst du alle Anteile und bist du einziger Geschäftsführer, stehst du bei jedem Vertrag mit der GmbH auf beiden Seiten, vom Anstellungsvertrag bis zur Miete für einen Büroraum. Solche Geschäfte darfst du nur abschließen, soweit es dir gestattet ist (§ 181 BGB), und jedes hältst du unverzüglich in einer Niederschrift fest (§ 35 Abs. 3 GmbHG).

Bei einem beherrschenden Gesellschafter fragt das Finanzamt außerdem, ob eine Zahlung auf einer klaren Vereinbarung beruht, die vorher getroffen, zivilrechtlich wirksam und so durchgeführt wurde wie abgemacht. Fehlt das, kann schon darin eine verdeckte Gewinnausschüttung liegen (BFH, Urteil vom 11. September 2013, I R 28/13). Sie mindert das Einkommen der GmbH nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG) und gehört als Korrektur in die Anlage GK. Typische Fälle zeigt Geld aus der GmbH entnehmen; ob dein Vertrag hält, beurteilt eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.

Janeks Rechnung: vom Jahresüberschuss zum Einkommen

Die Frist für 2026 und was vorher stehen muss

Machst du die Erklärungen für 2026 selbst, gilt die Frist von sieben Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 AO). Sie fiele auf Samstag, den 31. Juli 2027, und verschiebt sich auf Montag, den 2. August 2027 (§ 108 Abs. 3 AO). Das gilt für KSt 1 samt Anlagen, KSt 1 F, GewSt 1 A und USt 2 A. Eine eigene Frist hat die E-Bilanz nicht, an den Abgabefristen ändert sie laut den FAQ der Finanzverwaltung nichts.

Von dort rechnest du rückwärts. Eine kleine GmbH muss ihren Abschluss spätestens bis 30. Juni 2027 aufgestellt haben (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB), samt Steuerrückstellungen. Als alleiniger Gesellschafter stellst du den Abschluss danach selbst fest: Beschluss fassen, unverzüglich eine Niederschrift aufnehmen, unterschreiben (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Offenlegen musst du bis 31. Dezember 2027 (§ 325 Abs. 1a HGB), den Auftrag übermittelst du über die Publikations-Plattform des Unternehmensregisters. Welche Teile deine GmbH dort einreicht, steht im Beitrag zur GmbH-Buchhaltung.

Bis zum 2. August 2027: was du selbst machst und was du zukaufst

Janek teilt sein erstes Jahr so auf:

Als Faustregel behält Janek, was jeden Monat wiederkommt, und kauft Hilfe für das, was Jahre nachwirkt: die Verträge mit sich selbst und den ersten Abschluss. Die Schritte bis zur Abgabe:

1. Mit der Steuernummer der GmbH das Organisationskonto in Mein ELSTER beantragen.
2. Vor dem ersten Gehalt klären, ob dir Geschäfte mit dir selbst gestattet sind; den Anstellungsvertrag schriftlich schließen, die Niederschrift anlegen.
3. Laufend buchen, mit Sachkonten, die sich später der Taxonomie zuordnen lassen. Vorarbeiten kann enno: Es sortiert nachts Bank und Belege, ordnet jedem Umsatz seinen Beleg zu und bereitet die UStVA mit Quellen vor, die du prüfst und selbst übermittelst. Für die Kanzlei gibt es einen DATEV-Export.
4. Im Januar 2027 Inventar, offene Rechnungen und mögliche Rückstellungen zusammentragen, die Anlage GK vorrechnen, die Steuerrückstellungen buchen und den Abschluss bis 30. Juni 2027 aufstellen, unterschreiben und feststellen.
5. Erst die E-Bilanz senden, dann die Erklärungen in Mein ELSTER, spätestens am 2. August 2027. Die Offenlegung folgt bis 31. Dezember 2027.