Einzelunternehmen gründen: Schritte, erlaubter Name und wann das Handelsregister kommt

Ein Einzelunternehmen gründest du, indem du anfängst. Einen Gesellschaftsvertrag oder ein Mindestkapital braucht es nicht, und für die Schulden des Betriebs stehst du persönlich ein. Ein Gewerbe zeigst du am Starttag beim Gewerbeamt an. Binnen eines Monats folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; bei einem freien Beruf ist er zugleich die Meldung der Tätigkeit ans Finanzamt. Ins Handelsregister musst du nur, wenn dein Betrieb eine kaufmännische Einrichtung braucht. Davon hängt ab, welchen Namen du führen darfst und was die IHK verlangt.

Du bist das Unternehmen: was die Rechtsform bedeutet

Ein Einzelunternehmen hat keine eigene Rechtspersönlichkeit. Verträge des Betriebs schließt du, seine Schulden sind deine. Hat ein Gläubiger einen Titel gegen dich, kann er dein Geschäftskonto pfänden lassen und genauso dein Sparkonto; Grenzen setzt nur der gesetzliche Pfändungsschutz. Ein Handelsregistereintrag ändert daran nichts: „e.K.“ beschreibt deinen Status als Kaufmann, begrenzt aber keine Haftung.

Kleingewerbe oder Kaufmann: wer ins Handelsregister muss

Ob du eingetragen werden musst, regelt § 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt, und Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, er erfordert nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Das Gesetz geht also vom Kaufmann aus, das Kleingewerbe ist die Ausnahme. Eine Umsatz- oder Mitarbeiterzahl nennt die Vorschrift nicht. Es kommt auf das Bild des ganzen Betriebs an; die IHK Rhein-Neckar nennt als Kriterien etwa Lagerhaltung, Kreditgewährung und die Vielfalt der Geschäftsbeziehungen.

Ein Kaufmann muss seine Firma zur Eintragung anmelden (§ 29 HGB), sonst hält ihn das Registergericht mit Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro je Festsetzung dazu an (§ 14 HGB). Das Finanzamt entscheidet diese Frage nicht.

Als Kaufmann gelten strengere Regeln. Eine Vertragsstrafe, die du im Betrieb versprichst, kann ein Gericht nicht nach § 343 BGB herabsetzen (§ 348 HGB). Kaufst du Ware von einem anderen Kaufmann, musst du sie unverzüglich prüfen und Mängel ebenso rügen, sonst gilt sie als genehmigt (§ 377 HGB). Freiberufler betrifft das nicht, denn § 1 HGB setzt einen Gewerbebetrieb voraus.

800.000 und 80.000 Euro sind keine Kaufmannsgrenze

Diese Zahlen gehören zur Buchführung. Kommt ein Einzelkaufmann an zwei Abschlussstichtagen in Folge auf Umsatzerlöse bis 800.000 € und einen Jahresüberschuss bis 80.000 €, braucht er keine Bücher nach HGB; nach einer Neugründung reicht der erste Stichtag (§ 241a HGB). Unabhängig davon verpflichtet das Finanzamt gewerbliche Unternehmer mit über 800.000 € Umsatz oder über 80.000 € Gewinn zur Buchführung, ab dem Wirtschaftsjahr nach seiner Mitteilung (§ 141 AO). Greift keins von beiden, darf auch ein eingetragener Kaufmann den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG).

Welcher Name auf Rechnung, Transporter und Website stehen darf

Die Firma ist der Name, unter dem ein Kaufmann seine Geschäfte betreibt und unterschreibt (§ 17 HGB). Ohne Eintrag hast du keine, darfst aber eine Geschäftsbezeichnung führen, also einen Branchen- oder Fantasienamen. Laut IHK Rhein-Neckar darf sie nicht firmenähnlich wirken und keinen Rechtsformzusatz tragen. Wer „e.K.“ schreibt, ohne eingetragen zu sein, gebraucht eine Firma, die ihm nicht zusteht; das Registergericht hält ihn mit Ordnungsgeld zum Unterlassen an (§ 37 Abs. 1 HGB).

Die Firma selbst darf nicht irreführen (§ 18 HGB), muss „e.K.“, „e.Kfm.“, „e.Kfr.“ oder den ausgeschriebenen Zusatz enthalten (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB) und sich von den am Ort eingetragenen Firmen deutlich unterscheiden (§ 30 HGB).

Die Formalitäten in der Reihenfolge, in der sie anfallen

1. Vor dem ersten Auftrag klärst du, ob deine Tätigkeit eine Erlaubnis braucht oder ein zulassungspflichtiges Handwerk ist, das nur mit Eintrag in der Handwerksrolle erlaubt ist (§ 1 HwO, Anlage A).
2. Am Starttag zeigst du ein Gewerbe beim Gewerbeamt an (§ 14 Abs. 1 GewO). Einen freien Beruf meldest du nur dem Finanzamt, mit dem Fragebogen aus Schritt 3 (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Ob es ein Gewerbe ist, klärt der Beitrag ab wann du ein Gewerbe anmelden musst; wie die Anzeige läuft, steht unter Gewerbe anmelden.
3. Binnen eines Monats nach dem Start geht der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch ans Finanzamt (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Was deine Angaben auslösen, zeigt der Beitrag zum Fragebogen.
4. Ein eigenes Geschäftskonto schreibt dir kein Gesetz vor. Was trotzdem dafür spricht, erklärt der Beitrag zur Geschäftskonto-Pflicht.
5. Eine Krankenversicherung, gesetzlich oder privat, muss jeder mit Wohnsitz in Deutschland haben (§ 193 Abs. 3 VVG). Rentenversicherungspflichtig sind Selbstständige nur in bestimmten Gruppen, etwa Handwerker in der Handwerksrolle oder wer regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig ist (§ 2 Satz 1 Nr. 8 und 9 SGB VI). Im zweiten Fall meldest du dich binnen drei Monaten selbst beim Rentenversicherungsträger (§ 190a SGB VI). Unfallversichert bist du als Unternehmer nur in einigen Bereichen kraft Gesetzes, etwa im Gesundheitswesen (§ 2 SGB VII), oder wenn die Satzung deiner Berufsgenossenschaft es vorsieht (§ 3 SGB VII); sonst auf Antrag (§ 6 SGB VII).
6. Zur IHK gehörst du kraft Gesetzes, sobald du zur Gewerbesteuer veranlagt wirst und in ihrem Bezirk eine Betriebsstätte hast (§ 2 IHKG). Handwerk und handwerksähnliche Gewerbe gehören zur Handwerkskammer (§ 90 HwO).
7. Bist du Kaufmann oder willst es werden, geht die Anmeldung zum Handelsregister elektronisch und öffentlich beglaubigt ans Registergericht (§ 12 Abs. 1 HGB), über einen Notar, auf Wunsch per Videokommunikation.

Mobil beim Kunden: wann ein Reisegewerbe daraus wird

Ein Reisegewerbe betreibt nach § 55 GewO, wer gewerbsmäßig ohne vorhergehende Bestellung außerhalb seiner Niederlassung Leistungen anbietet; dafür braucht er eine Reisegewerbekarte. Fährst du nur zu vereinbarten Terminen, bleibt es beim stehenden Gewerbe. Wer ohne Termin an Haustüren klingelt oder auf Parkplätzen Kundschaft anspricht, braucht grundsätzlich die Karte.

Was die Gründung kostet, soweit eine Stelle den Preis festlegt

Beispiel: Piet meldet seine mobile Aufbereitung an

Wann GmbH oder UG einen Blick wert sind

Eine GmbH haftet nur mit dem Gesellschaftsvermögen (§ 13 Abs. 2 GmbHG), braucht aber einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag (§ 2 GmbHG), mindestens 25.000 € Stammkapital (§ 5 Abs. 1 GmbHG) und eine Eintragung, für die das Registergericht bei einer Bargründung 300 € verlangt (225 € nach Gebühr Nr. 2100 HRegGebV und ein Drittel davon nach Nr. 6000). Sie muss bilanzieren, weil § 241a HGB nur Einzelkaufleute befreit, und ihre Jahresabschlüsse offenlegen (§ 325 HGB). Die UG startet mit weniger Kapital, zahlt es aber vor der Anmeldung voll ein und legt jährlich ein Viertel ihres um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses zurück, solange ihr Stammkapital unter 25.000 € liegt (§ 5a GmbHG). Die IHK Rhein-Neckar rät, bei steigendem Risiko oder größerem Kapitalbedarf über eine haftungsbeschränkte Gesellschaft nachzudenken. Ob sich das für dich rechnet, lässt du dir von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater durchrechnen.

Einzelunternehmen gründen: die Checkliste für den Start

1. Tätigkeit einordnen: Gewerbe oder freier Beruf, Erlaubnis oder Handwerksrolle nötig? Im Zweifel IHK oder Handwerkskammer fragen.
2. Kaufmännische Einrichtung nötig? Dann die Registeranmeldung beim Notar einplanen.
3. Geschäftsbezeichnung ohne Rechtsformzusatz wählen, voller Name auf Rechnung, Website und Impressum.
4. Ein Gewerbe am Starttag anzeigen, die Monatsfrist für den Fragebogen gleich eintragen.
5. Krankenversicherung, mögliche Rentenpflicht und Haftpflicht vor dem ersten Kunden klären.
6. Belege und Kontoauszüge vom ersten Umsatz an geordnet aufheben. Dabei hilft enno: Bank und Belege sortiert es nachts, Buchungen gleicht es mit Belegen ab, und die Fristen hat es im Blick. Was ans Finanzamt geht, prüfst du und schickst es selbst ab.