Buchhaltungssoftware für Selbstständige: worauf achten und wie du sie vorher testest

Eine vom Finanzamt freigegebene Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Es gibt Anforderungen aus Abgabenordnung, Umsatzsteuergesetz und den GoBD, den Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung, und die testest du im Probemonat selbst: Buchungen, die sich nicht spurlos ändern lassen, E-Rechnungen in beide Richtungen, die Übermittlung an ELSTER, Exporte für Kanzlei und Finanzamt. Vor dem ersten Abo klärst du außerdem, wie du nach einer Kündigung an deine Daten kommst, denn aufbewahren musst du sie acht bis zehn Jahre, manchmal länger.

Kein Siegel nimmt dir den Test ab

„GoBD-zertifiziert“ klingt nach Freigabe. Die GoBD sehen das anders: Ob ein System ordnungsgemäß arbeitet, hängt auch von Updates, Zugriffsrechten, Einstellungen und der Richtigkeit deiner Eingaben ab, deshalb äußert sich die Finanzverwaltung nicht allgemein dazu, ob ein Programm die Regeln erfüllt (Rz. 179). Testate Dritter dürfen dir bei der Auswahl helfen, das Finanzamt binden sie nicht (Rz. 181). Die Grundsätze selbst erklärt der Beitrag GoBD für kleine Unternehmen.

Wie viel das Programm können muss, hängt an deiner Gewinnermittlung und an der Umsatzsteuer. Mit EÜR braucht es keine Bilanz, aber es muss jede Einnahme und Ausgabe dem Jahr zuordnen, in dem das Geld floss (§ 11 EStG), und Abschreibungen führen (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). Als Kleinunternehmer entfallen Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Abgeben musst du sie dann nur auf Aufforderung des Finanzamts (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO) und in Sonderfällen, etwa für Zeiträume, in denen du als Auftraggeber Steuer nach § 13b UStG schuldest (§ 18 Abs. 4a UStG). E-Rechnungen empfangen, Belege aufbewahren und die EÜR elektronisch abgeben musst du trotzdem.

Die Checkliste für den Probemonat

Festschreibung, Datenzugriff, Speicherort: was hinter den Tests steckt

Festschreibung, Protokoll, Historie

Was einmal als Beleg, Grundaufzeichnung oder Buchung im Programm steht, darf sich weder unterdrücken noch unbemerkt überschreiben, löschen oder ändern lassen (GoBD Rz. 108). Erzeugt das Programm Buchungen selbst, etwa über Regeln oder als Dauerbuchung, gehören auch Änderungen an diesen Einstellungen ins Protokoll (Rz. 111).

Erzeugt ein Rechnungsprogramm alte Rechnungen aus aktuellen Stammdaten neu, stimmen sie nach Umfirmierung des Kunden oder neuem Steuersatz nicht mehr mit den verschickten überein (Rz. 59, Beispiel 4). Auf eine PDF-Kopie jeder Ausgangsrechnung darfst du nur verzichten, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann (Rz. 76), und das klappt nur, wenn der alte Stand der Stammdaten erhalten bleibt.

Außerdem brauchst du für dein System eine Verfahrensdokumentation, und sie muss zu der Programmversion passen, die du tatsächlich einsetzt (Rz. 151 und 154). Frag, welche Programmbeschreibung der Anbieter dafür liefert.

Datenzugriff und Speicherort

In einer Außenprüfung darf das Finanzamt in deine Daten schauen, sie auswerten lassen oder sie sich in auswertbarem Format übertragen lassen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Liegen sie bei einem Cloud-Anbieter und sagst du das dem Finanzamt, muss der Anbieter das selbst gewähren, auf deine Kosten (Satz 2 und 3). Für die Übergabe gibt es einen freiwilligen Beschreibungsstandard: Datendateien in gängigen Formaten plus eine index.xml, die Felder, Formate und Verknüpfungen beschreibt (Anlage zu den GoBD, Nr. 1).

In einem anderen EU-Staat darfst du elektronische Bücher führen und aufbewahren, solange der Datenzugriff voll möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Außerhalb der EU braucht es vorher eine Bewilligung deines Finanzamts (Abs. 2b), sonst droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (Abs. 2c).

E-Rechnung: empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028

Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. Gemeint ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Eine Datei mit Formatfehlern ist nur eine sonstige Rechnung (Rn. 6a). Das erkennt eine Validierungsanwendung; ihren Bericht aufzuheben, legt das BMF als Nachweis nahe (Rn. 35a).

Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Kleinunternehmer (§ 34a UStDV); Privatkunden und Kunden im Ausland betrifft die Pflicht nicht (Stand September 2026). Wie du den Umsatz für die Grenze rechnest und warum eine Leistung aus dem Dezember 2026, die du erst im Januar abrechnest, nach dem Gesetzeswortlaut schon eine E-Rechnung braucht, zeigt der Beitrag zu den Stichtagen der E-Rechnung.

ELSTER: was ERiC ist und was du davon merkst

Die Voranmeldung geht über die amtlich bestimmte Schnittstelle ans Finanzamt (§ 18 Abs. 1 UStG), die EÜR per Datenfernübertragung (§ 60 Abs. 4 EStDV), beides über ein sicheres Verfahren, bei dem die Finanzverwaltung erkennt, wer sendet (§ 87a Abs. 6 AO). Herstellern stellt die Steuerverwaltung dafür kostenlos ERiC bereit, den ELSTER Rich Client. Laut elster.de prüft ERiC die Daten auf Plausibilität, übermittelt sie verschlüsselt und kann nach erfolgreicher Rückmeldung eine PDF-Datei erstellen. Zu sehen bekommst du ERiC nicht: Die Oberfläche baut der Hersteller. Welche Programme ELSTER unterstützen, listet elster.de nach Angaben der Hersteller, ausdrücklich unverbindlich.

Mit der App ElsterSecure kannst du dich derzeit nur in Mein ELSTER anmelden. Soll eine andere Software senden, legst du in deinem Benutzerkonto zusätzlich eine Login-Option wie die Zertifikatsdatei an. Und was du über ein Programm abgibst, bestätigt der Posteingang von Mein ELSTER derzeit nicht. Speichere deshalb die Bestätigung aus dem Programm.

Senden musst du nicht aus dem Programm: In Mein ELSTER kannst du die Werte eintragen oder bei der Voranmeldung eine XML-Datei aus anderer Software hochladen, wie im Weg durch das ELSTER-Formular, Kennzahl für Kennzahl. Die Zahlen verantwortest du.

Kanzlei und Bank: DATEV-Export und Kontoabruf

Arbeitet deine Kanzlei mit DATEV, übernimmt sie deine Buchungen in ihr Programm, nach einem Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04. Frag vorher, welchen sie nutzt und ob sie auch die Belege braucht. Kommt beim Testmonat dieselbe Zahl an Buchungen an, die das Programm zeigt, ist der Test bestanden.

Führt ein Online-Dienst für dich Informationen über deine Konten bei anderen Banken zusammen, ist das ein Kontoinformationsdienst (§ 1 Abs. 34 ZAG). Wer im Inland nur diesen Dienst anbietet, braucht eine Registrierung bei der BaFin (§ 34 ZAG) und steht in ihrem Zahlungsinstituts-Register (§ 43 ZAG). Frag, wer den Abruf technisch erledigt, und such ihn dort; sitzt er im EU-Ausland, frag nach seiner Zulassung.

enno sortiert nachts Bank und Belege, bereitet UStVA und EÜR mit Quellen vor und liefert der Kanzlei einen DATEV-Export. Ob alles stimmt, prüfst du, und übermitteln tust du selbst.

Nach der Kündigung: wie lange du an die alten Daten musst

Aufzeichnungen bleiben zehn, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), ab Ende des Jahres der letzten Eintragung oder Entstehung (Abs. 4), und länger, solange die Festsetzungsfrist einer Steuer läuft, für die sie zählen. Wie du den Stichtag ausrechnest, zeigt Belege aufbewahren.

Beim Wechsel kommt hinzu: Das Finanzamt muss in einer Außenprüfung weiter in die alten Daten schauen und sie auswerten lassen können. Die alte Software brauchst du nur dann nicht mehr, wenn alle Daten samt Stammdaten und Verknüpfungen unverändert in ein System übergehen, das dieselben Auswertungen erlaubt (GoBD Rz. 142 und 143); Berichte oder Druckdateien, in denen Daten fehlen, genügen nicht (Rz. 144). Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, reicht ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).

Vor dem ersten Abo: der Probemonat in vier Schritten

1. Arbeite die Checkliste mit einem echten Monat ab statt mit Demodaten: Kontoauszug, Belege, zwei Ausgangsrechnungen, möglichst eine E-Rechnung. Den DATEV-Export bekommt deine Kanzlei. Notier, was nicht klappt.
2. Exportier den Monat, als würdest du kündigen, und öffne die Dateien auf einem anderen Rechner.
3. Frag den Anbieter schriftlich nach Speicherorten, Zugang nach Kündigung und einer Programmbeschreibung.
4. Rechne wie Timm aus, bis wann du nach einem Wechsel auswertbaren Zugriff brauchst. Läuft eine Außenprüfung oder ein Einspruch, klär die Termine mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.