Ist-Versteuerung: wer sie bekommt, wie der Antrag läuft und was sie am Konto ändert

Mit der Ist-Versteuerung schuldest du die Umsatzsteuer aus einer Rechnung erst für den Monat oder das Quartal, in dem dein Kunde bezahlt. Ohne sie gilt die Soll-Versteuerung, und die Steuer hängt an dem Zeitraum, in dem du die Arbeit erledigt hast. Das Finanzamt kann Ist auf Antrag erlauben (§ 20 UStG): bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € und für Freiberufler ohne Buchführung sogar unabhängig vom Umsatz. Die Vorsteuer ziehst du bei beiden Methoden ab, sobald Leistung und Rechnung bei dir sind.

Soll oder Ist: der Unterschied liegt im Datum

Ohne Erlaubnis rechnest du nach vereinbarten Entgelten. Diese Soll-Versteuerung ist der gesetzliche Normalfall (§ 16 Abs. 1 UStG): Die Steuer entsteht am Ende des Monats oder Quartals, in dem du deine Arbeit erledigt hast, gleich ob schon bezahlt ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Nach vereinnahmten Entgelten, also bei Ist, knüpft sie an den Voranmeldungszeitraum der Zahlung an (Buchst. b derselben Vorschrift). Für eine Überweisung meint das in aller Regel den Tag, an dem die Bank sie deinem Konto gutschreibt (UStAE 13.6 Abs. 1). Anzahlungen versteuerst du bei beiden Methoden, sobald sie da sind. Und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, deren Steuer dort der Kunde schuldet, trägst du auch bei Ist in die Voranmeldung für den Zeitraum ein, in dem du sie erbracht hast, als Umsatz ohne deutsche Steuer (§ 18b Satz 3 UStG).

Welcher Beleg in welche Voranmeldung gehört, erklärt der Beitrag Rechnungsdatum oder Zahlungseingang.

Drei Wege zur Erlaubnis nach § 20 UStG

Für Selbstständige nennt das Gesetz drei Fälle, einer genügt.

Die 800.000 € gelten seit dem 1. Januar 2024 (Wachstumschancengesetz, Artikel 20), also auch 2025 und 2026. Vorher galten 600.000 €.

Was in die 800.000 Euro zählt

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, dieselbe Größe wie bei der Kleinunternehmerregelung. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet: Es zählen die Beträge ohne Umsatzsteuer, die im Jahr tatsächlich eingegangen sind (§ 10 Abs. 1 UStG). Bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben draußen, ebenso Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens. Laut ELSTER-Ausfüllhilfe zum Fragebogen gehören alle Unternehmensteile hinein, etwa ein zweiter Betrieb, eine umsatzsteuerpflichtige Vermietung oder eine Photovoltaikanlage, die ins Netz einspeist. Gründest du im Lauf des Jahres, rechnest du den erwarteten Umsatz nach derselben Hilfe aufs volle Jahr hoch.

Freiberufler: keine Grenze, solange keine Bücher

§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt die freien Berufe auf, darunter Ärzte, Architekten, Journalisten, Dolmetscher und Übersetzer. Eine Umsatzgrenze nennt § 20 dafür nicht. Das Wort „soweit“ im Gesetz zieht aber eine Linie: Nr. 3 deckt nur deine freiberuflichen Umsätze. Für einen gewerblichen Nebenzweig, etwa einen Warenverkauf, gilt wieder die Grenze von 800.000 € für deinen gesamten Vorjahresumsatz. Ob deine Arbeit freiberuflich ist, prüft der Beitrag Freiberufler oder Gewerbe.

Führst du für die freiberuflichen Umsätze Bücher, ist Nr. 3 versperrt, auch wenn du es freiwillig tust (UStAE 20.1 Abs. 1). Unschädlich ist laut ELSTER-Ausfüllhilfe die Einnahmenüberschussrechnung, selbst mit einer Offene-Posten-Liste für unbezahlte Rechnungen. Und die Buchführungspflicht nach § 141 AO trifft Freiberufler nicht: Sie gilt nur für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte.

Anders ist es mit einer GmbH, auch in der Form der UG. Sie gilt als Handelsgesellschaft und muss deshalb Bücher führen (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 6 Abs. 1 und § 238 Abs. 1 HGB). Nr. 3 hilft ihr also nicht, selbst wenn die Arbeit freiberuflich ist. Für sie zählt die Umsatzgrenze.

Den Antrag stellen: im Fragebogen oder später

Als Gründer findest du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Abschnitt „Versteuerung der Entgelte“ mit zwei Optionen: „Vereinbarte Entgelte (Sollversteuerung)“ und „Vereinnahmte Entgelte (Istversteuerung)“. Wählst du die zweite, prüft das Finanzamt, ob es sie gestatten kann. Für die Umsatzgrenze legt es im Gründungsjahr deinen geschätzten Umsatz zugrunde, schätz also ehrlich. Was die übrigen Angaben auslösen, zeigt der Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Bist du schon angemeldet, stellst du den Antrag direkt bei deinem Finanzamt. Eine Form oder einen Vordruck schreiben weder § 20 UStG noch der Anwendungserlass vor. Hilfreich sind Steuernummer, das Jahr, ab dem du nach Ist rechnen willst, und welcher der drei Wege auf dich zutrifft.

Ein Antrag mit diesen Angaben für die beiden häufigsten Wege kann so aussehen:

[Vor- und Nachname]
[Anschrift]

An das Finanzamt [Ort]
[Anschrift des Finanzamts]

[Ort], [Datum]

Steuernummer: [Steuernummer]

Antrag auf Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten ab dem Kalenderjahr [Jahr]

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich beantrage, mir nach § 20 UStG zu gestatten, die Umsatzsteuer ab dem Kalenderjahr [Jahr] nach vereinnahmten Entgelten zu berechnen.

Grund (nur den zutreffenden Absatz stehen lassen):

§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG: Mein Gesamtumsatz im Kalenderjahr [Vorjahr] betrug nicht mehr als 800.000 Euro, nämlich [Betrag] Euro.

§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG, im Jahr der Gründung: Ich habe meine Tätigkeit am [Datum] aufgenommen. Mein voraussichtlicher Gesamtumsatz für das Kalenderjahr [Jahr], auf das volle Jahr hochgerechnet, beträgt [Betrag] Euro.

§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG: Meine Umsätze stammen aus einer freiberuflichen Tätigkeit als [Beruf] im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG. Für diese Umsätze führe ich keine Bücher; meinen Gewinn ermittle ich durch Einnahmenüberschussrechnung.

Bitte bestätigen Sie mir die Erlaubnis schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Vor- und Nachname]

Den zeitlichen Rahmen setzt der Anwendungserlass (UStAE 20.1 Abs. 1):

1. Für ein bestimmtes Jahr ist der Antrag möglich, bis die Umsatzsteuer-Jahresfestsetzung dieses Jahres formell bestandskräftig ist.
2. Die Erlaubnis umfasst immer das volle Kalenderjahr. Ein Antrag im Herbst reicht also zurück bis Januar.
3. Das Finanzamt erteilt sie unter dem Vorbehalt, sie jederzeit widerrufen zu können.

Hat das Finanzamt sie nicht befristet, musst du sie nicht jedes Jahr neu beantragen. Die Erlaubnis bleibt als Verwaltungsakt wirksam, solange sie nicht aufgehoben oder anders erledigt ist (§ 124 Abs. 2 AO). Bis sie da ist, gilt Soll.

Was die Ist-Versteuerung in einem Quartal ausmacht

Die Vorsteuer bleibt an der Rechnung

Für Einkäufe gibt es keine Ist-Variante. Die Vorsteuer ziehst du ab, wenn die Leistung an dich erbracht ist und die Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Der Anwendungserlass nennt dabei ausdrücklich auch Unternehmer mit Ist-Versteuerung (UStAE 15.2 Abs. 2). In ein späteres Jahr schieben kannst du sie nicht, und nur bei eigenen Anzahlungen kommt es zusätzlich auf deine Zahlung an.

Die Vorsteuer senkt deine Zahllast also oft, bevor du den Lieferanten bezahlt hast. Was die Rechnung dafür braucht, steht im Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Wenn der Umsatz über 800.000 Euro steigt

Auf dem Weg über Nr. 1 blickt das Gesetz immer auf das Vorjahr. Überschreitest du die Grenze, fehlt die Voraussetzung erst im Jahr danach.

Dass die Erlaubnis beim Überschreiten automatisch endet, steht weder in § 20 UStG noch im Anwendungserlass. Das Finanzamt kann sie aber, wie vorbehalten, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (§ 131 Abs. 2 Nr. 1 AO). Rückwirkend darf es eine Erlaubnis nur unter engeren Bedingungen zurücknehmen, etwa wenn du sie mit Angaben erwirkt hast, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren (§ 130 Abs. 2 Nr. 3 AO).

Auf dem Weg über Nr. 3 spielen die 800.000 € keine Rolle. Lina könnte ihren Umsatz vervielfachen: Solange sie nur übersetzt und den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, kann sich ihre Erlaubnis auf eine Vorschrift ohne Umsatzgrenze stützen.

Zurück zur Soll-Versteuerung: der Übergang kostet einmal Liquidität

Willst du selbst zurück, planst du den Wechsel zu einem Jahresanfang, weil die Erlaubnis stets ein ganzes Kalenderjahr umfasst. Rückwirkend zu Soll zurückkehren kannst du für ein Jahr, bis dessen Jahresfestsetzung formell bestandskräftig ist (UStAE 20.1 Abs. 3). Widerruft das Finanzamt, endet die Erlaubnis, sobald der Widerruf wirksam wird, oder zu dem späteren Zeitpunkt, den es nennt (§ 131 Abs. 3 AO).

Das Gesetz verlangt bei jedem Wechsel, dass nichts doppelt erfasst wird und nichts unversteuert bleibt (§ 20 Satz 3 UStG). Der Anwendungserlass regelt beide Richtungen (UStAE 13.6 Abs. 3):

• Leistungen aus einem Ist-Jahr bleiben Ist. Ihre Steuer entsteht mit dem Geldeingang, auch wenn du inzwischen nach Soll versteuerst.
• Was du nach Soll schon versteuert hast, meldest du nach dem Wechsel zu Ist nicht noch einmal an, wenn das Geld kommt.

Beim Weg zurück zu Soll landen deshalb zwei Posten in derselben Voranmeldung. Angenommen, am 31. Dezember 2027 stehen 9.000 € netto aus Leistungen des Ist-Jahres offen und gehen im Januar 2028 ein. Dann gehören bei 19 Prozent 1.710 € Umsatzsteuer darauf in die erste Voranmeldung 2028, zusammen mit der Steuer auf alles, was du im neuen Zeitraum leistest, bezahlt oder nicht. Der Vorsprung aus der Ist-Versteuerung ist damit weg: Die Steuer auf offene Rechnungen streckst du von nun an wieder vor.

Von der Prüfung bis zur ersten Ist-Voranmeldung

1. Bestimme deinen Weg: freier Beruf ohne Bücher oder höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, gezählt über alle Unternehmensteile.
2. Stell den Antrag, als Gründer im Fragebogen, sonst beim Finanzamt. Am besten vor der ersten Voranmeldung des Jahres, spätestens bevor du dessen Jahreserklärung abgibst.
3. Melde erst nach Ist an, wenn die Erlaubnis da ist, und heb die Antwort des Finanzamts auf.
4. Stell deine Voranmeldung um: Umsatzsteuer nach dem Tag der Gutschrift, Vorsteuer nach Leistung und Rechnung. Was nach Soll schon versteuert ist, lässt du beim Geldeingang weg.
5. Behalte die Grenze im Blick, wenn deine Erlaubnis auf Nr. 1 beruht, und leg vor einem Wechsel zurück zu Soll die Steuer auf deine offenen Rechnungen beiseite.

Bei Ist hängt jede Voranmeldung an Gutschriften. Damit keine fehlt, sortiert enno nachts Bank und Belege, gleicht jede Buchung mit ihrem Beleg ab und bereitet deine UStVA mit Quellen vor. Ob jede Gutschrift im richtigen Quartal steht, prüfst du, und übermitteln tust du selbst. Für deinen Einzelfall, etwa gemischte Tätigkeiten oder einen Umsatz nahe der Grenze, ist eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater die richtige Adresse.