Kleinunternehmer als UG oder GmbH: was die Befreiung abdeckt und was die Rechtsform behält

Ja. Die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG gilt für jeden Unternehmer, gleich in welcher Rechtsform, und damit auch für eine UG oder GmbH. Maßstab ist der Gesamtumsatz der Gesellschaft selbst: im Vorjahr nicht über 25.000 €, im laufenden Jahr nicht über 100.000 €. Die Befreiung gilt allerdings nur für die Umsatzsteuer. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer ohne Freibetrag, Bilanz und Offenlegung bleiben, und auf jede Rechnung kommen zusätzlich die Angaben, die das GmbH-Gesetz verlangt.

Warum § 19 UStG nicht nach der Rechtsform fragt

§ 19 Abs. 1 UStG befreit die Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers, und Unternehmer ist jeder, der selbstständig gewerblich oder beruflich tätig ist, ob rechtsfähig oder nicht (§ 2 Abs. 1 UStG). Auf die Rechtsform kommt es laut Anwendungserlass nicht an, natürliche wie juristische Personen können Unternehmer sein (Abschnitt 2.1 Abs. 1 UStAE). Auch die ELSTER-Anleitung zum Fragebogen für neue Kapitalgesellschaften erklärt, bis zu welcher Grenze „die Gesellschaft“ Kleinunternehmerin sein kann.

Im Jahr, in dem die GmbH ihre Tätigkeit aufnimmt, gilt allein die Grenze von 25.000 € für dieses Jahr (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Die Eintragung ins Handelsregister spielt dafür keine Rolle, denn die Unternehmereigenschaft einer GmbH hängt nicht von ihr ab (Abschnitt 2.6 Abs. 6 Satz 7 UStAE).

Außen vor bleiben Umsätze, die nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa aus der Vermietung von Wohnungen (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine vermietende GmbH kann deshalb mit kleinen steuerpflichtigen Nebenumsätzen Kleinunternehmerin sein. Was sonst in die Summe gehört, steht im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Bei einer GmbH kommt eine Falle dazu. Den Gesamtumsatz berechnet § 19 Abs. 2 UStG nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Tag des Geldeingangs. Die Gewinn- und Verlustrechnung der GmbH erfasst Erträge dagegen ohne Rücksicht auf den Zahlungstag (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Die Umsatzerlöse aus Abschluss oder BWA entscheiden deshalb nicht über die Befreiung.

Für die UG (haftungsbeschränkt) gilt jeder Absatz hier genauso. Sie ist eine GmbH, die mit weniger als 25.000 € Stammkapital startet und dafür den Zusatz im Namen trägt (§ 5a GmbHG).

Kleinunternehmer, Kleingewerbe, Kleinstkapitalgesellschaft

Drei Begriffe mit „klein“ werden oft verwechselt:

Nur die Umsätze der Gesellschaft zählen

Als juristische Person steht die GmbH für sich (§ 13 Abs. 1 GmbHG) und ist umsatzsteuerlich ein eigener Unternehmer. In ihren Gesamtumsatz gehen nur die Umsätze, die sie selbst ausführt (§ 19 Abs. 2 UStG). Verkaufst du daneben auch selbst etwas, gehört das zu deinem eigenen Unternehmen, und das prüft seine Grenzen für sich. Die Beteiligung allein macht im Regelfall niemanden zum Unternehmer, denn Gewinnausschüttungen sind kein Entgelt für eine Leistung (Abschnitt 2.3 Abs. 2 UStAE).

Die letzte Zeile folgt aus § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG: Ist die GmbH finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in das Unternehmen eines Organträgers eingegliedert, ist nur noch der Organträger Unternehmer (Abschnitt 2.8 Abs. 1 UStAE). Organträger kann allerdings nur sein, wer selbst Unternehmer ist. Ohne eigenes Geschäft neben der GmbH stellt sich die Frage also nicht. Vermietest du ihr allerdings etwa das Betriebsgrundstück, bist du damit Unternehmer, und diese Vermietung kann die GmbH wirtschaftlich eingliedern (Abschnitt 2.8 Abs. 6b UStAE).

Was die Befreiung einer GmbH nicht abnimmt

Was an der Rechtsform hängt, läuft weiter:

Den größten Abstand zum Einzelunternehmen zeigt die Gewerbesteuer. Natürliche Personen und Personengesellschaften kürzen den Gewerbeertrag um 24.500 €, die GmbH nicht (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG), und alles, was sie tut, gilt als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG). Wie die drei Steuern zusammenwirken, rechnet der Beitrag zu den Steuern einer GmbH vor.

Die Rechnung folgt zwei Gesetzen

Als Kleinunternehmerin schreibt die GmbH vereinfachte Rechnungen nach § 34a UStDV, mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer beim Betrag. Alltagssprache reicht dafür, wenn sie die Befreiung eindeutig benennt (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).

Das GmbH-Gesetz vereinfacht nichts. Auf jedem Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger, „gleichviel welcher Form“, also auch im PDF, verlangt § 35a GmbHG Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer sowie alle Geschäftsführer mit Nachnamen und wenigstens einem ausgeschriebenen Vornamen. Was eine fehlende Angabe kostet, erklärt der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung einer GmbH.

E-Rechnungen schicken und empfangen

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, auch an inländische Firmen (§ 34a Satz 4 UStDV). Die GmbH kann also Papier schicken oder, wenn der Kunde einverstanden ist, ein PDF; eine E-Rechnung ist freiwillig. Die Übergangsfristen 2027 und 2028 betreffen sie als Ausstellerin nicht.

Empfangen können muss sie E-Rechnungen trotzdem, der Anwendungserlass nennt Kleinunternehmer dabei ausdrücklich (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt. Was danach mit der Datei passiert, steht unter E-Rechnung empfangen.

Was die Befreiung eine GmbH kostet

Die Vorsteuer aus ihren Einkäufen darf die GmbH nicht abziehen, weil sie damit steuerfreie Umsätze ausführt (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG, Abschnitt 15.1 Abs. 6 UStAE). Die Umsatzsteuer auf Material und Rechnungen der Kanzlei bleibt bei der GmbH als Kosten, bei einer Anschaffung als Teil der Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG mit § 8 Abs. 1 KStG).

Bei Privatkunden ist die Befreiung ein Vorteil: Bei gleichem Preis behält die GmbH den ganzen Betrag, statt einen Teil als Umsatzsteuer abzuführen. Firmen mit Vorsteuerabzug holen sich eine ausgewiesene Umsatzsteuer dagegen ohnehin zurück, und bei Regelbesteuerung bekäme die GmbH auch ihre eigene Vorsteuer. Wer vor allem an solche Firmen verkauft, hat von der Befreiung wenig. Die Rechnung mit eigenen Zahlen zeigt Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung.

Der Verzicht bindet mindestens fünf Jahre

Verzichten kann die GmbH bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betroffenen Kalenderjahr (§ 19 Abs. 3 UStG), für 2026 also bis zum 29. Februar 2028. Das Gesetz nennt die Erklärung unwiderruflich (Stand September 2026). Sie wirkt ab Jahresbeginn, im Gründungsjahr ab Beginn der Tätigkeit, und bindet mindestens fünf Kalenderjahre; erst danach kann die GmbH den Verzicht widerrufen, mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres.

Ottilies GmbH: 2025 mit 18.000 € Umsatz

Die GmbH als Kleinunternehmerin führen: sechs Prüfpunkte

1. Ermittle den Gesamtumsatz des Vorjahres aus den Zahlungseingängen der GmbH, nicht aus GuV oder BWA.
2. Arbeitet die GmbH eng mit einem eigenen Unternehmen von dir zusammen, etwa als dessen Vertrieb, lass eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater die Organschaft prüfen, bevor du dich auf die Befreiung verlässt.
3. Stell die Rechnungsvorlage um: Angaben nach § 34a UStDV, Hinweis beim Betrag, Fußzeile nach § 35a GmbHG.
4. Leg fest, in welchem Postfach E-Rechnungen ankommen, und buch Eingangsrechnungen brutto. Sortiert enno nachts Bank und Belege, stehen die Geldeingänge des Jahres für die Summe nach § 19 beieinander.
5. Leg für Körperschaft- und Gewerbesteuer ab dem ersten Euro Gewinn zurück, als Faustwert für 2026 in Potsdam 15,825 % + 3,5 % × 470 % = 32,275 % des Gewinns.
6. Bevor die GmbH eine Voranmeldung mit Umsatzsteuer abgibt, rechne mit deiner Kanzlei durch, ob sich der Verzicht bei deinen Kunden und geplanten Anschaffungen lohnt; er bindet mindestens fünf Jahre.