Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige: 14 € oder 28 €, auch beim Kundenessen

Bist du für dein Geschäft unterwegs, setzt du fürs Essen keine Quittungen ab, sondern Pauschalen: 2026 sind das 14 Euro für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und für den An- und Abreisetag, wenn du auswärts übernachtest, dazu 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem du 24 Stunden weg bist. Was du tatsächlich ausgibst, zählt weder nach oben noch nach unten. Die Pauschale bleibt auch dann ganz, wenn ein Kunde das Mittagessen stellt. Gekürzt wird bei dir nur eine Rechnung, in der dein Essen steckt, meist die Hotelrechnung mit Frühstück.

Wann die Pauschale greift und wie viel sie bringt

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG darf Verpflegung den Gewinn grundsätzlich nicht mindern. Der nächste Satz derselben Nummer erlaubt den Abzug trotzdem, wenn du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Betriebsstätte arbeitest, und zwar nach § 9 Abs. 4a EStG. Die Einzelheiten für Selbstständige regelt das BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014; das amtliche Einkommensteuer-Handbuch 2025 verweist weiterhin darauf.

Gemessen wird die Abwesenheit von Wohnung und erster Betriebsstätte. Arbeitest du außer beim Kunden nur im Arbeitszimmer daheim, hast du keine erste Betriebsstätte, und die Stunden zählen ab der Haustür. Umgekehrt gibt es beim Kunden gar keine Pauschale, wenn sein Büro deine erste Betriebsstätte geworden ist, etwa weil dein Auftrag dort unbefristet läuft und du an zwei vollen Tagen pro Woche vor Ort bist. Den Weg dorthin rechnest du dann mit der Entfernungspauschale ab; wie du das prüfst, erklärt der Beitrag zu Fahrtkosten für Selbstständige.

Die Beträge sind dieselben wie 2025. Restaurantquittungen fürs eigene Essen brauchst du nicht, denn laut Anleitung zur Anlage EÜR 2026 zählt nur die Pauschale, egal was das Essen gekostet hat. Belegen können solltest du den geschäftlichen Anlass und wie lange du weg warst; eine Form dafür schreibt § 9 Abs. 4a EStG nicht vor.

Im Ausland gilt der Satz des Landes

Für Reisen ins Ausland setzt das Bundesfinanzministerium je Land eigene Pauschalen fest, für 2026 mit dem Schreiben vom 5. Dezember 2025: für Österreich zum Beispiel 50 € je vollem Tag und 33 € für An- und Abreisetag oder mehr als 8 Stunden, für die Schweiz außerhalb von Bern 70 € und 47 €. Welcher Satz gilt, entscheidet der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Liegt er in Deutschland, weil du abends schon zurück bist, nimmst du den Satz für den Ort deines letzten Termins im Ausland.

Kundenessen, Hotelfrühstück, Tagungspauschale: was bei dir gekürzt wird

Für Angestellte kürzt § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG die Pauschale, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit stellt: um 20 Prozent des vollen Tagessatzes für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, bei 28 Euro also um 5,60 € und 11,20 €. Für Selbstständige schreibt das BMF ausdrücklich, dass diese Kürzung entfällt, wenn Dritte dir Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt stellen, und ebenso, wenn du unterwegs selbst Geschäftspartner bewirtest (Rn. 12 des Schreibens von 2014).

Kürzen musst du dagegen Rechnungen, die dein Essen mitbezahlen. Weist das Hotel nur einen Gesamtpreis für Zimmer und Frühstück aus oder ist das Mittagessen in einer Tagungspauschale enthalten, ziehst du im Inland vom Rechnungsbetrag dieselben Sätze ab: 5,60 € je Frühstück, 11,20 € je Mittag- oder Abendessen (Rn. 11). Der Rest zählt als Übernachtungs- oder Reisenebenkosten. Steht das Frühstück mit eigenem Preis auf der Rechnung, fällt genau dieser Preis heraus. Dein Essen ist in beiden Fällen mit der Pauschale abgegolten.

Den Beleg fürs Geschäftsessen erklärt Bewirtungskosten absetzen.

Nach drei Monaten am selben Ort endet die Pauschale

Arbeitest du längerfristig an derselben Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschale dort nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); für Selbstständige bestätigt das Rn. 10 des BMF-Schreibens von 2014. Wann eine Tätigkeit als längerfristig gilt, konkretisiert das BMF-Schreiben zu den Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25. November 2020:

• Die Frist beginnt erst, wenn du mindestens an drei Tagen pro Woche dort arbeitest. Bei höchstens zwei Tagen pro Woche läuft sie gar nicht.
• Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen. Warum du pausierst, spielt keine Rolle.
• Räume verschiedener Kunden sind verschiedene Tätigkeitsstätten, auch wenn sie direkt nebeneinander liegen.
• Geprüft wird im Nachhinein, nach den tatsächlich gearbeiteten Wochen.

Die Frist betrifft nur die Verpflegung. Die Fahrten zu diesem Kunden bleiben Reisekosten.

Ein Beispiel: Tamara, IT-Trainerin aus Erfurt, begleitet ab Montag, 13. April 2026, eine auf sieben Monate angelegte Softwareeinführung bei einer Versicherung in Kassel, jeweils montags bis mittwochs, und fährt abends heim. Jeder Kasseler Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit bringt ihr 14 €, aber nur innerhalb der Dreimonatsfrist, und die läuft vom 13. April bis zum 12. Juli. Ab ihrem nächsten Einsatztag, Montag, dem 13. Juli, gibt es für Kassel keine Pauschale mehr. Ruht das Projekt im August vier Wochen lang, beginnen danach drei neue Monate. Wäre sie nur dienstags und mittwochs in Kassel, liefe die Frist gar nicht.

Tamaras Woche zwischen Leipzig und Hamburg

Übernachtung und Nebenkosten rechnest du mit Beleg ab

Beim Hotel gibt es für Selbstständige keine Pauschale. Das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 stellt klar, dass die Übernachtungspauschalen seiner Ländertabelle nur gelten, wenn ein Arbeitgeber erstattet; für den Betriebsausgabenabzug zählen die tatsächlichen Kosten. Dazu gehören neben dem Zimmer auch Abgaben wie eine Kurtaxe. Steckt ein Frühstück im Preis, kürzt du wie oben.

Reisenebenkosten sind Ausgaben, die nur wegen des auswärtigen Termins anfallen. Das BMF nennt unter anderem Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren und die Reparatur nach einem Unfall auf der Geschäftsfahrt. Nicht dazu zählen Minibar, Pay-TV, die Tageszeitung, Bußgelder und ein neuer Koffer. Für jeden dieser Posten brauchst du einen Beleg oder eine andere geeignete Unterlage.

Die Fahrt selbst rechnest du getrennt ab, Tickets mit dem Rechnungsbetrag, das private Auto mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer oder den anteiligen tatsächlichen Kosten. Welche Fahrt welchen Satz bekommt, steht bei den Fahrtkosten für Selbstständige.

Reisekosten in der Anlage EÜR 2026: welche Zeile was bekommt

Die Rechnungsbeträge trägst du netto ein, die Vorsteuer gesammelt in Zeile 58. Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer nimmst du die Bruttobeträge; die Pauschalen sind für dich dieselben. Eine getrennte Aufzeichnung wie bei der Bewirtung verlangt das Gesetz für die Verpflegung nicht, denn § 4 Abs. 7 EStG nennt Nr. 5 nicht. Wie Zeile für Zeile die Gewinnzahl entsteht, zeigt EÜR erstellen.

Hotel- und Bahnrechnungen ordnet enno nachts den passenden Buchungen zu. Eine Verpflegungspauschale dagegen taucht auf keinem Kontoauszug auf: Abfahrt und Rückkehr kennt nur dein Kalender. Die EÜR, die enno mit Quellen vorbereitet, prüfst und übermittelst du selbst.

Die Pauschale sichern, von der Abfahrtszeit bis zur Jahressumme

1. Noch am Reisetag: Abfahrt, Rückkehr, Ort und Anlass notieren, am einfachsten im Kalendertermin des Kunden.
2. Für jeden Tag die Pauschale bestimmen: 14 € oder 28 €, im Ausland den Satz aus der Ländertabelle des BMF.
3. Die Hotelrechnung prüfen: Frühstück mit eigenem Preis herausnehmen, bei einem Gesamtpreis 5,60 € je Frühstück abziehen.
4. Bei einem Kunden, den du an drei oder mehr Tagen pro Woche besuchst, den ersten Tag notieren und das Ende der drei Monate im Kalender markieren.
5. Zum Jahresende die Summen eintragen: Pauschalen in Zeile 65, Hotel und Nebenkosten in Zeile 45, Tickets in Zeile 71, Vorsteuer in Zeile 58.

Für die Notiz aus Schritt 1 kannst du je Reisetag dieses Protokoll kopieren; es hält fest, wovon Pauschale, Kürzung und Dreimonatsfrist abhängen.

Reiseprotokoll [Jahr], [Dein Name]

Datum: [TT.MM.JJJJ]
Kunde und Anlass: [Kunde, Termin oder Projekt]
Ort: [Ort; im Ausland Land und Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst, bei Rückkehr nach Deutschland der Ort deines letzten Termins im Ausland]
Abfahrt: [Uhrzeit], ab [Wohnung oder erste Betriebsstätte]
Rückkehr: [Uhrzeit], an [Wohnung oder erste Betriebsstätte]
Abwesenheit an diesem Kalendertag: [Stunden]
Übernachtung auswärts: [ja oder nein]
Pauschale für diesen Tag: [Betrag] €
Essen in einer Hotel- oder Tagungsrechnung ohne eigenen Preis: [Anzahl Frühstück], [Anzahl Mittag- oder Abendessen]
Belege: [Rechnungsnummer oder Dateiname]

Nur bei wiederholten Einsätzen am selben Ort:
Tage pro Woche dort: [Anzahl]
Erster Einsatztag dort: [Datum]

Ob das Büro eines Kunden, bei dem du über Monate arbeitest, schon deine erste Betriebsstätte ist, hängt an deinem Vertrag und an deinen Wochen vor Ort. Ist das offen, gehört die Frage vor der ersten Pauschale zu einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.