Bewirtungskosten für Mitarbeiter: voll absetzbar, aber wann wird das Essen Arbeitslohn?

Was du für Essen und Trinken deiner eigenen Angestellten ausgibst, ist voll Betriebsausgabe. Die Kürzung auf 70 Prozent kennst du vom Geschäftsessen, sie gilt aber nur für Gäste aus geschäftlichem Anlass. Bei deinem Team geht es um etwas anderes: ob das Essen für die Leute steuerfrei bleibt oder als Arbeitslohn durch die Lohnabrechnung muss. Daran hängt meist auch, ob du die Vorsteuer behältst.

Warum beim eigenen Team nichts gekürzt wird

Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer gilt nicht als geschäftlich, sondern als allgemein betrieblich veranlasst und mindert den Gewinn unbegrenzt (R 4.10 Abs. 7 Sätze 1 und 3 EStR).

Sitzen beide Gruppen am selben Tisch, zählt, wessen Essen es ist:

• Nimmst du einen Angestellten zum Essen mit einer Kundin mit, bleibt es ein Geschäftsessen. Auch von seinem Teller zählen nur 70 Prozent (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR), und für ihn ist die Mahlzeit kein Arbeitslohn (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR). Beleg und Kürzung erklärt der Beitrag Bewirtungskosten absetzen.
• Kommen zur Betriebsfeier ein paar Geschäftspartner, teilst du auf: Der Anteil der Angestellten zählt voll, der Anteil der Gäste zu 70 Prozent (R 4.10 Abs. 7 Satz 3 EStR). Angehörige deiner Leute schaden bei Betriebsfesten nicht (Satz 4). Eine Betriebsveranstaltung bleibt es aber nur, solange überwiegend Betriebsangehörige und ihre Begleitungen feiern (BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015, Tz. 1).

Den Bewirtungsbeleg mit Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur beim geschäftlichen Anlass. Notier beim Team trotzdem, wer dabei war: Ohne Kopfzahl lässt sich keine der Grenzen unten prüfen.

Die Übersicht: Anlass, Gewinn, Lohnsteuer, Vorsteuer

Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer und setzt alles brutto an (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG, Anleitung zur Anlage EÜR 2026).

Weihnachtsfeier und Betriebsausflug: die 110-Euro-Rechnung

Betriebsveranstaltungen sind Feiern auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Lohnsteuerfrei bleiben bis zu 110 Euro je Feier und teilnehmendem Arbeitnehmer, wenn alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils kommen dürfen, und zwar bei bis zu zwei Feiern im Jahr. Gibt es mehr, suchst du dir die zwei aus (BMF-Schreiben, Tz. 4).

In die 110 Euro gehört alles, was du Dritten für die Feier zahlst, mit Umsatzsteuer, auch wenn du Vorsteuer ziehst (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG). Laut Tz. 2 zählen neben Essen und Getränken auch Bus, Übernachtung, Musik, Geschenke und der äußere Rahmen bis hin zu Saalmiete, Trinkgeld und Stornokosten. Deine eigenen Selbstkosten, etwa Strom oder Abschreibung, wenn ihr in der Werkstatt feiert, bleiben draußen.

Die Summe teilst du gleichmäßig auf alle, die tatsächlich da waren. Den Anteil einer Begleitperson schlägst du dem Angestellten zu, der sie mitgebracht hat; eigene 110 Euro bekommt sie nicht (Tz. 4). Wer kurzfristig absagt, zählt nicht mit (BFH, Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18).

Für die Lohnsteuer sind die 110 Euro ein Freibetrag: Nur was darüber liegt, wird Arbeitslohn. Diesen Teil kannst du mit 25 Prozent pauschal versteuern, dazu kommen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und je nach Verfahren pauschale Kirchensteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG, §§ 3 und 4 SolZG). Die Steuer trägst du selbst (§ 40 Abs. 3 EStG), in der Anlage EÜR 2026 steht sie bei den Personalkosten in Zeile 31. Läuft sie über die Lohnabrechnung des Monats, bleibt der Betrag auch beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 SvEV). Deine Anmeldungen als Arbeitgeber listet der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung mit Mitarbeitern.

Seit dem 1. Januar 2026 verlangt auch die Pauschalierung, dass die Feier allen offensteht (Steueränderungsgesetz 2025). Vorher hatte der BFH die 25 Prozent auch für Feiern erlaubt, die nicht allen offenstanden (Urteil vom 27. März 2024, VI R 5/22). Eine Runde nur für die Führungskräfte bekommt also weder den Freibetrag noch die 25 Prozent.

Der Abschied oder das runde Dienstjubiläum eines Einzelnen ist keine Betriebsveranstaltung (Tz. 1). Dafür gilt 2026 eine eigene Grenze: Bis 110 Euro je teilnehmender Person, ein Geschenk bis 60 Euro eingerechnet, ist es kein Arbeitslohn, darüber ist alles Arbeitslohn des Geehrten (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR). Ein Entwurf für 2027 streicht die 110 Euro; dann zählt, ob die Sachleistungen üblich sind und es ein Fest des Arbeitgebers ist (Bundesrat-Drucksache 549/26). Zugestimmt hat der Bundesrat dem Entwurf Stand 25. September 2026 noch nicht.

Umsatzsteuer: bei 110 Euro ist Schluss

Die Umsatzsteuer rechnet mit denselben 110 Euro und derselben Kopfzahl, aber als Freigrenze (Abschnitt 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 UStAE; BFH, Urteil vom 10. Mai 2023, V R 16/21). Bis dahin gilt die Feier als überwiegend betrieblich, und die Vorsteuer richtet sich nach deinen Umsätzen insgesamt; wer nur steuerpflichtig verkauft, zieht sie ganz. Liegt der Anteil eines Arbeitnehmers darüber, sieht die Verwaltung darin eine Zuwendung für seinen privaten Bedarf. Auf diesen Anteil gibt es keine Vorsteuer, wenn das beim Einkauf feststand, dafür auch keine Umsatzsteuer auf die Zuwendung (Abschnitt 15.15 Abs. 2 Beispiel 3 UStAE).

Arbeitsessen und Aufmerksamkeiten: wo 60 Euro die Grenze sind

Getränke und Genussmittel, die du im Betrieb hinstellst, sind Aufmerksamkeiten und kein Arbeitslohn; eine Betragsgrenze nennt die Richtlinie dafür nicht (R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR). Unbelegte Brötchen zum Kaffee gehören dazu (H 19.6 LStH, BFH VI R 36/17).

Eine richtige Mahlzeit bleibt steuerfrei, wenn du sie anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes ausgibst, etwa bei einer langen Sondersitzung oder an einem ungeplanten Abend, an dem ein Auftrag fertig werden muss. Das Essen muss den Arbeitsablauf erleichtern und darf höchstens 60 Euro wert sein (R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR). Darüber greift die Ausnahme nicht, und die Mahlzeit wird mit ihrem tatsächlichen Preis Arbeitslohn (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Ein Arbeitsessen, das mit einer gewissen Regelmäßigkeit in einer Gaststätte am Firmensitz stattfindet, ist ebenfalls Arbeitslohn (H 19.6 LStH).

Dieselben 60 Euro gelten für Sachgeschenke zu einem besonderen persönlichen Ereignis, etwa Blumen oder ein Buch (R 19.6 Abs. 1 LStR). Geld ist immer Arbeitslohn. Die 50-Euro-Grenze für Geschenke berührt deinen Gewinn hier nicht, sie gilt nur für Empfänger, die nicht deine Arbeitnehmer sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Präsente an Kundschaft und die Pauschalsteuer nach § 37b EStG erklärt Geschenke an Kunden.

Umsatzsteuerlich sind Getränke im Betrieb, Geschenke bis 60 Euro und Speisen beim außergewöhnlichen Arbeitseinsatz nicht steuerbar (Abschnitt 1.8 Abs. 2 Satz 7, Abs. 3 und Abs. 4 Satz 3 Nr. 11 UStAE). Für die Vorsteuer aus dem Einkauf gilt dieselbe Regel wie bei der Feier bis 110 Euro (BFH V R 16/21).

Mittagessen jeden Tag: der Sachbezugswert 2026

Bekommt dein Team an jedem Arbeitstag ein Essen gratis oder verbilligt, ist das Arbeitslohn, bewertet mit dem amtlichen Sachbezugswert (§ 8 Abs. 2 Satz 6 EStG, BMF-Schreiben vom 29. Dezember 2025). Die Sozialversicherungsentgeltverordnung setzt für 2026 im Monat 71 Euro für das Frühstück und je 137 Euro für Mittag- und Abendessen an; je Mahlzeit gilt ein Dreißigstel, auf zwei Stellen gerundet (§ 2 Abs. 1 und 6 SvEV):

Für 2027 sieht der Entwurf einer Änderungsverordnung 2,43 € für das Frühstück und je 4,70 € für Mittag- und Abendessen vor; zugestimmt hat der Bundesrat Stand 25. September 2026 noch nicht (Drucksache 503/26).

Zahlt der Angestellte mindestens diesen Wert, bleibt nichts zu versteuern, sonst die Differenz (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR). Für arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb kannst du die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent erheben, solange das Essen nicht als Teil des Lohns vereinbart ist (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG). Ein Belohnungsessen für Einzelne zählt dagegen mit seinem tatsächlichen Preis (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).

Kaufst du das Essen von vornherein für das Team, gibt es daraus keine Vorsteuer, dafür auch keine Umsatzsteuer auf die Abgabe (Abschnitt 1.8 Abs. 4a und 15.15 Abs. 1 UStAE). Eigene Kantine, Zuzahlungen oder ein Vertrag mit einem Lokal folgen eigenen Regeln (Abschnitt 1.8 Abs. 6 bis 12 UStAE); die klärst du mit deiner Kanzlei.

Xaver rechnet eine Weihnachtsfeier und einen langen Werkstattabend durch

Vor der nächsten Feier: fünf Prüfungen bis zur Lohnabrechnung

1. Alle Angestellten einladen oder eine ganze Abteilung, und zählen, die wievielte Betriebsveranstaltung im Jahr es ist.
2. Am Abend notieren, wer da war und wer wen mitgebracht hat. Absagen zählen nicht.
3. Alle Rechnungen sammeln, auch für Bus, Musik und Geschenke. Rechnungen über 250 Euro auf den Betrieb ausstellen lassen, sonst fehlt eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
4. Je Arbeitnehmer brutto rechnen. Liegt ein Anteil über 110 Euro, geht der Überschuss an die Lohnabrechnung zur Pauschalierung, und die Vorsteuer auf diesen Anteil bleibt weg.
5. Beim Arbeitsessen auf dem Beleg festhalten, was an dem Einsatz außergewöhnlich war, und die 60 Euro je Person prüfen.

enno gleicht die Zahlungen für Feier und Lieferdienst mit ihren Rechnungen ab und bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung mit Quellen vor. Wer mit wem gefeiert hat, weißt nur du, und die Voranmeldung schickst du selbst ab. Kommen Geschäftspartner zur Feier oder liegt ein Anteil knapp an der Grenze, schau vor der Buchung mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater drauf.