Fahrtenbuch führen: welche Angaben jede Fahrt braucht und wann es sich lohnt

Vorgeschrieben ist ein Fahrtenbuch steuerlich nur für einen Firmenwagen, der zu mehr als der Hälfte betrieblich fährt, und auch dann nur, wenn du die Privatfahrten nicht pauschal mit 1 Prozent des Listenpreises je Monat versteuern willst. Dann hält es jede Fahrt des Jahres fest, zeitnah, lückenlos und ohne unbemerkte Änderungen: bei Geschäftsfahrten Datum, Kilometerstände, Ziel, Zweck und Kunde, bei Privatfahrten die Kilometer. Verwirft das Finanzamt das Buch, gilt die Pauschale. Ob sich die Mühe lohnt, entscheiden dein Privatanteil und die Kosten des Wagens.

Wofür das Gesetz ein Fahrtenbuch verlangt

Wie genau du aufzeichnen musst, hängt an der Rolle des Autos im Betrieb.

Die erste Zeile gehört zu den Fahrtkosten für Selbstständige, wo auch steht, wann ein Auto zum Firmenwagen wird. Für die 50-Prozent-Grenze genügen dem BMF notfalls formlose Notizen über in der Regel drei zusammenhängende Monate. Beim Fahrtenbuch gibt es diese Abkürzung nicht: Es läuft über das ganze Wirtschaftsjahr, und jede Privatfahrt steht mit darin.

Die Methode wählst du mit der Steuererklärung, einheitlich für das Wirtschaftsjahr. Im laufenden Jahr wechseln darfst du nur zusammen mit dem Auto, und ändern lässt sich die Wahl, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist.

Hast du eine erste Betriebsstätte, etwa eine Werkstatt, wirkt das Fahrtenbuch auch bei den Wegen dorthin: Statt 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat zählen dann die tatsächlichen Kosten dieser Fahrten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 3 EStG). Wie die Pauschale samt Deckel rechnet, steht bei der 1-%-Regelung beim Firmenwagen.

Was in jeder Zeile stehen muss

Die Mindestangaben stehen in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR und, für Unternehmer, im BMF-Schreiben vom 18. November 2009 zur Privatnutzung betrieblicher Autos (Randnummern 24 und 29), auf das die Anleitung zur Anlage EÜR verweist.

Ein Dienstag im Fahrtenbuch von Arvid, Klavierstimmer rund um Kassel, der unten im Rechenbeispiel wiederkommt:

Die erste Zeile fasst zwei Kundenbesuche zusammen. Das darf sie, weil die Kunden in der Reihenfolge der Besuche dastehen und am Ende der Kilometerstand der ganzen Tour. Unterbricht Arvid eine Tour für etwas Privates, braucht es an dieser Stelle einen eigenen Kilometerstand.

Beim Ziel ist der Bundesfinanzhof genau. Ein Straßenname ohne Hausnummer oder Kunde genügt nicht, und Lücken lassen sich nicht mit einer Liste füllen, die man später aus dem Kalender zusammenstellt (Urteil vom 1. März 2012, VI R 33/10). Ziel und Kunde gehören ins Fahrtenbuch selbst, nicht in eine Anlage (VI R 3/12). Kleinere Mängel machen ein Buch dagegen nicht wertlos, solange es insgesamt noch dafür bürgt, dass die Angaben vollständig und richtig sind.

Erleichterungen für einzelne Berufe

Für einige Berufe lässt das BMF knappere Angaben zu (Randnummern 25 bis 28):

Datum und Kilometerstände bleiben in allen vier Fällen. Ob dein Beruf dazugehört, klärst du besser vor dem ersten Eintrag als in der Prüfung.

Papier oder App: wann das Buch als geschlossen gilt

Auf Papier heißt geschlossen: ein gebundenes Heft, in dem die Fahrten fortlaufend und ohne Lücken aufeinander folgen. Monatsblätter ohne feste Verbindung untereinander hat der BFH nicht als Fahrtenbuch gelten lassen (Beschluss vom 10. Juni 2013, X B 258/12). Korrekturen sind erlaubt, sie müssen nur als Korrektur erkennbar bleiben; streich also durch, statt zu überschreiben. Und die Schrift muss lesbar sein (VIII B 120/11).

Eine Frist in Tagen für „zeitnah“ nennen weder die Richtlinien noch das BMF-Schreiben; nachträgliche Einfügungen sollen aber ausgeschlossen oder als solche zu erkennen sein. Am wenigsten angreifbar ist der Eintrag, den du machst, bevor du aus dem Wagen steigst.

Elektronisch darfst du das Fahrtenbuch führen, wenn es dieselben Erkenntnisse liefert wie eines auf Papier und spätere Änderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert sind (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR, Randnummer 23 des BMF-Schreibens). Eine Tabelle, deren alte Zeilen sich spurlos überschreiben lassen, erfüllt das nicht, und die Spur muss in der Datei selbst liegen. Zeigen sich Änderungen erst, wenn der Systemadministrator eine Abfrage startet oder das Finanzamt weitere Listen anfordert, ist die Datei kein Fahrtenbuch (Beschluss vom 12. Januar 2024, VI B 37/23).

Apps mit GPS erfassen Datum und Kilometer von selbst; Zweck und Kunde trägst du nach, in dieselbe Aufzeichnung und nicht in eine Liste daneben. Lass dir vor dem Kauf zeigen, was mit einer späteren Änderung passiert: Entweder lässt die App sie nicht zu, oder der Ausdruck weist sie aus.

Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft

Erkennt das Finanzamt das Buch nicht an, etwa bei einer Betriebsprüfung, bewertet es die Privatnutzung mit der 1-%-Regel, sofern der Wagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich fährt. Den nicht abziehbaren Teil der Wege zur Betriebsstätte berechnet es dann ebenfalls pauschal (Randnummer 30). Mit nachträglich erstellten Listen lässt sich das nicht reparieren.

Auch alle Kosten des Autos müssen belegt sein (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Für einen Dienstwagen hat der BFH entschieden, dass schon geschätzte Spritkosten die Fahrtenbuchmethode ausschließen (Urteil vom 15. Dezember 2022, VI R 44/20).

Arvids Jahr 2026: Pauschale und Fahrtenbuch nebeneinander

Die Kosten selbst stehen bei beiden Methoden gleich in der EÜR: die Abschreibung in Zeile 34, Steuer und Versicherung in Zeile 70, Benzin und Werkstatt in Zeile 71. Bei Arvid ändert die Methode nur Zeile 20; wer zu einer Betriebsstätte pendelt, ändert mit ihr auch Zeile 73. Wie die Abschreibung in die Anlage AVEÜR kommt, zeigt der Beitrag zur Abschreibung für Selbstständige; die Umsatzsteuer auf die Privatnutzung erklärt Entnahmen und Einlagen in der EÜR.

Wann sich das Fahrtenbuch rechnet

Arvids Schwelle kannst du für jedes Auto ausrechnen, das keine Wege zu einer Betriebsstätte fährt: Teil 12 % des Bruttolistenpreises durch die Gesamtkosten des Jahres. Liegt dein Privatanteil darunter, ist das Fahrtenbuch günstiger. Die Schwelle steigt, je niedriger die Kosten im Verhältnis zum Listenpreis sind: beim abgeschriebenen Auto und beim Gebrauchtwagen, für den die Pauschale trotzdem vom Listenpreis der Erstzulassung ausgeht. Günstiger sein kann die Pauschale nur, wenn das Auto im Jahr mehr als 24 Prozent seines Listenpreises kostet. Sonst liegt die Schwelle bei 50 Prozent oder höher, und so viel Privatanteil verträgt die 1-%-Regel nicht. Arvids Kombi kostet im Jahr 10.910 ÷ 43.600 = rund 25 Prozent seines Listenpreises, deshalb liegt seine Schwelle so knapp unter der Grenze.

Dazu kommt, was keine Tabelle zeigt: die Minuten für jeden Eintrag und das Risiko, dass ein Prüfer das Buch verwirft. Bei Elektroautos und manchen Plug-in-Hybriden mindert das Gesetz beide Seiten, bei der Pauschale den Listenpreis und beim Fahrtenbuch die angesetzten Anschaffungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Das Fahrtenbuch für 2027, vom ersten Kilometerstand bis Zeile 20

1. Rechne nach, ob dein Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich fährt. Nur dann hast du die Wahl zwischen Pauschale und Fahrtenbuch.
2. Wähl bis Ende Dezember ein gebundenes Heft oder eine App, deren Ausdruck spätere Änderungen ausschließt oder zeigt.
3. Beginne am 1. Januar 2027 mit dem Kilometerstand; ein neues Auto bekommt sein Buch ab dem ersten Tag.
4. Schreib jede Fahrt mit den Angaben aus der Tabelle oben auf, bevor du aussteigst. Unterbrichst du eine Tour privat, notier dort den Kilometerstand.
5. Heb jeden Beleg zum Auto auf, von der Tankquittung bis zur Versicherung. Beim Abgleich von Buchungen und Belegen, den enno nachts vornimmt, fällt eine fehlende Tankquittung früh auf. Das Fahrtenbuch selbst führst du.
6. Rechne nach dem 31. Dezember 2027 beide Werte aus und trag den gewählten bei der privaten Kfz-Nutzung der Anlage EÜR ein (im Formular 2026 Zeile 20).
7. Fällt dein Beruf womöglich unter eine Erleichterung, fährst du elektrisch oder liegt der betriebliche Anteil nahe 50 Prozent, frag für deinen Fall eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.