1-%-Regelung beim Firmenwagen: was Selbstständige versteuern und wann der Deckel greift

Gehört dein Auto zum Betrieb und nutzt du es zu mehr als der Hälfte betrieblich, bewertest du die Privatfahrten ohne Fahrtenbuch pauschal: Je Kalendermonat zählt 1 % des Bruttolistenpreises als Entnahme, in der EÜR als Betriebseinnahme. Fährst du mit dem Wagen auch in dein Büro, kommt ein zweiter Wert dazu. Von 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat ziehst du die Entfernungspauschale ab, und der Rest darf den Gewinn nicht mindern. Ergeben beide Pauschalen mehr, als das Auto kostet, werden sie gedeckelt. Und wer Umsatzsteuer berechnet, meldet die Privatnutzung als Umsatz.

Ob die Pauschale greift, entscheidet der betriebliche Anteil

Die Regel steht in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG und gilt nur für ein Kraftfahrzeug, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Gemessen wird in Kilometern, und die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zählen zur betrieblichen Nutzung. Derselbe Anteil entscheidet, ob das Auto überhaupt zum Betrieb gehört (R 4.2 Abs. 1 EStR):

Entscheidest du dich bei einem Auto der mittleren Zeile für den Betrieb, muss die Zuordnung bei der EÜR aus zeitnahen Unterlagen hervorgehen, etwa aus dem laufend geführten Bestandsverzeichnis; rückwirkend lässt sie sich nicht nachholen (BMF-Schreiben vom 17. November 2004). Ohne Fahrtenbuch wird der Privatanteil dann geschätzt, und dieselbe Schätzung gilt grundsätzlich auch für die Umsatzsteuer.

Für die mehr als 50 % brauchst du kein Fahrtenbuch. Das BMF-Schreiben vom 18. November 2009 lässt Terminkalender, Reisekostenabrechnungen oder die Kilometer gelten, die du Auftraggebern berechnest. Fehlt so etwas, notierst du über einen typischen Zeitraum, meist drei Monate am Stück, jede Geschäftsfahrt mit Anlass und Strecke, dazu den Kilometerstand am Anfang und am Ende. Handelsvertreter, Taxiunternehmer und Handwerker am Bau müssen in der Regel gar nichts nachweisen, weil sich die überwiegende Nutzung schon aus ihrer Arbeit ergibt. Hast du den Anteil einmal belegt, gilt er auch in den Folgejahren, solange sich an Tätigkeit und Arbeitsweg nichts Wesentliches ändert.

Angestellte mit Dienstwagen rechnen mit denselben Prozentsätzen, aber über den Arbeitslohn (§ 8 Abs. 2 Satz 2 und 3 EStG). Wer selbstständig ist, erfasst die Privatnutzung dagegen als Entnahme aus dem eigenen Betrieb, in Zeile 20 der Anlage EÜR 2026.

Der Bruttolistenpreis gilt auch für den Gebrauchtwagen

Angesetzt wird der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung, plus Sonderausstattung und einschließlich Umsatzsteuer. Was du bezahlt hast, steht nicht in der Formel. Für einen fünf Jahre alten Gebrauchten rechnest du mit dem Listenpreis, den er als Neuwagen hatte, denn Erstzulassung meint den Tag, an dem genau dieses Auto zum ersten Mal zugelassen wurde. Für geleaste und gemietete Autos gilt dasselbe.

Den Listenpreis rundest du auf volle 100 € ab. Das eine Prozent davon fällt in jedem Kalendermonat an, auch wenn du nur gelegentlich privat fährst. Weglassen darfst du es nur für volle Monate, in denen private Fahrten ausgeschlossen waren; für die 0,03 % im nächsten Abschnitt gilt das Gleiche bei den Bürofahrten (BMF-Schreiben von 2009, Randnummern 14 und 15).

Der Weg ins eigene Büro: 0,03 % gegen die Entfernungspauschale

Hast du eine erste Betriebsstätte, etwa ein Büro, eine Praxis oder eine Werkstatt außerhalb der Wohnung, begrenzt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG die Kosten der Fahrten dorthin. Wann ein Ort als erste Betriebsstätte zählt, klärt der Beitrag zu den Fahrtkosten für Selbstständige. Mit dem Firmenwagen rechnest du so:

1. 0,03 % des Listenpreises × einfache Entfernung in Kilometern × Kalendermonate, in denen du den Wagen für diese Wege nutzt.
2. Entfernungspauschale: Tage im Büro × Entfernungskilometer × 0,38 €. Seit dem 1. Januar 2026 gilt dieser Satz ab dem ersten Kilometer.
3. Soweit der Betrag aus Schritt 1 den aus Schritt 2 übersteigt, darf er den Gewinn nicht mindern.

In der Anlage EÜR 2026 kommt der Wert aus Schritt 1 in Zeile 73 und wird von den Kfz-Kosten abgezogen, die Entfernungspauschale in Zeile 74 wird wieder addiert. Fährst du an einem Tag mehrmals hin und zurück, vervielfacht sich nichts.

Marits Kombi, das Jahr 2026 durchgerechnet

Statt der Pauschale darf Marit die Privatfahrten auch mit ihrem tatsächlichen Anteil an den Kosten ansetzen, wenn sie alle Kosten belegt und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Wie das geht und wann es sich rechnet, steht unter Fahrtenbuch führen.

Kostendeckelung: wenn die Pauschalen das Auto übersteigen

Bei einem abgeschriebenen Wagen mit hohem Listenpreis ergeben die Pauschalen schnell mehr, als das Auto im Jahr kostet. Randnummer 18 des BMF-Schreibens von 2009 deckelt sie deshalb: 1-%-Wert und 0,03-%-Wert zählen zusammen höchstens mit den Gesamtkosten, wenn du diese nachweist. Die Entfernungspauschale bleibt dir auch dann (Randnummer 20).

Zu den Gesamtkosten rechnet die Anleitung zur Anlage EÜR die Kfz-Kosten der Zeilen 69 bis 71 plus Abschreibung und Schuldzinsen für das Auto; Sonderabschreibungen zählen laut BMF nicht mit. Eine Leasingsonderzahlung verteilst du dafür auf die Jahre, die sie betrifft, auch bei der EÜR. Im Formular bleibt der 0,03-%-Wert in Zeile 73 stehen; in Zeile 20 kommen die Gesamtkosten abzüglich dieses Werts. Liegt schon der 0,03-%-Wert über den Gesamtkosten, trägst du in Zeile 73 die Kosten ein und lässt Zeile 20 leer.

Angenommen, Marit wäre 2026 statt mit dem neuen Kombi noch mit ihrem alten Wagen unterwegs: Listenpreis 48.000 €, längst abgeschrieben, 2026 mit 4.430 € Kosten (Benzin 2.050 €, Werkstatt 1.400 €, Versicherung 820 €, Kfz-Steuer 160 €). Kilometer und Bürotage wie oben.

Als Ausgabe bleibt genau die Entfernungspauschale: 4.430 € − 2.010,80 € − 2.419,20 € + 1.064 € = 1.064 €. Ohne Deckel hätte der alte Wagen ihren Gewinn um 5.760 € + 2.419,20 € − 4.430 € − 1.064 € = 2.685,20 € erhöht.

Umsatzsteuer auf die Privatfahrten: 1 % minus 20 %

Hast du beim Kauf Vorsteuer abgezogen und den Wagen voll deinem Unternehmen zugeordnet, stellt das Gesetz jede Privatfahrt einer bezahlten Leistung gleich, als unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Zuordnen kannst du das Auto umsatzsteuerlich ab 10 % unternehmerischer Nutzung, grundsätzlich unabhängig davon, ob es für die Einkommensteuer zum Betriebsvermögen gehört (UStAE 15.23 Abs. 1 und 2). Mit der 1-%-Regelung darfst du laut UStAE 15.23 Abs. 5 vereinfacht so rechnen:

1. Nimm den 1-%-Wert des Monats, und zwar vom vollen Listenpreis. Die Minderung für E-Autos und Plug-in-Hybride fällt hier weg.
2. Kürze ihn pauschal um 20 % für die Kosten ohne Vorsteuer, etwa Versicherung und Kfz-Steuer.
3. Der Rest ist der Nettowert. Darauf kommen 19 %.

Die Fahrten ins Büro bleiben außen vor, sie gelten umsatzsteuerlich als unternehmerisch (UStAE 3.4 Abs. 3). Gemeldet wird laufend, nicht erst mit der Jahreserklärung, denn die Steuer entsteht jeweils mit dem Ende deines Voranmeldungszeitraums, ob Monat oder Quartal (§ 13 Abs. 1 Nr. 2 UStG). In ELSTER gehört die Bemessungsgrundlage in den Abschnitt „Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)“ zum Satz von 19 %, in vollen Euro. Bei Marit sind das je Monat 420 € und 79,80 € Steuer; gibt sie vierteljährlich ab, je Quartal 1.260 € und 239,40 €. In der EÜR steht die Steuer in Zeile 17, die Zahlung ans Finanzamt in Zeile 59; wie das zu den übrigen Entnahmen passt, zeigt Entnahmen und Einlagen in der EÜR.

Greift bei der Einkommensteuer die Kostendeckelung, fällt für die Umsatzsteuer der Weg über den 1-%-Wert weg. Ohne Fahrtenbuch schätzt du den Privatanteil dann aus Aufzeichnungen, die mindestens die Geschäftsfahrten mit Ziel und Kilometern und die Gesamtkilometer zeigen, und rechnest ihn auf die Kosten, auf denen Vorsteuer lag. Fehlen solche Aufzeichnungen, sind mindestens 50 % anzusetzen, soweit der Einzelfall nichts anderes ergibt. Hast du das Auto von einer Privatperson gekauft, konntest du keine Vorsteuer ziehen; für die Bemessungsgrundlage kommen dann nur die Unterhaltskosten in Betracht, die mit Vorsteuer belastet waren (UStAE 15.23 Abs. 5). Kleinunternehmer melden die Privatfahrten gar nicht zur Umsatzsteuer an, ihre Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. In ihrer EÜR steht der 1-%-Wert trotzdem in Zeile 20.

Elektroauto und Plug-in-Hybrid: der geminderte Listenpreis

Für Elektroautos und extern aufladbare Hybride mindert § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG den Listenpreis, über den Verweis in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG auch bei den 0,03 %. Bei einem Auto ohne CO2-Ausstoß, angeschafft von 2019 bis 2030, zählt ein Viertel des Listenpreises, wenn dieser höchstens 100.000 € beträgt; diese Grenze gilt für Käufe nach dem 30. Juni 2025 (§ 52 Abs. 12 EStG). Bei Plug-in-Hybriden und Elektroautos über dieser Preisgrenze, angeschafft von 2025 bis 2030, zählt die Hälfte, wenn sie höchstens 50 Gramm CO2 je Kilometer ausstoßen oder mindestens 80 Kilometer elektrisch fahren. Für ältere Anschaffungen gelten andere Stufen.

Vom Datenblatt bis zur Anlage EÜR: die Pauschale in sechs Schritten

1. Rechne den betrieblichen Anteil des Jahres aus, Bürofahrten eingeschlossen, und leg fest, womit du ihn belegst.
2. Such den Bruttolistenpreis bei Erstzulassung samt Werksausstattung aus Bestellung oder Datenblatt heraus und runde auf volle 100 € ab.
3. Berechne 1 % je Monat und, mit erster Betriebsstätte, 0,03 % je Entfernungskilometer und Monat. Zähl die Bürotage für die Entfernungspauschale.
4. Summiere die Gesamtkosten mit Abschreibung und Zinsen und prüfe den Deckel.
5. Berechnest du Umsatzsteuer, melde für jeden Monat 80 % des 1-%-Werts als Wertabgabe zu 19 % an, in der Voranmeldung, zu der dieser Monat gehört. Die Termine dafür behält enno im Blick; prüfen und übermitteln musst du die Werte selbst.
6. Trag für 2026 die Privatnutzung in Zeile 20 ein, den 0,03-%-Wert in Zeile 73, die Entfernungspauschale in Zeile 74 und die Umsatzsteuer auf die Privatfahrten in Zeile 17.

Zwei Fragen hängen am Einzelfall: ob dein betrieblicher Anteil sicher über 50 % liegt und ob dein Büro als erste Betriebsstätte zählt. Bist du bei einer davon unsicher, klär sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater, bevor du die Pauschale ansetzt.