Fortbildung absetzen als Selbstständige: was vom Kurs zählt und wann die Vorsteuer fehlt

Eine Fortbildung setzt du als Selbstständige oder Selbstständiger in voller Höhe als Betriebsausgabe ab, sobald dein Betrieb sie veranlasst hat. Einen Höchstbetrag gibt es dafür nicht. Mit der Kursgebühr ist es aber selten getan: Anfahrt, Hotel und Verpflegung folgen eigenen Regeln und stehen in der EÜR in eigenen Zeilen. Ob die Umsatzsteuer auf der Kursrechnung zu dir zurückkommt, entscheiden zwei Dinge: der Anbieter und deine eigenen Umsätze.

Wann dein Betrieb den Kurs veranlasst hat

§ 4 Abs. 4 EStG erledigt das in einem Satz: Was der Betrieb veranlasst hat, ist Betriebsausgabe. Für einen Kurs heißt das, sein Inhalt muss mit der Arbeit zusammenhängen, mit der du dein Geld verdienst. Eine Physiotherapeutin, die eine neue Behandlungstechnik lernt, erfüllt das ohne Mühe. Ein Abendseminar zur Buchhaltung ihrer Praxis ebenso, denn auch das dient dem Betrieb.

Der Zusammenhang darf auch einer Tätigkeit gelten, die erst noch kommt. Das Bundesfinanzministerium schildert in seinem Schreiben vom 23. Dezember 2014 zu Reisekosten bei der Gewinnermittlung jemanden, der sich als Heilpraktiker selbstständig machen will und dafür sechs Monate lang eine Heilpraktikerschule in Vollzeit besucht. Seine Fahrten dorthin sind Betriebsausgaben. Welche Kosten vor dem Start sonst zählen, steht bei den vorweggenommenen Betriebsausgaben.

Eine allgemeine Pflicht, dich fortzubilden, macht dagegen noch keinen Kurs abziehbar. Eine angestellte Lehrerin hatte ihre Studienreisen nach China und Paris damit begründet und verlor vor dem Bundesfinanzhof (Urteil vom 19. Januar 2012, VI R 3/11). Das Angebot muss auf die besonderen beruflichen Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten sein. Dass eine berufliche Organisation es anbietet, genügt nicht; es kommt auf Programm und tatsächlichen Ablauf an.

Im Zweifel musst du außerdem zeigen, dass du dabei warst. Das amtliche Einkommensteuer-Handbuch stellt an diesen Nachweis strenge Anforderungen: Er muss sich auf jede einzelne Veranstaltung beziehen, ein Anwesenheitstestat braucht es dafür aber nicht in jedem Fall (H 12.2 EStH 2025). Programm und Teilnahmebescheinigung gehören deshalb zur Rechnung.

Erstausbildung und Erststudium: wo das Gesetz eine Grenze zieht

Kosten für eine Berufsausbildung oder ein Studium sind nach § 4 Abs. 9 EStG nur dann Betriebsausgaben, wenn du zuvor eine Erstausbildung abgeschlossen hast. Als Erstausbildung zählt nach § 9 Abs. 6 EStG eine geordnete Ausbildung von mindestens zwölf Monaten in Vollzeit mit Abschlussprüfung. Die Ausbildung zur Physiotherapeutin dauert drei Jahre und endet mit der staatlichen Prüfung (§ 9 MPhG), sie erfüllt das also. Für die erste Ausbildung oder das Erststudium selbst bleiben nur Sonderausgaben bis 6.000 € im Kalenderjahr (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Die stehen in der Einkommensteuererklärung, nicht in der EÜR.

Für Selbstständige hat der Bundesfinanzhof diese Grenze 2013 bestätigt: Ein Jurastudent durfte die Kosten seines Erststudiums nicht als vorweggenommene Betriebsausgaben für eine spätere selbstständige Arbeit abziehen (VIII R 22/12). Nach dem ersten Abschluss zählt für jeden weiteren Kurs, jede Zweitausbildung und jeden Master nur noch die Frage aus dem ersten Abschnitt.

Kurse mit Freizeitanteil: aufteilen oder ganz privat

Manche Kurse finden dort statt, wo andere Urlaub machen. Ein generelles Verbot, gemischt veranlasste Kosten aufzuteilen, gibt es laut Einkommensteuer-Handbuch nicht (H 12.2 EStH 2025). Reisekosten mit abgrenzbaren beruflichen und privaten Anteilen werden aufgeteilt, in der Regel nach Zeitanteilen. Ganz beruflich oder ganz privat bleiben sie, wenn einer der beiden Anteile von untergeordneter Bedeutung ist.

Wie das aussieht, zeigt ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 21. April 2010 (VI R 66/04). Ein angestellter Unfallarzt besuchte am Gardasee einen Wochenkurs für die Zusatzbezeichnung Sportmedizin: Referate, dazu Surfen, Segeln und Tennis. Angerechnet wurden je 25 Stunden Sportmedizin und Sportpraxis. Das Finanzgericht rechnete die Sportpraxis zur privaten Lebensführung und ließ die Hälfte der Kosten zum Abzug zu, der Bundesfinanzhof billigte das.

Tritt der berufliche Teil weit zurück, zählt gar nichts. In den gut vier Wochen, die die Lehrerin durch China reiste, fielen zwei Besuche in Dorfschulen neben dem Besichtigungsprogramm nicht ins Gewicht, und Zweifel an der beruflichen Veranlassung gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen (VI R 3/11). Hängst du an einen Kurs Urlaubstage an, teilst du die Kosten, die beiden Teilen dienen, etwa Hin- und Rückfahrt, nach Zeitanteilen auf. Was nur dem Urlaub dient, bleibt privat.

Ein Kurs ohne Bezug zu deiner Arbeit, sagen wir Salsa zum Abschalten, ist private Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG). Dazu zählt laut Einkommensteuer-Handbuch stets auch der Gesellschaftsabend einer Fachtagung, selbst wenn die Tagung rein fachlich ist (H 12.1 EStH 2025). Für beides sperrt § 15 Abs. 1a UStG zugleich die Vorsteuer.

Jede Kostenart mit Abzug, Vorsteuer und EÜR-Zeile

Die Spalte zur Vorsteuer gilt nur, wenn du Umsatzsteuer berechnest; wann nicht, steht im nächsten Abschnitt.

Im Vordruck heißt Zeile 46 „Fortbildungskosten (ohne Reisekosten)“. Fahrt, Hotel und Essen gehören also nicht zur Kursgebühr, auch wenn sie nur wegen des Kurses anfallen. Die Anleitung zur Anlage EÜR 2026 schickt Übernachtungs- und Reisenebenkosten in Zeile 45, die Verpflegung in Zeile 65 und Fahrtkosten in die Zeilen ab 69. Steckt in einer Tagungspauschale ein Mittagessen ohne eigenen Preis, ziehst du im Inland 11,20 € je Essen davon ab (Rn. 11 des BMF-Schreibens von 2014). Die übrigen Kürzungsbeträge und alle Pauschalen erklärt der Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige.

Berechnest du Umsatzsteuer, trägst du die Ausgaben netto ein und sammelst die Vorsteuer in Zeile 58. Kleinunternehmer geben laut Anleitung den Bruttobetrag an. Dasselbe gilt für jede Ausgabe, bei der § 15 UStG den Vorsteuerabzug ausschließt.

Umsatzsteuer: was der Anbieter berechnet und was du zurückbekommst

Auf der Seite des Anbieters sind viele Bildungsangebote steuerfrei. § 4 Nr. 21 UStG befreit Schulen und berufsbildende Einrichtungen, wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass sie Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung erbringen. § 4 Nr. 22 Buchst. a UStG befreit Kurse von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Volkshochschulen und Einrichtungen, die gemeinnützigen Zwecken oder dem Zweck eines Berufsverbands dienen, wenn sie die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwenden.

Auf einer solchen Rechnung steht statt eines Steuerbetrags ein Hinweis auf die Befreiung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Vorsteuer gibt es dann keine, im Preis steckt aber auch keine Umsatzsteuer. Greift keine Befreiung, berechnet ein Anbieter 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), sofern er nicht selbst Kleinunternehmer ist. Bloße Streaming-Angebote eines aufgezeichneten Unterrichts und Lern-Apps nimmt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich von der Befreiung aus, Lehrgänge mit Zulassung nach dem Fernunterrichtsschutzgesetz dagegen nicht (UStAE 4.21.1 Abs. 2).

Auf deiner Seite gilt: Weist die Rechnung Umsatzsteuer aus, ziehst du sie als Vorsteuer ab, wenn die Pflichtangaben stimmen und du den Kurs für steuerpflichtige Umsätze nutzt. Was dafür sonst zu prüfen ist, steht beim Vorsteuerabzug. Verwendest du den Kurs dagegen für steuerfreie Umsätze, ist die Vorsteuer daraus gesperrt (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Das betrifft die Heilberufe. Heilbehandlungen von Ärzten, Heilpraktikern, Physiotherapeuten und Hebammen sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei. Bei Gesundheitsfachberufen wie der Physiotherapie setzt die Finanzverwaltung dafür grundsätzlich eine Verordnung eines Arztes oder Heilpraktikers voraus oder eine Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme (UStAE 4.14.1 Abs. 4). Wer nur so behandelt, bekommt aus keiner Kursrechnung Vorsteuer zurück. Die Umsatzsteuer wird Teil des Preises und mindert mit ihm den Gewinn.

Bietet eine Praxis daneben steuerpflichtige Leistungen an, kann ein Teil der Vorsteuer abziehbar werden (§ 15 Abs. 4 UStG). Maßgeblich ist, welchen Umsätzen die einzelne Ausgabe wirtschaftlich dient.

Zoras Kurs in Hamburg, Beleg für Beleg

enno gleicht Kursrechnung, Tickets und Hotelbeleg nachts mit deinen Kontobuchungen ab und bereitet die EÜR samt Quellen vor; übermitteln tust du sie nach deiner Prüfung selbst.

Vom Kursprogramm bis zur Zeile 46: den Abzug in fünf Schritten sichern

1. Vor der Anmeldung das Programm speichern und notieren, wofür du den Inhalt in deiner Arbeit brauchst. Bei Kursen an Urlaubsorten gehört der Stundenplan dazu.
2. Die Rechnung prüfen: ausgestellt auf dich oder deine Praxis, mit Umsatzsteuer oder mit Hinweis auf die Befreiung. Steckt ein Mittagessen ohne eigenen Preis darin, 11,20 € je Essen herausrechnen.
3. Die Teilnahmebescheinigung zur Rechnung legen. Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten weisen damit zugleich ihre Punkte nach.
4. Für die Pauschalen Abfahrt und Rückkehr notieren und vom Hotel nur das Zimmer ohne Frühstück übernehmen.
5. Zum Jahresende die Summen verteilen: Kurse in Zeile 46, Fachbücher in Zeile 52, Hotel in Zeile 45, Pauschalen in Zeile 65, Tickets in Zeile 71, Privatauto in Zeile 72, Vorsteuer in Zeile 58 oder, ohne Vorsteuerabzug, alles brutto.

Ob eine Zweitausbildung schon zu deinem Betrieb gehört oder wie viel Vorsteuer eine Praxis mit steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen abziehen darf, hängt am Einzelfall. Diese Fragen gehören zu einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.