Schätzungsbescheid zur Umsatzsteuer: wie deine Anmeldung die Schätzung ersetzt

Einen Schätzungsbescheid zur Umsatzsteuer wirst du mit genau dem los, was gefehlt hat: mit der Voranmeldung, wenn ein Monat oder ein Quartal geschätzt wurde, und mit der Umsatzsteuererklärung, wenn es um das ganze Jahr geht. Ob deine Zahlen sofort gelten oder erst mit Zustimmung des Finanzamts, hängt daran, ob sie über oder unter der Schätzung liegen. Bis dahin ist der geschätzte Betrag zum Termin im Bescheid zu zahlen. Den Einspruch, für den du einen Monat Zeit hast, brauchst du vor allem in zwei Fällen: bei einem Jahresbescheid ohne Vorbehalt der Nachprüfung und wenn du den zu hoch geschätzten Teil vorerst nicht zahlen willst.

Monat, Quartal oder Jahr: zwei Bescheide mit eigenen Regeln

Wer Umsatzsteuer anmelden muss, bekommt einen Bescheid nur, wenn das Finanzamt von der Anmeldung abweichen will oder wenn gar keine kommt (§ 167 Abs. 1 AO). Kommt keine, schätzt es die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO) und setzt die Steuer selbst fest. Welcher Fall bei dir vorliegt, verrät der Zeitraum im Bescheid: ein Monat oder ein Quartal bei einer Vorauszahlung, ein Kalenderjahr bei der Jahressteuer.

Am meisten hängt an der dritten Zeile. Die Festsetzung einer Vorauszahlung steht stets unter Vorbehalt (§ 164 Abs. 1 Satz 2 AO), ein Vermerk ist dafür nicht nötig. Beim Jahresbescheid gilt der Vorbehalt nur, wenn er vermerkt ist, und das siehst du auf der ersten Seite. Laut Finanzverwaltung NRW ist das bei Schätzungen der Regelfall. Unbegrenzt offen bleibt ein solcher Jahresbescheid trotzdem nicht: Kommt weder Einspruch noch Änderungsantrag, prüft das Finanzamt die Schätzung nach dem Anwendungserlass zur AO bei der Veranlagung des Folgejahres und hebt den Vorbehalt dann grundsätzlich auf. Von da an zählt der Bescheid wie einer ohne Vorbehalt (§ 164 Abs. 3 AO).

Wie du einen Schätzungsbescheid Stelle für Stelle liest, zeigt der Beitrag Schätzungsbescheid erhalten: was tun am Beispiel der Einkommensteuer.

Deine Anmeldung ersetzt die Schätzung, aber nicht immer sofort

Die fehlende Anmeldung schuldest du weiterhin, ob die Schätzung nun zu hoch oder zu niedrig ausgefallen ist (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO). Sie ist zugleich der Weg aus der Schätzung, denn eine Steueranmeldung wirkt wie eine Festsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 168 Satz 1 AO). Das gilt für die Voranmeldung und für die Jahreserklärung, die ebenfalls eine Steueranmeldung ist (§ 18 Abs. 3 UStG). Eine Ausnahme macht Satz 2 derselben Vorschrift: Senkt deine Anmeldung die bisher zu zahlende Steuer, gilt sie erst mit Zustimmung des Finanzamts. Bei einem Bescheid unter Vorbehalt sieht das so aus:

Bis zur Zustimmung ist deine Anmeldung nur ein Antrag auf Änderung. Eine Frist für die Zustimmung gibt es nicht; nach dem Anwendungserlass soll das Finanzamt alsbald entscheiden. Hast du die Schätzung schon bezahlt, wird die Erstattung fällig, sobald du von der Zustimmung erfährst.

Anders beim Jahresbescheid ohne Vorbehalt: Hier zählt die Einspruchsfrist. Nach ihrem Ende ändert das Finanzamt laut Finanzverwaltung NRW in der Regel nichts mehr zu deinen Gunsten, weil du die späte Abgabe selbst verantwortest.

Wofür du den Einspruch brauchst

Einen Monat hast du ab Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO), und zwar für jeden Bescheid gesondert. Bekannt gegeben ist ein Brief am vierten Tag nach Aufgabe zur Post, ein ELSTER-Bescheid am vierten Tag nach der Bereitstellung (§§ 122, 122a AO). Fällt der letzte Tag der Frist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich das Ende auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Ob du den Einspruch brauchst, beantworten zwei Fragen:

In ELSTER heißt das Formular „Einspruch einreichen inkl. Aussetzung der Vollziehung“. Nenne Steuerart, Zeitraum und Datum des Bescheids und, soweit du es schon weißt, welchen Teil du anfichtst. Die Begründung, also den Verweis auf deine Anmeldung, kannst du nachreichen (§ 357 Abs. 3 AO).

Wird die Umsatzsteuer für das ganze Jahr festgesetzt, bevor über deinen Einspruch gegen eine Vorauszahlung entschieden ist, geht er nicht verloren. Der Vorauszahlungsbescheid erledigt sich dann, und das Verfahren richtet sich gegen die Jahresfestsetzung (§ 365 Abs. 3 AO; AEAO zu § 365).

Aussetzung der Vollziehung nach § 361 AO

Der Einspruch hält die Erhebung nicht auf (§ 361 Abs. 1 AO). Das Finanzamt kann die Vollziehung aber ganz oder teilweise aussetzen. Auf Antrag soll es das tun, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestehen oder wenn die Vollziehung eine unbillige Härte wäre, die kein überwiegendes öffentliches Interesse gebietet (§ 361 Abs. 2 Satz 1 und 2 AO). Es kann die Aussetzung von einer Sicherheitsleistung abhängig machen. Beim Jahresbescheid ist sie grundsätzlich auf den Teil über den festgesetzten Vorauszahlungen begrenzt (Satz 4). Scheitert der Einspruch am Ende, kostet der ausgesetzte Betrag 0,5 % Zinsen je vollem Monat (§§ 237, 238 AO).

Ernstliche Zweifel an einer Schätzung zeigen am ehesten deine eigenen Zahlen. Stell den Antrag deshalb vor dem Zahltag und schick die Anmeldung gleich mit.

Ergibt deine nachgereichte Voranmeldung weniger als die Schätzung, fasst dieses Muster Einspruch und Aussetzungsantrag in einem Brief zusammen.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

Finanzamt [Ort]
[Anschrift des Finanzamts]

Steuernummer: [Steuernummer]
[Ort], [Datum]

Einspruch gegen den Bescheid über die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für [Monat oder Quartal und Jahr] vom [Datum des Bescheids]
Antrag auf Aussetzung der Vollziehung

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen den oben genannten Bescheid lege ich Einspruch ein, soweit die festgesetzte Vorauszahlung [Betrag laut Voranmeldung] € übersteigt.

Begründung: Die Vorauszahlung wurde geschätzt, weil meine Voranmeldung fehlte. Diese Voranmeldung habe ich am [Datum der Übermittlung] elektronisch übermittelt. Sie ergibt eine Vorauszahlung von [Betrag laut Voranmeldung] €. Ich bitte, ihr zuzustimmen (§ 168 Satz 2 AO) und den Bescheid entsprechend zu ändern.

Zugleich beantrage ich, die Vollziehung des Bescheids in Höhe von [geschätzter Betrag minus Betrag laut Voranmeldung] € auszusetzen (§ 361 Abs. 2 AO). An der Rechtmäßigkeit der Schätzung bestehen ernstliche Zweifel, weil meine Voranmeldung eine niedrigere Vorauszahlung ergibt.

Den Betrag laut Voranmeldung von [Betrag laut Voranmeldung] € zahle ich spätestens am [Zahltag laut Bescheid].

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

Säumniszuschläge auf den geschätzten Betrag

Laut Gesetz wird eine Vorauszahlung schon am zehnten Tag nach dem Voranmeldungszeitraum fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Säumig bist du aber frühestens, wenn die Steuer festgesetzt oder angemeldet ist (§ 240 Abs. 1 AO). Bei einer geschätzten Vorauszahlung beginnen die Zuschläge nach dem Anwendungserlass zur AO am Tag nach der Zahlungsfrist aus dem Bescheid, mit drei Tagen Schonfrist. Das gilt auch, wenn deine Voranmeldung erst nach Ablauf dieser Frist eingeht.

Pro angefangenem Monat wird 1 % fällig, berechnet auf den offenen Betrag nach Abrundung auf ein Vielfaches von 50 € (§ 240 Abs. 1 Satz 1 AO). Sinkt die Steuer später, durch Zustimmung, Änderung oder im Einspruchsverfahren, bleiben die bis dahin verwirkten Zuschläge grundsätzlich stehen (§ 240 Abs. 1 Satz 4 AO; AEAO zu § 240). Zwei Regeln im Anwendungserlass helfen dir, wenn du Einspruch und Aussetzung rechtzeitig beantragt hast:

• Wird ein rechtzeitig gestellter Aussetzungsantrag erst nach dem Zahltag abgelehnt, kann das Finanzamt im Allgemeinen eine Zahlungsfrist von grundsätzlich höchstens einer Woche bewilligen. Wer darin samt Schonfrist zahlt, zahlt keinen Zuschlag.
• Sinkt die Steuer im Einspruchs- oder Klageverfahren, sind die betroffenen Zuschläge voll zu erlassen, wenn du alle Wege zur Aussetzung ausgeschöpft hast, nach der Ablehnung durch das Finanzamt also auch beim Finanzgericht (§ 69 Abs. 3 FGO), und beide die Aussetzung abgelehnt haben, obwohl sie möglich und geboten war.

Wer die Schätzung bis zur Zahlungsfrist ganz bezahlt, zahlt keine Zuschläge und wartet nur auf sein Geld. Zinsen auf eine Erstattung aus Vorauszahlungen gibt es nicht (§ 233a Abs. 1 Satz 2 AO).

Milans zwei Bescheide: einer zu hoch, einer zu niedrig

Vor dem Zahltag: aus der Schätzung wieder deine Zahl machen

1. Für jeden Bescheid notieren: Zeitraum, Datum, Ende der Einspruchsfrist, Zahlungsfrist. Beim Jahresbescheid auf der ersten Seite nach dem Vorbehaltsvermerk suchen.
2. Die Zahlen des Zeitraums aus Rechnungen und Kontoauszügen zusammentragen. Fehlen mehrere Monate, fang beim Konto an, wie im Beitrag zum Nachholen der Buchhaltung beschrieben. enno rekonstruiert solche Monate aus Bankdaten, gleicht Buchungen mit Belegen ab und bereitet dir die UStVA samt Quellen vor. Die Voranmeldung prüfst du und schickst sie selbst ab.
3. Die fehlende Anmeldung übermitteln, in ELSTER wie in der Anleitung zur Umsatzsteuervoranmeldung. Ergibt deine Zahl mehr als die Schätzung, den höheren Betrag gleich überweisen.
4. Ergibt sie weniger, vor dem Zahltag wählen: Schätzung zahlen und auf die Zustimmung warten, oder Einspruch einlegen und Aussetzung beantragen.
5. Bei einem Jahresbescheid ohne Vorbehalt in jedem Fall fristgerecht Einspruch einlegen.
6. Den selbst errechneten Betrag pünktlich zahlen. Reicht das Geld nicht, kannst du, am besten vor der Fälligkeit, eine Ratenzahlung beim Finanzamt beantragen.

Ist die Frist bei einem Jahresbescheid ohne Vorbehalt schon verstrichen, betrifft die Schätzung mehrere Jahre oder hat das Finanzamt die Aussetzung abgelehnt, besprich das weitere Vorgehen mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.