E-Bilanz: was im Datensatz steht, wie er zu ELSTER kommt und was du vorher prüfst

Die E-Bilanz ist der Jahresabschluss deiner GmbH in einer Form, die das Finanzamt maschinell lesen kann: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, jeder Wert einer amtlich vorgegebenen Position zugeordnet und elektronisch übermittelt (§ 5b EStG). Jede GmbH und jede UG muss sie abgeben, und zwar mit Software über die ELSTER-Schnittstelle, denn Mein ELSTER nimmt sie nicht an. Auch wenn die Kanzlei sendet, erfüllst du als Geschäftsführer die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft (§ 34 Abs. 1 AO). Vor der Übermittlung lohnt deshalb ein Blick auf eine Handvoll Zahlen.

Wer die E-Bilanz übermitteln muss

Wer seinen Gewinn nach den §§ 4 Abs. 1, 5 oder 5a EStG ermittelt, in der Praxis also bilanziert, schickt den Inhalt von Bilanz und GuV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Für die GmbH stellt sich die Frage gar nicht. Sie gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), für sie gelten damit die Regeln für Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB) samt Buchführungspflicht (§ 238 HGB). Ihre Einkünfte sind durchweg gewerblich (§ 8 Abs. 2 KStG), der Gewinn folgt also aus der Bilanz (§ 5 Abs. 1 EStG).

Die Finanzverwaltung verlangt den Datensatz unabhängig von Rechtsform und Größenklasse (BMF-Schreiben vom 28. September 2011, Rn. 1). Das gilt auch für kleine und Kleinstkapitalgesellschaften, die handelsrechtlich nur eine verkürzte Bilanz aufstellen (§ 266 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB).

Auf Papier geht es nur ausnahmsweise. Das Finanzamt verzichtet auf Antrag auf die elektronische Form, wenn sie wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist, und dann muss es dem Antrag entsprechen (§ 5b Abs. 2 EStG mit § 150 Abs. 8 AO). Dass die Technik fehlt, reicht nach dem Anwendungserlass zur AO allein nicht, solange ihre Anschaffung wirtschaftlich zumutbar ist. Eine Befreiung, die nur für ein Jahr gewährt wurde, wirkt auch nicht automatisch weiter (AEAO zu § 150 Nr. 4.1.1 und 4.2). Wer befreit ist, legt der Erklärung eine Abschrift von Bilanz und GuV samt Kontennachweisen bei (§ 60 Abs. 1 EStDV).

Ein eigenes Zertifikat für die E-Bilanz braucht niemand. Laut den FAQ der Finanzverwaltung reicht ein vorhandenes, und es weist nur den Übermittler aus, bei einer Kanzlei also sie.

Die Taxonomie: ein amtlicher Bauplan für den Abschluss

Welche Posten der Datensatz kennt und wie sie zusammenhängen, legt die Taxonomie fest. Die Finanzverwaltung vergleicht sie selbst mit einem Kontenrahmen: ein gestuftes Schema mit festem Vorrat an Positionen, denen die Werte aus deiner Buchführung zugeordnet werden. Eigene Positionen oder eigene Bezeichnungen lässt sie nicht zu. Eine gewöhnliche GmbH nutzt die Kerntaxonomie; für Banken, Versicherer oder Krankenhäuser gibt es eigene.

Die Finanzverwaltung überprüft die Taxonomie jedes Jahr. Eine neue Version erscheint per BMF-Schreiben und darf jeweils schon für das vorangegangene Wirtschaftsjahr verwendet werden:

Vier Begriffe begegnen dir in jeder Vorschau. Die ersten drei sind Kennzeichnungen einer Position, der vierte eine Sorte Position. Die Beispiele stammen aus der Kerntaxonomie 6.9:

Lässt sich ein Mussfeld aus den Büchern füllen, hat es Vorrang vor der Auffangposition, ein Wahlrecht gibt es dann nicht. Mussfelder, die für die Rechtsform nicht zulässig sind, bleiben laut den FAQ ganz draußen, auch nicht leer. An manchen Stellen fragt die Taxonomie genauer als das HGB. Die Kasse ist ein eigenes Mussfeld, obwohl die Bilanz nach HGB Kasse und Bankguthaben in einem Posten führt (§ 266 Abs. 2 HGB, Posten B IV). Bewirtungsaufwendungen verteilt sie auf zwei Mussfelder, „steuerlich abziehbar“ und „steuerlich nicht abziehbar“.

Welches Konto in welche Position fließt, hinterlegt das Buchhaltungs- oder Abschlussprogramm. Welcher Kontenrahmen dahintersteht, SKR 03 oder SKR 04, gibt die Taxonomie nicht vor. Die FAQ nennen Beispiele: Ein Konto „Aushilfslöhne“ gehört zur Position „Löhne für Minijobs“.

Kontennachweis seit 2025, Anhang ab 2028: was neu im Datensatz steht

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber § 5b Abs. 1 EStG erweitert. Seitdem nennt das Gesetz neben Bilanz und GuV auch unverdichtete Kontennachweise, den Anlagenspiegel mit dem Anlagenverzeichnis dahinter sowie Anhang, Lagebericht und Prüfungsbericht. Wirksam werden die Teile nacheinander (§ 52 Abs. 11 EStG). Den Anlagenspiegel verlangt die Verwaltung allerdings schon länger, über die Taxonomie:

Der Anlagenspiegel steht also heute schon im Datensatz; ab 2028 verlangt ihn zusätzlich das Gesetz. Wirklich neu ist dann das Anlagenverzeichnis, die Entwicklung jedes einzelnen Wirtschaftsguts. Bis dahin geht es nur mit, wenn das Unternehmen will oder das Finanzamt es anfordert (BMF-Schreiben vom 24. Mai 2016).

Unverdichtet heißt: Jedes Sachkonto mit Saldo am Jahresende erscheint grundsätzlich einzeln. Führt die GmbH die Konten „Pkw“ und „Lkw“, darf die Kanzlei sie nicht als „Fuhrpark“ zusammenfassen. Für die Taxonomie 6.9 beanstandet die Verwaltung nicht (BMF-Schreiben vom 10. Juni 2025), wenn die Kontennachweise wegen umfangreicher Softwareanpassungen noch fehlen. Dann gehen sie auf anderem Weg ans Finanzamt, und die Gründe stehen in einer eigenen Position des Datensatzes.

Anhang, Lagebericht oder Prüfungsbericht dürfen bis einschließlich Wirtschaftsjahr 2027 noch auf Papier ans Finanzamt, sagen die FAQ.

E-Bilanz über ELSTER übermitteln: nur mit ERiC

Ein Formular für die E-Bilanz gibt es in Mein ELSTER nicht; unter „Gewinnermittlung“ stehen dort nur die Anlage EÜR und die Anlage 13a. Laut den FAQ ist ein Upload über das Portal weder möglich noch geplant. Du brauchst also Software, die den Datensatz über ERiC sendet, das Prüf- und Übermittlungsmodul, das die Finanzverwaltung bereitstellt. Welche Programme das können, zeigt die Liste der Softwareprodukte auf elster.de, gefiltert nach „E-Bilanz“.

ERiC prüft den Datensatz schon auf dem Rechner, von dem aus gesendet wird. Schlägt die Prüfung fehl, etwa weil ein Mussfeld fehlt, wird nichts übermittelt, und die Fehler erscheinen einzeln im Klartext. Geht alles durch, kommt ein Übertragungsprotokoll zurück. E-Bilanz und Steuererklärungen reisen technisch getrennt. Was du ohne Kanzlei selbst übernehmen kannst, zeigt der Text zur Steuererklärung der GmbH ohne Steuerberater.

Keine eigene Frist: die E-Bilanz läuft mit den Erklärungen

Die E-Bilanz ersetzt die Bilanz auf Papier, die früher der Steuererklärung beilag (BMF-Schreiben vom 28. September 2011, Rn. 1). Neue Fristen hat sie laut den FAQ nicht gebracht: Sie geht mit den Jahreserklärungen ans Finanzamt und teilt deren Termin. Ohne Kanzlei sind das sieben Monate ab Jahresende (§ 149 Abs. 2 AO). Mit einer Kanzlei, die die Erklärungen erstellt, reicht die Frist bis zum letzten Februartag im zweiten Folgejahr (§ 149 Abs. 3 AO). Den Kalender der GmbH vom Stichtag bis zur Offenlegung findest du im Beitrag zur GmbH-Buchhaltung.

Kommen die Erklärungen zu spät, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Sind sie 14 Monate nach Jahresende noch nicht da, muss es das in der Regel (§ 152 Abs. 1 und 2 AO). Für die E-Bilanz selbst nennt das BMF einen anderen Weg: Bleibt sie aus, kann das Finanzamt die Übermittlung durch Androhung und Festsetzung eines Zwangsgelds durchsetzen (BMF-Schreiben vom 19. Januar 2010, §§ 328 ff. AO), mit bis zu 25.000 € je Zwangsgeld (§ 329 AO). Wie so ein Verfahren abläuft, zeigt der Beitrag zum Zwangsgeld vom Finanzamt.

Adrians Vorschau: die E-Bilanz 2025 einer Werbeagentur

Weicht ein Bilanzwert tatsächlich ab, steht die Überleitung im Berichtsteil „Steuerliche Modifikationen“. Gerechnet wird je Position: Handelsbilanzwert plus oder minus die Änderungen aus Vorjahren und aus dem laufenden Jahr ergibt den Steuerbilanzwert. Lass dir jede Zeile begründen.

Vor dem Senden: die E-Bilanz in sechs Schritten freigeben

1. Stammdaten lesen: Firma, dreizehnstellige Steuernummer, Wirtschaftsjahr, Handels- oder Steuerbilanz, Status des Berichts „erstmalig“, Fertigstellungsstatus „endgültig“ und auf keinen Fall „vorläufig“.
2. Die Bilanzsumme mit dem Jahresabschluss vergleichen, auf den Euro, und die Abschreibungen der GuV mit denen im Anlagenspiegel.
3. Den Jahresüberschuss dreimal finden: im Abschluss, in der E-Bilanz und in der Anlage GK.
4. Die Überleitung prüfen. Gibt es eine, muss jede Zeile einen Grund haben; gibt es keine, frag nach, ob wirklich kein Bilanzwert steuerlich abweicht.
5. Kontennachweise aufschlagen: Stehen die Bankkonten einzeln da, und landet viel in Auffangpositionen? Fehlen die Nachweise ganz, lass dir die Begründung zeigen, die im Datensatz steht.
6. Nach dem Senden das Übertragungsprotokoll zu den Unterlagen des Jahres legen.

In Auffangpositionen landet am Ende weniger, wenn schon unterjährig jede Buchung ihren Beleg hat und auf dem passenden Konto steht. Dafür arbeitet enno vor: Es gleicht Buchungen und Belege miteinander ab, und die Kanzlei erhält einen DATEV-Export. Ob in deinem Fall eine Überleitung nötig ist oder eine Position anders gehört, beurteilt deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater.