Handy absetzen als Selbstständiger: Gerät, Vertrag und dein privater Anteil

Als Selbstständige oder Selbstständiger setzt du Handy, Handyvertrag und Internet mit dem Anteil ab, zu dem du sie für deinen Betrieb nutzt. Das Gerät ziehst du bis 800 € netto im Kaufjahr voll ab. Ein teureres Smartphone verteilst du nach der amtlichen AfA-Tabelle auf fünf Jahre; die Ein-Jahres-Regel für Computer nennt Smartphones nicht. Die oft zitierten 20 %, höchstens 20 € im Monat, stammen aus den Lohnsteuer-Richtlinien und sind für Arbeitnehmer geschrieben; in deiner EÜR zählt der Anteil, den du aus deinen Verbindungen belegen kannst.

Das Gerät: bis 800 € netto sofort, darüber fünf Jahre

Kostet dein Smartphone ohne Umsatzsteuer höchstens 800 €, bei 19 % also bis zu 952 € brutto, ziehst du den ganzen Preis im Jahr der Anschaffung ab (§ 6 Abs. 2 EStG). Über 250 € netto notierst du Kaufdatum und Preis in einem laufend geführten Verzeichnis, sofern beides nicht schon aus deiner Buchführung hervorgeht. Den vollen Abzug gibt es nur in einem Jahr ohne Sammelposten: Bildest du einen, kommt auch ein Handy zwischen 250 und 1.000 € netto hinein und zählt fünf Jahre lang mit je einem Fünftel (§ 6 Abs. 2a EStG). Beide Wege vergleicht der Beitrag über geringwertige Wirtschaftsgüter.

Darüber verteilst du den Preis: Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter führt Mobilfunkendgeräte unter Nummer 6.13.2.2 mit fünf Jahren. Im Kaufjahr fällt für jeden vollen Monat vor dem Kaufmonat ein Zwölftel weg (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Ein Handy für 1.140 € netto, gekauft im April, bringt 228 € pro Jahr und im ersten Jahr neun Zwölftel davon, also 171 €. Schaffst du es zwischen Juli 2025 und Ende 2027 an, darfst du stattdessen fallend abschreiben, jedes Jahr mit demselben Satz vom Restwert, beim Handy mit höchstens 30 % (§ 7 Abs. 2 EStG). Das wären im ersten Jahr 1.140 € × 30 % × 9/12 = 256,50 €.

Das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022, das Computern, Peripheriegeräten und Software ein Jahr Nutzungsdauer zugesteht, erwähnt Smartphones nicht. Die Rechner zählt es abschließend auf, und maßgeblich ist, ob eine EU-Ökodesign-Verordnung von 2013 (Nr. 617/2013) für das Gerät eine Kennzeichnung der Produktart vorschreibt (Rz. 4). Diese Verordnung gilt für Desktop-Computer, Workstations, Thin-Clients, kleine Server und Notebooks samt Tablets mit mindestens 9 Zoll Bildschirmdiagonale; Smartphones stehen nicht darin. Offen ist das Schreiben nur bei der Peripherie, also bei Eingabegeräten, externen Speichern und Ausgabegeräten wie Maus, Festplatte oder Drucker. Auf das eine Jahr kannst du dich beim Handy deshalb nicht berufen. Was das Schreiben erfasst, zeigt der Beitrag zur Computer-Abschreibung in einem Jahr.

Betriebsvermögen oder privat: was dein Nutzungsanteil auslöst

Wohin das Gerät gehört, regelt R 4.2 Abs. 1 EStR nach dem betrieblichen Anteil:

Gehört das Handy zum Betrieb, setzt du den vollen Preis an, als GWG oder über die Abschreibung, und holst die private Nutzung als Nutzungsentnahme zurück. Die Anleitung zur Anlage EÜR 2026 setzt dafür die Selbstkosten an, ohne Umsatzsteuer. In Zeile 21 steht also der private Prozentsatz der Jahreskosten des Geräts, die Abschreibung eingeschlossen (R 4.7 Abs. 1 EStR). Im Jahr eines GWG-Kaufs ist das der private Anteil am ganzen Preis.

Bleibt das Handy privat, rechnest du andersherum: Betriebsausgabe sind die Kosten samt Abschreibung, soweit sie auf die betriebliche Nutzung entfallen (R 4.7 Abs. 1 EStR). Hast du ein privat gekauftes Gerät erst später in den Betrieb geholt, zählt sein Einlagewert, wie ihn der Beitrag zu Entnahmen und Einlagen in der EÜR erklärt.

Vertrag und Internet: der Anteil, den du belegen kannst

Die Anleitung zur Anlage EÜR 2026 ist knapp: Bei gemischten Aufwendungen setzt du nur den betrieblich veranlassten Teil an, und als Beispiel nennt sie die Telekommunikation. Das gilt für den Mobilfunkvertrag wie für den Internetanschluss zu Hause.

Den Maßstab beschreiben die amtlichen Hinweise zur Einkommensteuer im Eintrag „Telefonanschluss in einer Wohnung“ (H 12.1 EStH). Grund- und Gesprächsgebühren sind danach Betriebsausgaben oder Werbungskosten, soweit sie auf die beruflich geführten Gespräche entfallen, und der Anteil folgt aus dem Verhältnis beruflicher zu privaten Gesprächen, wenn nötig geschätzt.

Zum Arbeitszimmer stellt das BMF-Schreiben vom 15. August 2023 klar, dass Telefon und Internet nicht zu dessen Kosten gehören, auch nicht bei der Jahrespauschale (Rn. 11). Bei der Tagespauschale von 6 € nimmt es dagegen nur die Arbeitsmittel ausdrücklich aus (Rn. 28); ob Telefon und Internet daneben zählen, lässt es dort offen. Wie diese Pauschale funktioniert, steht im Beitrag zur Homeoffice-Pauschale für Selbstständige.

Woher die 20 % und die 20 € kommen

Die Zahl steht in den Lohnsteuer-Richtlinien. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, „können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 € monatlich als Werbungskosten anerkannt werden“ (R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR). Der Absatz spricht vom Arbeitnehmer und von Werbungskosten. Deine Handykosten sind Betriebsausgaben.

In den Hinweisen zur Einkommensteuer taucht die Regel als Verweis auf: Der oben zitierte Eintrag in H 12.1 EStH endet mit „Zur Aufteilung der Gebühren“ und einem Verweispfeil auf „R 9.1 Abs. 5 LStR 2023“. Ob Selbstständige damit 20 % ohne Nachweis als Betriebsausgabe ansetzen dürfen, sagt der Hinweis nicht.

Viel wäre damit ohnehin nicht gewonnen. Mehr als 240 € im Jahr bringt die Regel nie, und wer das Handy vor allem für Kunden nutzt, bliebe mit 20 % weit unter seinem tatsächlichen Anteil.

Drei Monate Einzelverbindungsnachweis

Für Arbeitnehmer beschreibt derselbe Absatz auch einen Nachweis: Belegen sie den beruflichen Anteil für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen, gilt er für das ganze Jahr (R 9.1 Abs. 5 Satz 2 LStR). Für Selbstständige schreibt keine Vorschrift ein bestimmtes Verfahren vor. Eine Stichprobe nach diesem Muster liefert aber eine Zahl, die du nachrechnen und begründen kannst:

1. Hol dir den Einzelverbindungsnachweis für drei typische Monate, ohne Urlaub und ohne die ruhigste Saison.
2. Markier jede Verbindung als betrieblich oder privat; die gespeicherten Nummern helfen dabei.
3. Teil die betrieblichen Minuten durch alle Minuten. Das ist dein Anteil für das Jahr.
4. Heb die markierte Liste mit den Unterlagen des Jahres auf und wiederhole die Stichprobe, wenn sich Tarif oder Arbeit deutlich ändern.

Ein zweiter Vertrag nur für den Betrieb erspart dir das Aufteilen beim Vertrag, ein eigenes Gerät nur für den Betrieb auch beim Handy selbst.

Umsatzsteuer: Vertrag anteilig, beim Gerät hast du die Wahl

Berechnest du Umsatzsteuer, gilt beim Vertrag: Telefondienstleistungen beziehst du nur insoweit für dein Unternehmen, als du das Telefon unternehmerisch nutzt (UStAE 15.2c Abs. 2). Vorsteuer aus Grund- und Gesprächsgebühren ziehst du also nur zum betrieblichen Anteil. Auf private Gespräche fällt dafür keine Steuer an (UStAE 3.4 Abs. 4).

Beim Gerät hast du ein Wahlrecht, sobald du es zu mindestens 10 % betrieblich nutzt (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG): ganz dem Unternehmen zuordnen, nur mit dem betrieblichen Anteil oder gar nicht. Bei voller Zuordnung ziehst du die ganze Vorsteuer. Die private Nutzung wird dann als unentgeltliche Wertabgabe besteuert (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Bemessungsgrundlage sind die Ausgaben für das Gerät; Anschaffungskosten ab 500 € verteilst du gleichmäßig auf den Berichtigungszeitraum, bei einem Handy fünf Jahre (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2, § 15a UStG). Die Steuer entsteht mit Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums, in dem du das Handy privat nutzt (§ 13 Abs. 1 Nr. 2 UStG). Ordnest du nur den betrieblichen Anteil zu, ziehst du von vornherein nur diesen Teil der Vorsteuer, und für den privaten Teil entsteht keine Wertabgabe.

Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer, weil deine Umsätze steuerfrei sind (§ 19 Abs. 1, § 15 Abs. 2 UStG), und setzt laut Anleitung zur Anlage EÜR alle Beträge brutto an. Die 800-€-Grenze prüfst du trotzdem netto (R 9b Abs. 2 EStR, § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG): Ein Handy für 949 € brutto kostet netto 797,48 € und ist damit ein GWG, abziehen darfst du die vollen 949 €. Die Nutzungsentnahme in Zeile 21 gibt es auch für dich, Zeile 17 bleibt leer. Ohne Vorsteuer und mit Bruttobeträgen rechnen auch Heilberufe, soweit ihre Umsätze nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei sind; die Befreiung erfasst nur Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin.

Riekes Diensthandy, einmal ganz durchgerechnet

Welche Zeile Handy und Vertrag in der Anlage EÜR bekommen

Ein GWG gehört laut Anleitung nicht in die Anlage AVEÜR, ein abgeschriebenes Handy schon.

Vom Kaufbeleg bis Zeile 44: dein Handy in fünf Schritten

1. Prüf den Nettopreis auf der Kaufrechnung: bis 800 € GWG mit Eintrag im Verzeichnis, darüber fünf Jahre Abschreibung.
2. Rechne aus drei typischen Monaten deinen betrieblichen Anteil aus und leg die markierte Liste zu den Belegen.
3. Prüf mit diesem Anteil, ob das Gerät zum Betrieb gehört; wenn ja, kommt die private Nutzung in Zeile 21.
4. Berechnest du Umsatzsteuer, leg die Zuordnung des Geräts fest und zieh die Vorsteuer passend dazu; beim Vertrag nur zum betrieblichen Anteil.
5. Trag den betrieblichen Anteil von Vertrag und Internet in Zeile 44 ein, den privaten Rest vom Geschäftskonto in Zeile 107.

enno sortiert jede Nacht Konto und Belege und gleicht die Abbuchungen für den Vertrag mit den Rechnungen ab. Den Anteil legst du fest, und du prüfst und übermittelst selbst. Schwankt dein Anteil stark oder bist du bei der Zuordnung unsicher, lass dir deinen Fall von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater durchrechnen.