Steuerrücklagen-Konto: welches Konto passt, was gesichert ist und wie das Geld fließt

Deine Steuerrücklage braucht ein Konto, von dem sonst nichts abgeht. Für die Umsatzsteuer reicht ein Unterkonto bei deiner Geschäftsbank, denn sie liegt dort nur bis zur nächsten Voranmeldung. Die Einkommensteuer bleibt oft bis zum ersten Bescheid liegen; dafür passt ein Tagesgeldkonto, das jederzeit verfügbar und bis 100.000 € pro Person und Bank gesetzlich gesichert ist. Die Zinsen darauf sind steuerpflichtig, auf einem privaten Tagesgeld aber bis 1.000 € im Jahr frei von Abzügen, wenn deine Bank einen Freistellungsauftrag in dieser Höhe hat.

Welche Kontoart zu welchem Steuertopf passt

Eine Rücklage auf dem Geschäftskonto ist nur eine Zahl im Kopf. Der Kontostand zeigt Geld, das zum Teil dem Finanzamt gehört, und in einem ruhigen Monat gibst du es aus. Ein eigenes Konto trennt es sichtbar ab; welches passt, hängt davon ab, wie lange der Betrag liegt.

Vom Tagesgeld kommt Geld nur über das Referenzkonto zurück, meist dein Girokonto, und das dauert in der Regel einen Werktag. Und alles, dessen Wert schwankt, scheidet für die Rücklage aus: Am Fälligkeitstag muss der volle Betrag da sein.

Geschäftlich oder privat: wohin welcher Topf gehört

Die Umsatzsteuer schuldest du als Unternehmer (§ 13a Abs. 1 Nr. 1 UStG), ihr Topf gehört also zum Betrieb, am einfachsten als Unterkonto neben dem Geschäftskonto. Auch die Gewerbesteuer zahlt der Betrieb, obwohl du sie in der EÜR nicht als Ausgabe abziehen darfst (§ 4 Abs. 5b EStG). Ihr Topf ist ein zweites Unterkonto oder ein Tagesgeld, das zum Betrieb gehört.

Die Einkommensteuer ist dagegen deine private Steuer. Du darfst sie weder bei deinem Gewinn noch vom Gesamtbetrag deiner Einkünfte abziehen (§ 12 Nr. 3 EStG). Ihr Topf darf also ein privates Tagesgeld sein. Jede Überweisung vom Geschäftskonto dorthin ist in der EÜR eine Entnahme. Holst du das Geld vor dem Termin zurück, ist das eine Einlage. Beides lässt deinen Gewinn so, wie er ist. In welche Zeilen das gehört, steht unter Entnahmen und Einlagen in der EÜR.

Zinsen auf die Rücklage: wann die Bank Steuer einbehält

Auf einem privaten Tagesgeld sind die Zinsen Kapitalerträge. Die Bank behält 25 % Kapitalertragsteuer ein, dazu 5,5 % Soli auf diese Steuer und, falls du Kirchenmitglied bist, Kirchensteuer. Ohne Freistellungsauftrag zieht sie das ab dem ersten Euro ab.

Mit einem Freistellungsauftrag bleiben die Zinsen bis zu dessen Höhe frei. Mehr als den Sparer-Pauschbetrag kannst du nicht freistellen: 1.000 € im Jahr, bei Ehepaaren mit Zusammenveranlagung 2.000 € (§ 20 Abs. 9 EStG). Die Bank braucht dafür deine Steuer-Identifikationsnummer (§ 44a Abs. 2a EStG). Der Pauschbetrag gilt einmal für alle Kapitalerträge. Hast du Konten oder ein Depot bei mehreren Banken, teilst du ihn auf die Aufträge auf. Hat die Bank mangels Auftrag zu viel einbehalten, holst du den Betrag über die Anlage KAP deiner Einkommensteuererklärung zurück (§ 32d Abs. 4 EStG).

Liegt die Rücklage auf einem Konto deines Betriebs, rechnen die Zinsen zu deinem Gewinn (§ 20 Abs. 8 EStG). Einen Pauschbetrag gibt es dafür nicht. Die Bank zieht die Kapitalertragsteuer trotzdem ab (§ 43 Abs. 4 EStG). Das Finanzamt rechnet sie auf deine Einkommensteuer an; dafür brauchst du die Steuerbescheinigung, die dir die Bank auf Verlangen ausstellt (§ 36 Abs. 2, § 45a Abs. 2 EStG).

Einlagensicherung: 100.000 € pro Person und Bank

Die gesetzliche Einlagensicherung schützt Guthaben auf Giro-, Tagesgeld- und Festgeldkonten bis 100.000 € (§ 8 Abs. 1 EinSiG). Die Grenze gilt für alles, was du bei derselben Bank hast, gleich auf wie vielen Konten (§ 7 Abs. 3 EinSiG). Tritt eine Bank unter mehreren Marken auf, werden die Guthaben bei allen Marken addiert. Ein Einzelunternehmen ist rechtlich keine eigene Person; Inhaber deines Geschäftskontos bist du selbst. Liegt es bei derselben Bank wie dein Privatgeld, zählt es deshalb in dieselben 100.000 €. Im Entschädigungsfall muss das Sicherungssystem spätestens sieben Arbeitstage, nachdem die BaFin den Fall festgestellt hat, zahlen (§ 14 Abs. 3 EinSiG).

Welches Sicherungssystem für deine Bank gilt und unter welchen Marken sie auftritt, steht im Informationsbogen für den Einleger. Die Bank gibt ihn dir, bevor die Geschäftsbeziehung beginnt, und danach mindestens einmal im Jahr (§ 23a Abs. 1 KWG). Bei Banken aus anderen EU-Staaten gilt dieselbe Grenze, weil eine EU-Richtlinie die Einlagensicherung dort einheitlich regelt.

Die Monatsroutine: Umsatzsteuer sofort, Einkommensteuer nach dem Monatsgewinn

1. Bei jedem Zahlungseingang schiebst du die Umsatzsteuer aus der Rechnung aufs Unterkonto. Das passt zur Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten: Dort entsteht die Steuer erst mit Ablauf des Monats oder Quartals, in dem die Zahlung ankommt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Nach vereinbarten Entgelten zählt der Zeitraum deiner Leistung (Buchst. a); dann gehört sie mit der Rechnung in den Topf, auch ohne Zahlung.
2. Einmal im Monat nimmst du den Gewinn des Vormonats aus deiner EÜR und überweist deinen Anteil für die Einkommensteuer aufs Tagesgeld, bei einem Gewerbe zusätzlich einen Anteil für die Gewerbesteuer auf ihr Konto. Welcher Anteil zu deinem Einkommen passt, rechnet der Beitrag Wie viel für Steuern zurücklegen vor. Mit deinen eigenen Zahlen erledigt das der Steuerrücklagen-Rechner. Bleibt der Gewinn gleich, reicht ein Dauerauftrag. Den Monatsgewinn liefert eine laufend geführte EÜR: enno sortiert nachts Bank und Belege und bereitet daraus die EÜR mit Quellen vor, die Fristen hat es dabei ebenfalls im Blick.
3. Vor dem Fälligkeitstag der Voranmeldung holst du die Umsatzsteuer des Zeitraums komplett aufs Geschäftskonto zurück. Die Lastschrift des Finanzamts nimmt die Zahllast, der Rest ersetzt die Vorsteuer, die du mit deinen Eingangsrechnungen schon bezahlt hast. Danach steht das Unterkonto auf null.
4. Vor jedem anderen Steuertermin überweist du den Betrag zwei Werktage vorher vom Tagesgeld aufs Referenzkonto. Mit SEPA-Lastschriftmandat gilt die Zahlung am Fälligkeitstag als geleistet, bei einer Überweisung erst mit der Gutschrift bei der Finanzkasse (§ 224 Abs. 2 AO). Bei mehr als drei Tagen Verspätung fällt für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 % an, auf den rückständigen Betrag, abgerundet auf volle 50 € (§ 240 AO).
5. Am 31. Dezember notierst du den Stand jedes Topfs. Kommt der Bescheid Monate später, weißt du, welcher Teil des Guthabens ihm gehört.

Was die Rücklage in den ersten Jahren tragen muss

Für das Gründungsjahr und das Jahr darauf richtet das Finanzamt die Vorauszahlungen nach deiner Schätzung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Hast du vorsichtig geschätzt, bleibt die Einkommensteuer des ersten Jahres ganz oder größtenteils im Topf, bis der erste Bescheid kommt. Mit ihm setzt das Finanzamt in der Regel auch die Vorauszahlungen für das laufende Jahr neu fest. Die Termine bis dahin zeigt der Zeitstrahl für das erste Jahr der Selbstständigkeit, die Berechnung der späteren Raten der Beitrag zur Steuervorauszahlung für Selbstständige.

Enes' drei Konten von Januar 2026 bis Dezember 2027

Vor dem ersten Honorar: Rücklagenkonten in fünf Schritten anlegen

1. Richte bei deiner Geschäftsbank ein Unterkonto für die Umsatzsteuer ein, bei einem Gewerbe ein zweites für die Gewerbesteuer.
2. Eröffne für die Einkommensteuer ein Tagesgeldkonto und nimm als Referenzkonto das Konto, von dem das Finanzamt abbucht; so sparst du eine Überweisung.
3. Prüfe die Grenze von 100.000 € bei dieser Bank mit dem höchsten Stand, den die Rücklage bis zum ersten Bescheid erreicht.
4. Ist das Tagesgeld privat, erteile dort einen Freistellungsauftrag und prüfe, ob deine Aufträge bei allen Banken zusammen höchstens 1.000 € ergeben, bei Zusammenveranlagung 2.000 €.
5. Leg die Routine fest: Umsatzsteuer bei jedem Zahlungseingang, Einkommensteuer einmal im Monat, Rückbuchung zwei Werktage vor jedem Termin. Ob in deinem Fall ein Betriebs- oder ein Privatkonto besser passt, klärst du mit einem Steuerberater.