Steuererklärung nachträglich einreichen: wie weit zurück und in welcher Reihenfolge

Eine Steuererklärung kannst du auch nach der Frist noch einreichen, für mehrere Jahre hintereinander: Mein ELSTER bietet die Einkommensteuererklärung derzeit für 2019 bis 2025 an. Warst du zur Abgabe verpflichtet, wie die meisten Selbstständigen, gelten die vier Jahre aus Arbeitnehmer-Ratgebern nicht für dich. Deine Erklärung ist dann verspätet, jeder angefangene Monat kann einen Verspätungszuschlag kosten, und festsetzen kann das Finanzamt ein Jahr ohne Erklärung in der Regel bis zum Ende des siebten Folgejahres. Offene Jahre gibst du deshalb am besten zügig ab, das älteste zuerst.

Pflichtveranlagung oder freiwillig: welche Uhr für dich läuft

Ob du nachträglich abgeben darfst oder musst, hängt daran, ob du für das Jahr zur Abgabe verpflichtet warst. Ohne Anstellung bist du es, wenn dein Gesamtbetrag der Einkünfte den Grundfreibetrag überstieg, bei zusammen veranlagten Ehepaaren den doppelten (§ 56 EStDV). Mit Anstellung reicht es, wenn Einkünfte, von denen keine Lohnsteuer abging, zusammen 410 € übersteigen (§ 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG). Wen das Finanzamt auffordert, der muss ohnehin abgeben (§ 149 Abs. 1 AO).

Die vier Jahre aus fast jedem Ratgeber zum Thema gehören in die rechte Spalte: Wer nicht abgeben muss, stellt mit der Erklärung einen Antrag auf Veranlagung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG), und dafür läuft die normale Festsetzungsfrist ab Jahresende. Wer angestellt ist und nebenher Aufträge abrechnet, verlässt sich leicht auf diese vier Jahre. Schon ein kleines Nebengewerbe mit mehr als 410 € Gewinn macht aber aus der freiwilligen eine Pflichterklärung, mit Abgabefrist und möglichem Zuschlag ab dem Folgetag.

Wie weit das Finanzamt zurückgehen kann

Wie lange ein Jahr offen bleibt, regelt die Festsetzungsfrist. Für die Einkommensteuer beträgt sie vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO) und beginnt normalerweise mit dem Ende des Steuerjahres, weil die Steuer dann entsteht (§ 170 Abs. 1 AO, § 36 Abs. 1 EStG). Bist du zur Abgabe verpflichtet, verschiebt sich der Start: Die Frist läuft erst ab dem Ende des Jahres, in dem deine Erklärung beim Finanzamt eingeht, spätestens aber ab dem Ende des dritten Folgejahres (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Aus diesen drei Jahren Anlaufhemmung und den vier Jahren Frist ergeben sich die sieben.

Für eine Pflichterklärung, die nie eingereicht wurde, sieht der Kalender so aus (Stand 25. September 2026):

Für 2024 und 2025 hängt der Beginn davon ab, wann du einreichst: Gibst du beide noch 2026 ab, endet die Frist mit Ablauf von 2030. Ist die Festsetzungsfrist vorbei, darf das Finanzamt für das Jahr nichts mehr festsetzen, weder eine Nachzahlung noch eine Erstattung (§ 169 Abs. 1 AO).

Das gilt, solange nichts dazwischenkommt. Ein Einspruch, eine Außenprüfung und einige andere Verfahren halten den Ablauf auf (§ 171 AO), und soweit Steuern leichtfertig verkürzt oder hinterzogen wurden, beträgt die Frist fünf beziehungsweise zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Ob eine dieser Ausnahmen bei dir greift, kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater prüfen. Was sonst folgt, wenn Erklärungen ausbleiben, von der Aufforderung bis zur Schätzung, beschreibt der Beitrag Steuererklärung nicht abgegeben.

Was ein offenes Jahr bis zur Abgabe kostet

Für jede Pflichterklärung, die nach der Abgabefrist kommt, ist ein Verspätungszuschlag möglich (§ 152 Abs. 1 AO): je angefangenem Monat 0,25 % der festgesetzten Steuer abzüglich Vorauszahlungen und Steuerabzügen wie der Lohnsteuer, mindestens 25 € (§ 152 Abs. 5 AO), für jede Erklärung getrennt und höchstens 25.000 € (§ 152 Abs. 10 AO). Liegt dieser Rest unter 10.000 €, greift immer der Mindestbetrag, denn 0,25 % von 10.000 € sind genau 25 €. Bei vielen Nebengewerben und kleinen Betrieben kostet jeder Monat also 25 € je Erklärung.

Nach einer festen Zahl von Monaten entfällt das Ermessen, dann muss das Finanzamt den Zuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 2 AO). Das gilt nicht, wenn die Frist verlängert wurde, die Steuer null ist oder Vorauszahlungen und Steuerabzüge sie decken (§ 152 Abs. 3 AO). Wegen der Corona-Übergangsregeln (Art. 97 § 36 EGAO) hat bis 2024 jedes Jahr seinen eigenen Kalender:

Für die Jahre bis 2021 sind alle diese Termine vorbei. Nachzahlungszinsen fallen auch bei pünktlicher Abgabe an, sobald der Zinslauf begonnen hat: 0,15 % für jeden vollen Monat bis zum Bescheid (§§ 233a, 238 AO). Für Monate ab dem 1. Januar 2027 sieht der Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2026 der Bundesregierung 0,3 % vor (Bundesrats-Drucksache 447/26); beschlossen ist er nicht (geprüft am 25. September 2026). Zinsen unter 10 € werden nicht festgesetzt (§ 239 Abs. 2 AO).

Welche Formulare zu welchem Jahr gehören

In Mein ELSTER findest du alle Vordrucke unter „Formulare und Leistungen“ und dort unter „Alle Formulare“. Wenn du ein Formular öffnest, wählst du als Erstes das Jahr. Bei Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung und bei der Anlage EÜR beginnt die Auswahl derzeit mit 2019 (geprüft am 23. September 2026).

Bei der Umsatzsteuer liegt die Grenze zwischen 2023 und 2024: Kleinunternehmer sind erst für Besteuerungszeiträume ab 2024 von der Jahreserklärung befreit (§ 27 Abs. 39 UStG, heute § 19 Abs. 1 UStG). Für 2023 und früher gibst du sie also ab, auch wenn keine Steuer darin steht. Ab 2024 musst du sie in der Regel nur noch abgeben, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert.

Warst du nebenher angestellt, musst du den Arbeitslohn nicht abtippen. Über die vorausgefüllte Steuererklärung stellt ELSTER die Lohnsteuerbescheinigungen der letzten vier Jahre bereit. Voraussetzung sind ein mit deiner Steuer-Identifikationsnummer registriertes Konto und deine einmalige Zustimmung zum Abruf im Benutzerkonto; die Daten sind frühestens einen Tag danach da.

Erst die Briefe mit Datum, dann das älteste Jahr

Liegt ein Brief mit Datum im Stapel, bestimmt er den Anfang: eine Aufforderung mit Frist, eine Zwangsgeldandrohung oder ein Schätzungsbescheid, gegen den nur ein Monat für den Einspruch bleibt. Wie du bei einer Schätzung vorgehst, erklärt der Beitrag Schätzungsbescheid erhalten: was tun.

Die übrigen Jahre arbeitest du vom ältesten zum jüngsten ab. Anschaffungen, die du über mehrere Jahre abschreibst, stehen im Anlageverzeichnis zur EÜR, der Anlage AVEÜR, und laut ELSTER-Anleitung übernimmst du die Buchwerte vom Jahresende als Anfangswerte ins Folgejahr. Ohne das ältere Jahr fehlt dir also der Startwert. Mein ELSTER kann außerdem Angaben aus einer früheren Abgabe übernehmen, bei der Anlage EÜR allerdings nur wenige. Und beim Zuschlag landen die Wartemonate so beim jüngsten Jahr, das die Pflichtgrenze meist noch nicht erreicht hat.

Mehr als die Reihenfolge zählt das Tempo, weil für jede fehlende Erklärung ein eigener Zähler läuft. Ein abgeschlossenes Jahr bringt mehr als eines, an dem du feilst, während die anderen warten. Die Zahlen für die EÜR holst du aus den Kontoumsätzen des Jahres; wie das bei einem ganzen Jahr Rückstand geht, zeigt der Beitrag Buchhaltung nachholen. Aus deinen Bankdaten rekonstruiert enno die Buchungen jedes offenen Jahres und bereitet daraus die EÜR vor, mit der Quelle zu jeder Zahl. Die fertige EÜR prüfst du und schickst sie selbst über ELSTER ab.

Fabian holt drei Jahre nach

Bescheide, Zahltage und Vorauszahlungen

Jede Erklärung bekommt ihren eigenen Bescheid, in der Regel mit dem Verspätungszuschlag darin (§ 152 Abs. 11 AO), und eine Nachzahlung musst du innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe zahlen (§ 36 Abs. 4 EStG). Reichst du mehrere Jahre in wenigen Wochen ein, können die Zahltage also nah beieinander liegen. Reicht das Geld nicht für alle, melde dich vor dem ersten Zahltag beim Finanzamt; wie ein Antrag auf Raten aussieht, steht unter Ratenzahlung beim Finanzamt beantragen.

Mit dem Bescheid für das jüngste Jahr können außerdem Vorauszahlungen kommen, bemessen in der Regel an der Steuer, die nach Anrechnung der Lohnsteuer übrig blieb (§ 37 Abs. 3 EStG). Festgesetzt werden sie erst ab 400 € im Jahr und 100 € je Termin (§ 37 Abs. 5 EStG).

Bis zur letzten Übermittlung: offene Jahre in fünf Schritten

1. Den Stapel vom Finanzamt nach Steuerjahren ordnen, jeden Umschlag geöffnet. Nennt ein Brief ein Datum oder ist er ein Schätzungsbescheid, kommt sein Jahr zuerst.
2. Für jedes Jahr ab dem ältesten offenen prüfen, ob du abgeben musstest, und die Formulare aus der Tabelle notieren. Warst du angestellt, stimm gleich heute dem Abruf der Bescheinigungen zu.
3. Die EÜR des ältesten Jahres fertigstellen und für dieses Jahr alles übermitteln: Anlage EÜR, Einkommensteuererklärung mit Anlagen und, wo die Tabelle es verlangt, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung.
4. Jedem weiteren Jahr einen festen Zeitrahmen geben, etwa drei Wochen, und die erwartete Nachzahlung sofort zurücklegen.
5. Bei vielen offenen Jahren, einem offenen Jahr 2019 oder einer Bilanz statt EÜR vorher einen Termin bei einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater vereinbaren.