Finanzamt anrufen: wann das Telefonat hilft und was danach schriftlich folgen muss

Ein Anruf beim Finanzamt lohnt sich, wenn du wissen willst, was ein Schreiben von dir verlangt oder ob eine Frist noch zu halten ist. Entscheiden lässt sich am Telefon wenig: Einen Einspruch nimmt das Finanzamt so nicht an, und was dir jemand am Apparat sagt, bindet es in aller Regel nicht. Leg vor dem Wählen Brief, Steuernummer und deine Fragen bereit, notier dir das Gespräch, und reich schriftlich nach, worauf du dich verlassen willst.

Anruf oder gleich schriftlich: die Anliegen im Überblick

Was ein Telefonat klären kann

Für Fragen zu einem Bescheid oder Schreiben verweisen die Finanzämter in Baden-Württemberg auf die Telefonnummer, die auf genau diesem Schreiben steht. Dort erfährst du, was noch fehlt und ob eine Kopie reicht.

Auch Fragen zum Verfahren gehören ans Telefon. Soweit nötig, sagt dir das Finanzamt, welche Rechte du im Verfahren hast und welche Pflichten dich treffen (§ 89 Abs. 1 Satz 2 AO). Gemeint sind laut Anwendungserlass etwa Fristberechnung, Wiedereinsetzung und Aussetzung der Vollziehung. Auskünfte zur Steuer selbst darf das Finanzamt geben, einen Anspruch darauf hast du nicht.

Bei Fristen hilft der Anruf als Vorklärung. Eine Frist, die es selbst gesetzt hat, darf das Finanzamt verlängern, sogar noch nach ihrem Ablauf (§ 109 Abs. 1 AO). Am Telefon hörst du, ob die Sachbearbeitung eine Verlängerung mitträgt und welchen Grund sie dafür braucht. Den Antrag schickst du danach schriftlich. Für die Abgabefrist der Steuererklärung gewährt Bremen nach eigenen Angaben am Telefon gar keine Verlängerung. Wie der Antrag für die Erklärung aussieht, steht unter Fristverlängerung für die Steuererklärung.

Sagt dir die Sachbearbeitung am Telefon doch etwas zu, etwa eine neue Frist, bitte noch im selben Gespräch um eine Bestätigung. Ein Verwaltungsakt darf zwar mündlich ergehen, ist dann aber schriftlich oder elektronisch zu bestätigen, wenn du ein berechtigtes Interesse daran hast und die Bestätigung unverzüglich verlangst (§ 119 Abs. 2 AO).

Für die Frist aus einer Rückfrage kann der Antrag nach dem Telefonat so aussehen, als „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ in ELSTER oder per Post:

[Vor- und Nachname]
[Anschrift]

An das Finanzamt [Ort]

Steuernummer: [Steuernummer]
Ihr Schreiben vom [Datum des Schreibens] zur [Steuerart und Jahr]
Unser Telefonat am [Datum des Telefonats] mit [Name der Sachbearbeitung]

Antrag auf Verlängerung der Frist

Sehr geehrte Damen und Herren,

in Ihrem Schreiben bitten Sie mich, bis zum [Datum der Frist] [was verlangt ist, etwa bestimmte Rechnungen vorzulegen]. Ich beantrage, diese Frist bis zum [neues Datum] zu verlängern (§ 109 Abs. 1 AO).

Grund: [ein Satz, warum du die Frist nicht halten kannst]

Bereits erledigt: [was du schon geschickt oder hochgeladen hast; sonst diese Zeile streichen]

Bitte bestätigen Sie mir die neue Frist schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]

Bei Geldsorgen rufst du am besten vor dem Zahltag an und fragst, was ein Antrag auf Stundung enthalten sollte. Den Antrag stellst du danach schriftlich, am einfachsten über den „Antrag auf Stundung“ in ELSTER. Worauf es dabei ankommt, zeigt Ratenzahlung beim Finanzamt beantragen.

Nach dem Stand deiner Erklärung zu fragen, sehen nicht alle Länder gern. Das Info-Telefon der sächsischen Finanzämter verweist bei konkreten Fragen zum Bearbeitungsstand an das zuständige Finanzamt. Die Telefonzentrale der Finanzämter in Baden-Württemberg bittet dagegen, von solchen Anfragen abzusehen. Liegt ein Antrag auffällig lange, hilft eher ein schriftliches Nachfassen, beschrieben unter Finanzamt antwortet nicht.

Wo ein Anruf nicht reicht: Einspruch und verbindliche Auskunft

Der Einspruch ist schriftlich oder elektronisch einzureichen oder zur Niederschrift zu erklären (§ 357 Abs. 1 AO). Zur Niederschrift heißt vor Ort im Finanzamt; telefonisch geht es laut Finanzverwaltung NRW ausdrücklich nicht. Die Frist dafür beträgt einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids. Wie du ihn formulierst und über ELSTER einreichst, steht im Beitrag Einspruch gegen den Steuerbescheid.

Einen schlichten Antrag auf Änderung kannst du laut Finanzverwaltung NRW zwar auch telefonisch stellen. Er reicht aber weniger weit: Geändert wird nur, soweit eine Änderungsvorschrift greift, zu deinen Gunsten nur bei einem Antrag vor Ablauf der Einspruchsfrist (§ 172 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a AO), und die Zahlung hält er nicht auf. Ob und wann du ihn am Telefon gestellt hast, lässt sich später kaum belegen.

Eine feste Zusage für ein Vorhaben gibt es nur auf Antrag. Die Finanzämter und das Bundeszentralamt für Steuern können verbindliche Auskünfte über genau bestimmte, noch nicht verwirklichte Sachverhalte erteilen, wenn wegen erheblicher steuerlicher Auswirkungen ein besonderes Interesse besteht (§ 89 Abs. 2 AO). Der Antrag muss schriftlich oder elektronisch gestellt werden (§ 1 Abs. 1 StAuskV); in ELSTER heißt das Formular „Antrag auf verbindliche Auskunft“. Die Auskunft selbst ergeht schriftlich oder elektronisch mit Rechtsbehelfsbelehrung, entschieden werden soll innerhalb von sechs Monaten.

Die Gebühr richtet sich nach dem Wert, den die Auskunft für dich hat (Gegenstandswert), und wird wie eine Gerichtsgebühr nach § 34 GKG mit dem Satz 1,0 berechnet. Unter 10.000 € Gegenstandswert fällt keine an. Lässt sich kein Wert bestimmen, auch nicht schätzen, kostet jede angefangene halbe Stunde 50 €, bei weniger als zwei Stunden Bearbeitung nichts (§ 89 Abs. 3 bis 6 AO).

Eine Auskunft außerhalb dieses Verfahrens bindet das Finanzamt nach dem Anwendungserlass im Regelfall nicht, selbst wenn sie schriftlich kommt. Für ein abgelaufenes Jahr hilft § 89 Abs. 2 ohnehin nicht: Der Sachverhalt ist dann schon verwirklicht.

Die richtige Nummer und die richtige Stelle

Die Nummer steht auf dem Brief, um den es geht. Hast du keinen oder zweifelst du, ob er echt ist, such sie selbst heraus: Eine falsche Telefonnummer zählt das LKA Nordrhein-Westfalen zu den Merkmalen gefälschter Steuerbescheide. Die Finanzamtsuche „GemFA“ des Bundeszentralamts für Steuern findet das örtlich und sachlich zuständige Finanzamt samt Kontaktdaten. In einigen Städten hängt die Zuständigkeit an Postleitzahl oder Straße statt an der Gemeinde, darunter Chemnitz, Dresden und Leipzig; für sie liefert die Suche laut BZSt die Detaildaten. Telefonnummern und Telefonzeiten stehen außerdem auf den Portalen der Länder, und die Zeiten unterscheiden sich von Amt zu Amt: In Baden-Württemberg erreichst du Esslingen montags bis donnerstags auch nachmittags, Stuttgart I nachmittags nur montags und mittwochs.

Rückfragen zu deiner Erklärung beantwortet die Stelle, die das Schreiben verschickt hat. Für Zahlungen ist die Erhebungsstelle da; auf dem Mahnungsmuster der Finanzverwaltung NRW steht oben „Auskunft erteilt: Erhebungsstelle“. Läuft schon die Vollstreckung, ist die Vollstreckungsstelle am Zug, und es gilt die Nummer auf ihrem Schreiben.

Für allgemeine Fragen ohne eigenen Fall hat Sachsen das Info-Telefon der Finanzämter: 0351 7999-7888, montags bis donnerstags von 8 bis 17 Uhr, freitags von 8 bis 12 Uhr, zum Festnetztarif. Es beantwortet Fragen etwa zu Zuständigkeiten, Vordrucken und Abgabefristen, berät aber nicht und geht nicht auf Einzelfälle ein. Für technische Fragen zu ELSTER nennen Sachsen und Baden-Württemberg die ELSTER-Hotline 0800 5235055.

Steuergeheimnis: warum am Telefon nicht alles geht

Amtsträger haben das Steuergeheimnis zu wahren (§ 30 Abs. 1 AO). Nach dem Anwendungserlass fällt schon darunter, ob und bei welchem Finanzamt jemand steuerlich geführt wird und welche Anträge er gestellt hat. Fragt dich die Sachbearbeiterin zuerst nach Steuernummer oder Anschrift, ist das kein Misstrauen. Daten aus deiner Akte darf sie nicht unbefugt offenbaren (§ 30 Abs. 2 AO), also auch nicht einem Fremden, der sich am Telefon als du ausgibt.

Manches geht am Telefon gar nicht. Deine Steuer-Identifikationsnummer teilen die Finanzämter in Baden-Württemberg aus Datenschutzgründen weder per Telefon noch per E-Mail mit; sie steht auf deinem Einkommensteuerbescheid. Eine neue Bankverbindung teilst du schriftlich oder elektronisch mit; ein Anruf genügt dafür laut den Finanzverwaltungen in Baden-Württemberg und Bayern nicht.

Du musst am Telefon nichts sofort beantworten. Überrascht dich eine Frage, sag, dass du nachsiehst und schriftlich antwortest.

Falks Rückfrage zur EÜR, vom Anruf bis zur Belegnachreichung

Ein Anruf, der trägt: vorbereiten, mitschreiben, schriftlich bestätigen

1. Brief, Steuernummer, die betroffenen Unterlagen und deine Fragen bereitlegen, die wichtigste Frage zuerst.
2. Die Nummer auf dem Brief wählen; ohne Brief oder bei Zweifeln an seiner Echtheit die aus der Finanzamtsuche des BZSt.
3. Mitschreiben: Datum, Uhrzeit, Name, Durchwahl, was gesagt und was vereinbart wurde, was offen bleibt.
4. Bei einer Zusage am Telefon gleich um eine schriftliche Bestätigung bitten.
5. Noch am selben Tag in ELSTER schriftlich nachziehen, was gelten soll, etwa den Antrag auf Fristverlängerung oder Stundung. Die Antwort auf eine Rückfrage folgt bis zum vereinbarten Datum, ein Einspruch innerhalb eines Monats.
6. Jede neue Frist in den Kalender eintragen und die Notiz zum Brief legen. Wenn du willst, behält enno deine Fristen zusätzlich im Blick.

Geht es um mehrere Jahre oder um hohe Beträge, lass den Fall vorher von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater einschätzen.