Betriebsprüfung bei Kleinunternehmern: die amtlichen Zahlen und die Prüfungen daneben

Ja, auch als Kleinunternehmer kannst du eine Betriebsprüfung bekommen. Das Gesetz erlaubt sie bei jedem Gewerbebetrieb und bei jeder freiberuflichen Tätigkeit, eine Untergrenze für Umsatz oder Gewinn kennt es nicht. Wie selten sie kleine Betriebe trifft, zeigt die Statistik des Bundesfinanzministeriums (BMF): 2024 wurden 0,7 Prozent der Kleinstbetriebe geprüft. Daneben gibt es Prüfungen, die in keiner dieser Zahlen vorkommen, etwa eine Rückfrage zur Steuererklärung oder eine Nachschau ohne Ankündigung.

Was § 19 UStG regelt und was § 193 AO

Nach § 19 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz 25.000 € im Vorjahr nicht überstiegen hat und 100.000 € im laufenden Jahr nicht übersteigt. Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung fallen dann in der Regel weg. Mehr regelt die Vorschrift nicht. Deinen Gewinn versteuerst du mit der Einkommensteuer wie alle anderen Selbstständigen, und ganz los lässt dich auch die Umsatzsteuer nicht: Nach § 65 UStDV zeichnest du die Entgelte auf, die du für deine Leistungen erhältst.

Ob geprüft werden darf, regelt § 193 Abs. 1 AO. Zulässig ist eine Außenprüfung bei allen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind. Die Größe deines Betriebs entscheidet also nicht über das Ob. Sie entscheidet darüber, in welcher Größenklasse das Finanzamt dich führt, und die Größenklassen werden sehr unterschiedlich oft geprüft.

Größenklassen: die Grenzen für 2026 und ab 2027

Für die Außenprüfung ordnen die Finanzämter jeden Betrieb als Groß-, Mittel-, Klein- oder Kleinstbetrieb ein. So steht es in § 4 der Außenprüfungsordnung (ApO), die seit dem 10. September 2026 gilt. Die Merkmale legen die obersten Finanzbehörden der Länder im Benehmen mit dem BMF fest. Gezählt werden Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn, und einer der beiden Werte über der Grenze genügt. Liegt keiner über der Grenze für Kleinbetriebe, ist der Betrieb ein Kleinstbetrieb.

Jeder Betrag ist die Schwelle, über der die Klasse beginnt: links der Umsatz, rechts der Gewinn. Für Land- und Forstwirte, Banken und Versicherungen gelten eigene Werte. Eingeordnet wird zu einem Stichtag, in der Regel für drei Jahre. Was sich dazwischen an Umsatz oder Gewinn ändert, bleibt bis zur nächsten Einordnung außer Betracht (§ 31 ApO), und die Werte für 2027 werden erst angewendet, wenn die Betriebskartei neu aufgestellt ist.

Mit Umsätzen in der Größenordnung der Kleinunternehmergrenzen bleibt ein Betrieb weit unter jeder Umsatzschwelle der Tabelle, die niedrigste liegt bei 610.000 €. Höher eingestuft werden kann er trotzdem: über den Gewinn, bei Handel und Fertigung schon mit mehr als 68.000 €. Oder als Fall mit bedeutenden Einkünften. Das sind Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und sonstigen Einkünften zusammen über 500.000 € liegen, nach den Werten für 2027 über 750.000 €. Sie stehen als Mittelbetrieb in der Kartei, auch wenn ihr Betrieb für sich ein Kleinstbetrieb wäre.

Wie oft geprüft wird: die BMF-Zahlen für 2024

Die Länder melden ihre Prüfungsergebnisse jedes Jahr an das BMF, das sie gesammelt veröffentlicht (§ 35 ApO). Die neuesten Zahlen, Stand September 2026, stehen im Monatsbericht vom November 2025 und gelten für das Jahr 2024:

Die letzte Spalte haben wir selbst ausgerechnet, der Monatsbericht nennt sie nicht. Nimm sie als Gedankenspiel: Bliebe die Quote Jahr für Jahr gleich und käme nie ein Betrieb zweimal dran, wäre jeder Kleinstbetrieb rechnerisch alle 150 Jahre einmal an der Reihe. Ausgewählt wird aber nicht der Reihe nach. Ob und wann geprüft wird, entscheidet das Finanzamt nach pflichtgemäßem Ermessen, und die Fälle soll es grundsätzlich risikoorientiert auswählen (§ 2 Abs. 2 ApO). Deine persönliche Wahrscheinlichkeit steckt deshalb in keiner dieser Spalten.

Zwei Zahlen aus dem Bericht noch: Eine Prüfung bei einem Kleinstbetrieb umfasste 2024 im Schnitt 2,9 Veranlagungsjahre. Und das Geld holt die Prüfung vor allem bei den Großen: Vom Mehrergebnis 2024, rund 10,9 Mrd. €, entfielen 7,6 Mrd. € auf Großbetriebe.

Wonach ausgewählt wird, soweit die Quellen es sagen

Bevor eine Steuer festgesetzt wird, dürfen die Finanzämter Risikomanagementsysteme einsetzen: Programme, die einschätzen, wo weiter ermittelt oder geprüft werden sollte. Das Gesetz stellt Mindestanforderungen, darunter diese: Ein Teil der Fälle wird per Zufall ausgewählt und von Amtsträgern umfassend geprüft. Was das System als prüfungsbedürftig aussteuert, sieht sich ein Mensch an. Und Amtsträger können Fälle auch selbst auswählen. Einzelheiten der Systeme werden nicht veröffentlicht, soweit das die Gleichmäßigkeit und Gesetzmäßigkeit der Besteuerung gefährden könnte (§ 88 Abs. 5 AO). Eine amtliche Liste der Kriterien bekommst du deshalb nicht zu sehen.

Benannt sind dagegen einige Wege, auf denen ein Fall auf den Tisch kommt. Stellt eine Prüferin bei einem anderen Betrieb etwas fest, das für deine Steuer zählt, soll sie es deinem Finanzamt mitteilen. Das ist eine Kontrollmitteilung (§ 194 Abs. 3 AO, § 10 ApO), und der andere Betrieb kann ein Auftraggeber sein, der dir Honorare überweist.

Auch eine Nachschau kann der Anfang sein. Geben ihre Feststellungen Anlass, darf das Finanzamt ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen und weist dich schriftlich darauf hin (§ 27b Abs. 3 UStG, § 146b Abs. 3 AO). Nach einer Umsatzsteuer-Nachschau heißt das: Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Für die Nachschau selbst nennt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass mehrere typische Anlässe, an erster Stelle die Existenzprüfung bei neu gegründeten Unternehmen (Abschnitt 27b.1 Abs. 2 UStAE).

Prüfungen, die in keiner Quote stehen

Der Monatsbericht zählt Betriebsprüfungen. Die folgenden Prüfungen weist er nicht aus, und keine davon hängt an deiner Größenklasse:

Die Rückfrage kommt aus dem Veranlagungsverfahren, also vom Schreibtisch des Finanzamts. Es kann Auskünfte verlangen und Bücher, Aufzeichnungen und andere Urkunden zur Einsicht anfordern (§§ 93, 97 AO). Wie du Unterlagen fristgerecht nachreichst, erklärt Belege nachreichen beim Finanzamt.

Für die Umsatzsteuer-Nachschau macht § 27b UStG keine Ausnahme für Kleinunternehmer: Sie gilt für alle, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Die Amtsträger dürfen Unterlagen verlangen und gespeicherte Daten einsehen. Wohnräume betreten sie gegen deinen Willen nur, um dringende Gefahren abzuwehren (§ 27b Abs. 1 UStG). Einen Raum, den du beruflich nutzt, dürfen sie laut Anwendungserlass aber auch dann betreten, wenn du darin auch wohnst. Durchsuchen dürfen sie nichts (Abschnitt 27b.1 Abs. 5 UStAE). Warum das Finanzamt eine Nachschau oder Sonderprüfung ansetzt und was es dabei prüft, erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung.

Nimmst du Bargeld an, gilt § 146 Abs. 1 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben hältst du täglich fest. Genau diese Aufzeichnungen kann eine Kassen-Nachschau verlangen, bei einer elektronischen Kasse auch deren Daten. Was diese tägliche Aufzeichnung bei einer EÜR verlangt, zeigt Kassenbuch führen.

Aurelia in Konstanz: welche Prüfungen eine Yogalehrerin treffen können

Prüfungsfest ohne Anlass: fünf Gewohnheiten fürs ganze Jahr

1. Erfasse jede Einnahme einmal, mit Datum und Betrag, und gleiche sie mit dem Konto ab. Daraus entstehen die Aufzeichnung nach § 65 UStDV und deine EÜR zugleich. Den Abgleich bereitet enno vor: Bank und Belege sortiert es nachts, Buchungen und Belege gleicht es gegeneinander ab. Was du dem Finanzamt gibst, prüfst du selbst.
2. Schreib Bargeld am selben Tag auf (§ 146 Abs. 1 AO), am besten jede Zahlung für sich.
3. Leg zu jeder Ausgabe den Beleg ab. Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Jahres. Solange die Festsetzungsfrist einer Steuer noch läuft, für die sie von Bedeutung sind, verlängert sich das (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
4. Führe die Daten so, dass du sie als Datei herausgeben kannst. In einer Außenprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass du sie in einem maschinell auswertbaren Format überträgst (§ 147 Abs. 6 AO). Was dafür nach den GoBD nötig ist, steht in GoBD für kleine Unternehmen.
5. Öffne Post vom Finanzamt am Tag, an dem sie kommt, und trag die Frist ein. Liegt eine Prüfungsanordnung darin, führt dich Betriebsprüfung: der Ablauf durch jede Station bis zum Bescheid.

Ob eine Feststellung bei dir Bestand hat und was daraus folgt, beurteilt im Einzelfall eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.