Büromiete absetzen: Umsatzsteuer, Kaution und die Dezembermiete im Januar

Die Miete für ein Büro außerhalb deiner Wohnung setzt du als Betriebsausgabe ab, in voller Höhe und ohne die Grenzen, die für ein häusliches Arbeitszimmer gelten. Für einen festen Schreibtisch im Coworking-Space gilt dasselbe. Genauer hinschauen musst du an drei Stellen: ob in der Zahlung Vorsteuer steckt, in welches Jahr sie gehört und welche Zahlungen gar keine Miete sind, etwa die Kaution. In der Anlage EÜR 2026 steht die Miete in Zeile 40.

Warum das Büro außer Haus keine Arbeitszimmer-Frage ist

Als Betriebsausgabe zählt, was dein Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG), und die Büromiete gehört ohne Umweg dazu. Mittelpunkt-Prüfung und Jahrespauschale von 1.260 € aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG betreffen nur das häusliche Arbeitszimmer. Das Formular trennt beides: Zeile 40 steht unter „Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen (ohne häusliches Arbeitszimmer)“, das Arbeitszimmer gehört laut Anleitung ausschließlich in Zeile 66.

Wer die Büromiete steuerlich absetzen will, sollte wissen, wo „außer Haus“ beginnt. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. August 2023 ist ein Raum häuslich, wenn er nach Lage, Funktion und Ausstattung in deine häusliche Sphäre eingebunden ist. Zwei Fälle daraus zeigen die Grenze:

Für das Zimmer in den eigenen vier Wänden gelten die Regeln, die der Beitrag zum Arbeitszimmer für Selbstständige erklärt. An Tagen, an denen du überwiegend daheim arbeitest und das Büro nicht aufsuchst, kann die Tagespauschale von 6 € dazukommen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG).

Jede Zahlung rund ums Büro: abziehbar, Vorsteuer, Zeile

Die Zeilen beziehen sich auf die Anlage EÜR 2026.

Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer ab und trägst jeden Betrag brutto ein.

Kaution

Die Kaution bleibt dein Geld. Der Vermieter hält sie als Sicherheit und zahlt sie beim Auszug zurück, deshalb mindert sie deinen Gewinn nicht. Verrechnet er beim Auszug eigene Forderungen mit ihr, etwa für eine Reparatur, gilt das als Zahlung (H 11 EStH): Der verrechnete Teil wird in diesem Jahr zur Betriebsausgabe.

Maklerprovision

Die Provision für die Vermittlung eines Büros ist durch den Betrieb veranlasst und zählt grundsätzlich im Jahr der Zahlung (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG). Miete ist sie nicht, in Zeile 40 gehört sie also nicht, und eine andere Zeile nennt die amtliche Anleitung für sie nicht. Am Gewinn ändert die Zeile nichts.

Einrichtung

Möbel sind keine Raumkosten: Bis 800 € netto je Stück ziehst du sie im Jahr der Anschaffung voll ab, darüber verteilst du die Kosten; welche Wahl der Sammelposten dazwischen lässt, zeigt der Beitrag zu geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Umsatzsteuer auf die Miete: steuerfrei, Option oder Coworking-Paket

Die Vermietung von Grundstücken und Räumen ist von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG). Heizung, Wasser, Strom oder Internet, die der Vermieter mitliefert, sind in der Regel Nebenleistungen und damit ebenfalls steuerfrei (Abschnitt 4.12.1 Abs. 5 UStAE).

Der Vermieter kann auf die Befreiung verzichten, wenn er an einen Unternehmer für dessen Unternehmen vermietet (§ 9 Abs. 1 UStG), bei Räumen aber nur, soweit du sie allein für Umsätze nutzt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen (§ 9 Abs. 2 UStG). Deshalb ist die Option nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht zulässig, wenn du als Kleinunternehmer mietest (Abschnitt 9.2 Abs. 2 UStAE) oder in den Räumen eine Arztpraxis mit steuerfreien Umsätzen führst (Abs. 1 Beispiel 4). Ausnahmen gelten für manche Gebäude, die vor 1998 fertiggestellt wurden (§ 27 Abs. 2 UStG). Meist verzichtet der Vermieter einfach dadurch, dass er die Steuer gesondert ausweist (Abschnitt 9.1 Abs. 3 UStAE).

Beim Coworking ist vorher offen, ob überhaupt eine Vermietung vorliegt. Nach dem Anwendungserlass setzt eine Vermietung voraus, dass du die Fläche wie ein Eigentümer in Besitz nehmen und jede andere Person davon ausschließen darfst (Abschnitt 4.12.1 Abs. 1). Ob das für einen Schreibtisch im offenen Raum zutrifft, hängt vom Vertrag ab. Oft gehören Empfang, Drucker oder Getränke dazu. Sind Fläche und Service selbständige Leistungen, wird jede für sich beurteilt, außer der Service ist bloß Nebenleistung zur Fläche. Ist es eine einheitliche Leistung, entscheidet ihr Gepräge: Prägt die Fläche, ist alles steuerfrei; tritt sie hinter wesentlichere Leistungen zurück, ist alles steuerpflichtig (Abschnitte 4.12.5 und 4.12.6 UStAE). Einordnen muss den Vertrag der Anbieter, du siehst das Ergebnis auf der Rechnung.

Als Rechnung für den Vorsteuerabzug genügt der Mietvertrag, wenn er die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthält (Abschnitt 14.1 Abs. 17 UStAE); fehlt der Zeitraum, darf ihn der Überweisungsbeleg liefern (Abs. 18). Bei Mieten zählt jeder Monat als eigene Teilleistung (Abschnitt 15.2 Abs. 2 Satz 11 UStAE). Die übrigen Voraussetzungen erklärt der Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Wann die Miete zählt: Vorauszahlung und Jahreswechsel

Grundsätzlich gehört jede Ausgabe in die EÜR des Jahres, in dem du sie bezahlst (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Vorauszahlung für mehr als fünf Jahre

Zahlst du Miete für mehr als fünf Jahre im Voraus, verteilst du sie gleichmäßig auf den Zeitraum, für den sie gezahlt ist (§ 11 Abs. 2 Satz 3 EStG). Kürzere Vorauszahlungen zählen grundsätzlich im Jahr der Zahlung, wobei § 11 Abs. 2 Satz 5 EStG den Missbrauchsparagrafen § 42 AO ausdrücklich vorbehält.

Die Dezembermiete, im Januar bezahlt

Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben wie Monatsmieten gibt es ein Zehn-Tage-Fenster: Fließt die Zahlung kurz vor oder nach dem Jahreswechsel ab, zählt sie für das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehört (§ 11 Abs. 2 Satz 2 mit Abs. 1 Satz 2 EStG). Kurz heißt bis zu zehn Tage, und in diesem Zeitraum muss die Zahlung geleistet und auch fällig geworden sein (H 11 EStH, BFH X R 2/21).

Daran scheitert die verspätete Dezembermiete. Miete für Räume ist zu Beginn des Monats fällig, spätestens am dritten Werktag, wenn der Vertrag nichts anderes bestimmt (§ 579 Abs. 2 mit § 556b Abs. 1 BGB). Das liegt lange vor dem 22. Dezember, an dem das Fenster öffnet. Zahlst du sie erst im Januar, zählt sie im neuen Jahr. Umgekehrt bringt es nichts, die Januarmiete zwischen dem 22. und dem 31. Dezember zu überweisen: Sie wird Anfang Januar fällig, Zahlung und Fälligkeit liegen beide im Fenster, und so zählt sie für das Jahr, zu dem sie gehört: das neue. Für die Umsatzsteuer-Vorauszahlung erklärt das Fenster der Beitrag zur 10-Tage-Regelung.

Wenkes erstes Jahr im Coworking-Space

Zwei Sonderfälle: Büro vom Ehepartner, Gewerbesteuer auf die Miete

Dein Ehepartner ist der Vermieter

Mietverträge zwischen Angehörigen, zu denen neben Ehegatten etwa Lebenspartner und Verlobte zählen (§ 15 AO), erkennt das Finanzamt an, wenn sie zivilrechtlich wirksam sind, dem entsprechen, was Fremde vereinbaren würden, und so auch durchgeführt werden (H 4.8 EStH). Praktisch heißt das: eine klare, am besten schriftliche Vereinbarung vor dem Einzug, eine marktübliche Miete und pünktliche Zahlungen.

Dein Ehepartner versteuert die Miete in der Regel als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG). Ein Raum in eurer gemeinsamen Wohnung wird durch den Vertrag nicht zum externen Büro, denn häuslich oder nicht entscheiden Lage, Funktion und Ausstattung.

Gewerbesteuer auf die Miete

Wenke zahlt keine Gewerbesteuer, Architekten zählen zu den freien Berufen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Im Gewerbebetrieb wird die Hälfte der Miete für Räume und Grundstücke mit Zinsen und Anteilen von Leasingraten und Lizenzgebühren addiert (§ 8 Nr. 1 Buchst. e GewStG). Nur ein Viertel des Betrags, um den diese Summe 200.000 € übersteigt, kommt für die Gewerbesteuer wieder auf den Gewinn. Bei 2.500 € Monatsmiete zählen 15.000 € im Jahr, 7,5 % der Grenze: Hinzugerechnet wird nichts, die Miete mindert den Gewerbeertrag voll.

Fünf Prüfungen, bevor die Büromiete in die EÜR geht

1. Such im Mietvertrag oder auf der Coworking-Rechnung den Steuerausweis. Steht dort eindeutig Umsatzsteuer, gehört der Nettobetrag in Zeile 40 und die Vorsteuer in Zeile 58; sonst ist der gezahlte Betrag deine Miete. Als Kleinunternehmer trägst du immer brutto ein.
2. Zieh Kaution, Maklerprovision und Möbel aus der Mietsumme heraus: Die Kaution bleibt ganz draußen, Möbel und Provision erfasst du getrennt von der Miete.
3. Prüf die Dezembermiete: Fälligkeitstag laut Vertrag und Tag der Überweisung. Liegen nicht beide zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar, zählt das Jahr der Zahlung.
4. Hast du Miete für mehr als fünf Jahre vorausbezahlt, setz nur den Anteil des jeweiligen Jahres an.
5. Mietest du von Angehörigen oder liegt der Raum im selben Haus wie deine Wohnung, lass die Einordnung von einem Steuerberater prüfen. enno gleicht jede Mietbuchung mit ihrem Beleg ab und liefert der Kanzlei einen DATEV-Export; Zeile und Jahr prüfst du selbst.