Künstlersozialkasse: Was ist meldepflichtig? Die Jahresmeldung Posten für Posten

Meldepflichtig ist eine einzige Zahl: die Summe dessen, was dein Unternehmen im Kalenderjahr an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlt hat, samt Material und anderen Nebenkosten, ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Diese Summe meldest du bis zum 31. März des Folgejahres der Künstlersozialkasse (KSK), und die rechnet daraus die Abgabe aus. 2026 sind es 4,9 Prozent. Ab 1. Januar 2027 steigt der Satz auf 5,0 Prozent. Werbeagenturen und andere typische Verwerter trifft das ab dem ersten Euro. Ein Betrieb, der Kreative etwa für die eigene Werbung bezahlt, zahlt erst, wenn diese Aufträge im Jahr zusammen mehr als 1.000 € kosten.

Eine Steuer ist die Künstlersozialabgabe nicht. Das Gesetz nennt sie eine Umlage (§ 23 KSVG), aus der die KSK zusammen mit einem Bundeszuschuss die zweite Beitragshälfte ihrer Versicherten bezahlt; die erste Hälfte tragen die Versicherten selbst (§ 14 KSVG). Gezahlt wird an die KSK in Wilhelmshaven, nicht ans Finanzamt.

Verwerter ab dem ersten Euro, alle anderen über 1.000 €

§ 24 KSVG kennt drei Wege in die Abgabepflicht, und nur zwei davon haben eine Untergrenze.

Die 1.000 € gelten seit 2026 (§ 24 Abs. 2 Satz 2 KSVG). Für 2025 lag die Grenze bei 700 € (§ 54 KSVG), bis 2024 bei 450 €. Gemessen wird an den Aufträgen, die du im Kalenderjahr erteilst. Das Gesetz macht die Grenze zur Voraussetzung der Abgabepflicht, einen Freibetrag sieht es nicht vor. Liest man § 24 und § 25 zusammen, wirkt sie deshalb wie ein Schalter: Kostet der Flyer 1.200 €, meldest du 1.200 € und nicht 200 €.

Wer ohnehin Verwerter ist, rechnet auch die eigene Werbung ohne Grenze mit, eine Agentur also das Honorar der freien Webdesignerin für ihre eigene Website.

Auch Freelancer können auf der zahlenden Seite stehen: Eine Designerin, die für die Kampagne eines Kunden eine Illustratorin bezahlt, kann dafür selbst abgabepflichtig sein, auch wenn sie ihrerseits über die KSK versichert ist. Die Seite der Versicherten erklärt der Beitrag Freiberufler anmelden.

Wer für die KSK als Künstler oder Publizist gilt

Das Gesetz unterscheidet zwei Gruppen (§ 2 KSVG): Künstler schaffen, üben aus oder lehren Musik, darstellende oder bildende Kunst. Publizisten arbeiten als Schriftsteller, Journalisten oder auf andere Weise publizistisch oder lehren Publizistik. In der Werbung zieht die KSK den Kreis weit: Grafik- und Webdesigner, Fotografen, Texter, Illustratorinnen, Sprecher für Spots und bei einem Shooting auch Visagisten und Stylisten. Influencer, die mit eigenen Fotos oder Videos für dich werben, zählen dazu, eine reine Affiliate-Provision nicht.

Egal ist, ob die Person selbst bei der KSK versichert ist (§ 25 Abs. 1 KSVG) und wie das Finanzamt sie einstuft. Die Studentin, die nebenbei Logos zeichnet, der Grafiker mit Gewerbeschein und der Fotograf mit Wohnsitz im Ausland lösen die Abgabe genauso aus wie die hauptberufliche Designerin. Entscheidend ist die Arbeit selbst: Die Webdesignerin, die Seiten gestaltet, zählt, der Techniker, der nur Server, Updates und Backups betreut, nicht.

Was in die Meldesumme gehört und was draußen bleibt

Entgelt ist alles, was du aufwendest, um das Werk oder die Leistung zu bekommen oder zu nutzen (§ 25 Abs. 2 KSVG). Maßgeblich ist das Jahr, in dem das Geld fließt, nicht das Rechnungsdatum.

Ob ein Grafiker Umsatzsteuer ausweist, hängt an der Kleinunternehmerregelung auf seiner Seite. Steht keine auf der Rechnung, gibt es nichts abzuziehen, und der ganze Betrag zählt.

Bei Gesellschaften zählt, mit wem du den Vertrag schließt. Schreibt die Texterin ihre Rechnung über ihre UG, fällt bei dir nichts an. Die Abgabe rückt dann eine Stufe weiter: Was die UG ihrerseits an freie Kreative zahlt, unterliegt dort der Abgabe.

Die Abgabe trägt der Auftraggeber. Mit Kreativen, die über die KSK versichert sind, lässt sich nicht wirksam vereinbaren, dass sie die Abgabe übernehmen oder dafür ein niedrigeres Honorar bekommen; eine solche Absprache ist nichtig (§ 36a Satz 2 KSVG mit § 32 SGB I).

Eine Agentur in Hannover: vom Kontoauszug zur Abgabe

Anmeldung, Meldebogen, Vorauszahlung: der Takt der KSK

Bist du abgabepflichtig, meldest du dich von dir aus bei der KSK, ohne Aufforderung: mit dem Anmelde- und Erhebungsbogen, unterschrieben auf dem Postweg. Die KSK stellt die Abgabepflicht dann per Bescheid fest; über die Höhe sagt dieser Bescheid noch nichts. Ist dir schon eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung angekündigt, schickst du den Bogen nicht zusätzlich; dann klärt die Prüfung die Frage.

Danach wiederholt sich jedes Jahr derselbe Ablauf nach § 27 KSVG:

Zur Jahresmeldung schickt dir die KSK einen Meldebogen mit einem Authentifizierungscode, der nur einmal funktioniert. Du meldest online mit Abgabenummer und Code, im Bundesportal mit einem ELSTER-Zertifikat oder auf Papier per Post. Im Online-Formular trägst du die Summe ohne Cent ein. Hat die KSK dich angeschrieben und du hast nichts an Kreative gezahlt, meldest du 0.

Bei kleinen Summen greift die 40-Euro-Grenze. Hast du für 2025 genau 9.000 € gemeldet, ergibt sich für März bis Dezember 2026: 9.000 € ÷ 12 × 4,9 % = 36,75 € im Monat. Das übersteigt 40 € nicht, die Vorauszahlung entfällt. Zahlst du 2026 wieder 9.000 € an Kreative, kommt die ganze Abgabe von 441 € mit der Abrechnung.

Sinken deine Honorare an Kreative deutlich, kannst du beantragen, die Vorauszahlung herabzusetzen. Dafür machst du glaubhaft, dass die Summe erheblich unter dem Vorjahr bleiben wird (§ 27 Abs. 5 KSVG). Angepasst wird dann das ganze Jahr, nicht einzelne Monate. Kommt eine Zahlung zu spät, berechnet die KSK einen Säumniszuschlag von 1 % des auf volle 50 € abgerundeten Rückstands, für jeden angefangenen Monat (§ 30 KSVG mit § 24 SGB IV).

Wenn Rentenversicherung oder KSK prüfen

Hast du Angestellte, gehört die Künstlersozialabgabe zur regulären Betriebsprüfung der Rentenversicherung (§ 28p Abs. 1a SGB IV). Wie oft, hängt an deinem Betrieb:

Wer diese Bestätigung nicht abgibt, wird sofort auch auf die Abgabe geprüft (§ 28p Abs. 1b SGB IV). Betriebe ohne Angestellte überwacht die KSK selbst (§ 35 KSVG), schriftlich, elektronisch oder mit einer Außenprüfung vor Ort. Sehen will sie dabei deine Aufzeichnungen, die Verträge und Rechnungen mit Kreativen, deine Konten und die EÜR oder Bilanz.

§ 28 KSVG verlangt fortlaufende Aufzeichnungen: jede Zahlung mit Datum, Namen des Kreativen und Belegnummer, sodass sich die Jahresmeldung nachrechnen lässt. Aufbewahren musst du sie mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Entgelte fällig wurden. Die Rechnungen selbst hebst du als Buchungsbelege ohnehin acht Jahre auf, wie der Beitrag Belege aufbewahren zeigt. Hat enno über Nacht dein Konto und deine Belege sortiert und die Buchungen mit ihren Belegen abgeglichen, liegt neben jeder Überweisung an einen Kreativen schon die Rechnung; ob sie in die KSK-Summe gehört, entscheidest du.

Bis zum 31. März 2027: die KSK-Meldung für 2026 in fünf Schritten

1. Ordne dein Unternehmen ein: Verwerter ohne Untergrenze oder, bei Eigenwerbung und Generalklausel, mit der 1.000-Euro-Grenze. Bist du noch nicht erfasst, geht zuerst der Anmelde- und Erhebungsbogen an die KSK; sie entscheidet damit über die Abgabepflicht.
2. Nimm alle Zahlungen des Jahres an Kreative aus deinen Konten und der Kasse. Es zählt der Tag der Zahlung.
3. Streich, was nicht zählt: ausgewiesene Umsatzsteuer, belegte Reisekosten, den Druck der Auflage und Zahlungen an GmbH, UG, OHG, KG oder die GEMA.
4. Melde die Summe online mit Code, im Bundesportal oder per Post, im Online-Formular ohne Cent.
5. Leg den Abrechnungsbescheid neben deine Vorauszahlungen und plan die Differenz ein; die neuen Monatsbeträge gelten ab März.

Grenzfälle, etwa Rechnungen mit technischen und gestalterischen Anteilen oder Kreative mit eigener Firma, klärst du schriftlich mit der KSK, deinen Einzelfall auch mit einer Steuerberaterin.